Por que trocar minhas planilhas por um software?

Quem trabalha com planilhas sabe que é muito fácil atualizar as informações e criar novos cálculos e relatórios. Perde-se muito pouco tempo com a edição dos dados. Porém, essa flexibilidade esconde alguns problemas graves, que vamos discutir a seguir.

Sujeito a erros

Ao criar uma planilha é muito mais fácil de cometer erros. Apesar de tomar todos os cuidados e revisar as informações, a facilidade na hora de inserir as informações pode causar o cadastramento de dados incorretos. Quanto mais complexo o documento, maiores são as chances de erro. Apenas uma célula errada pode fazer toda a diferença, e causar uma tomada de decisão incorreta.

Com base nesse cenário, reflita como pode ser perigoso confiar a gestão de sua empresa em relatórios manuais e feitos cada hora por uma pessoa diferente.

Backup

Você chega na empresa pela manhã e tenta ligar seu computador. A máquina não liga! Você lembra que as planilhas estão armazenadas naquele computador e que o último backup foi feito há 15 dias. Esse tipo de problema é bem mais comum do que você imagina.

Volume de dados

De forma precária, uma operação pequena pode ser controlada via planilha, porém com o aumento das transações (vendas, boletos, etc), o controle das informações fica cada vez mais difícil.

Imagine ter que controlar manualmente as oportunidades de negócio. Depois de um tempo elas viram propostas e futuramente vendas. Essas vendas após serem aprovadas geram vários boletos e notas fiscais, além da baixa de seus produtos em estoque.

No final de alguns meses, você tem centenas de boletos que foram pagos e outros não. O gestor financeiro precisa agir com rapidez para dar baixa no que foi pago e cobrar os inadimplentes. Essa conciliação bancária pode demorar semanas!

Tomada de decisão

Para um gestor, conseguir responder algumas perguntas de forma rápida e confiável é muito importante, como:

• Qual é o histórico de pagamentos de um cliente? Posso liberar mais crédito para ele?
• Tenho estoque suficiente para suprir minhas vendas nos próximos dias/semanas?
• Qual é o principal motivo de perda das minhas propostas comerciais? É o preço? Concorrência? Forma de pagamento?
• Qual será meu saldo bancário no final do mês? Vou ficar no vermelho? Preciso focar no fechamento de novas vendas para equilibrar as contas?
• Por que um de meus vendedores tem desempenho inferior ao resto da equipe? Tem alguma coisa errada na forma como está elaborando as propostas?

Por que investir em um software?

Além de responder as questões de tomada de decisão acima, um software de gestão também proporciona para sua empresa:

• Controle de acesso: você pode definir quais e quando os seus colaboradores podem acessar os dados.
• Integração: As informações são integradas entre os módulos. Uma oportunidade de negócio (lead) vira uma proposta, posteriormente vira uma venda, que cria automaticamente os boletos e a nota fiscal para seu cliente. Tudo automático e sem retrabalho!
• Segurança: Com os sistemas online, a política de segurança e backup das informações é delegada para as equipes especializadas nesse assunto. Cabe a você, focar energia apenas na gestão de sua empresa.
• Investimento: Utilizar um sistema de gestão online não exige investimento em infraestrutura, como servidores, licenças de software (windows, banco de dados, etc), estrutura de backup e mão de obra especializada (técnicos, analistas e consultorias).