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Chegamos Como Alcançar as Metas com a metodologia PDCA - Parte 2


by Equipe ERPNOW - 11/08/2022

PDCA é uma sigla em inglês para "Plan, do, check and act", que traduzindo para o português significa: PLANEJAR, FAZER, CHECAR E AGIR. Esta metodologia foi desenvolvida nos Estados Unidos e aplicada no Japão Pós- Segunda Guerra Mundial, para a reconstrução do país. 

Planejar, fazer, checar e agir. Essas quatro macro ações compõem esta metodologia de alcançar suas METAS. Este é um método de melhoria contínua. Uma sequência de passos e atividades que devem ser desempenhadas com o objetivo de alcançar um resultado específico. 

A PDCA está baseada no conhecimento da situação atual e na definição de metas. Ou seja, como estamos e onde queremos chegar. Claro, definindo um período de tempo para análise e acompanhamento. Falamos sobre o primeiro passo da PDCA no texto "Como Alcançar as Metas com a metodologia PDCA - Planejar". Você pode começar por ele e depois voltar para cá. 

Depois do Planejamento vem as outras três fases da Metodologia: FAZER, CHECAR e AGIR. 

Fazer

Aqui, damos início à execução dos passos de nosso planejamento. São executados os planos de ação, observando os fenômenos e como as ações previstas têm acontecido e dado conta da Realidade. 

Se o planejamento foi bem feito, provavelmente a equipe se retirou da rotina por um tempo para escrever as metas e idealizar quais ações poderiam ser desempenhadas para alcançar os objetivos. 

É no FAZER que todos levam um choque de realidade. Em resposta a este choque fica a dica de concentrar e pensar no objetivo maior. Existem alguns hábitos e ferramentas que podem auxiliar as equipes a perseverar no Planejamento na Execução. 

Rotina e processos: honre o que foi definido, respeite os recursos (humanos e materiais) fazendo o melhor com o que se tem.
Divisão de tarefas: como se diz "cachorro com dois donos morre de fome". Cada ação precisa de um responsável e ela precisa ser feita. 
Transparência: não adianta negar as aparências e disfarçar evidências, reportar o que vem acontecendo (resultados bons e ruins) é muito importante para as próximas fases da PDCA. 

Checar - Verificar

Por ser um método interativo, o ciclo PDCA tem resultados diferentes conforme a repetição. Isso porque no Planejamento, além de definir ações, são definidas contrações.

Na terceira fase deste ciclo, Checar, verifica-se o que foi feito, como foi feito e qual o resultado. Se o resultado obtido não foi o esperado, ao invés de voltar tudo no tempo no Planejamento, entram em cena as Contra-ações. 

Contra-ações são a resposta que damos aos desafios do caminho durante a execução do nosso plano. Seria como pensar os problemas antes deles acontecerem, assim, temos "cartas na manga''. Já pensamos na solução antes do problema acontecer, com a cabeça fria, otimista e com ideias. 

Agir

Esta é a última fase do ciclo PDCA. Ela abre espaço para observação e reflexão do que foi realizado até aqui. Que problemas foram efetivamente resolvidos? Que ações e protocolos podemos assumir para que estes mesmos problemas não se repitam? No Agir pode haver essa padronização de ações e também a Conclusão do Ciclo. 

PDCA é uma das metodologias mais simples de resolver problemas e alcançar metas. É preciso um planejamento consistente, comprometimento na execução, verificação criteriosa e ações que contribuam ainda mais para a melhoria! 

Agora que você sabe mais sobre a PDCA, conte nos comentários que metas sua empresa ainda tem para este ano! 

Até a próxima!

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Os quatro pilares da Administração - Controlar

 


 by Equipe ERPNOW - 28/07/2022

Chegamos ao último post de uma série de textos sobre os 4 Pilares da Administração. Apesar de tratarmos cada pilar de forma independente nessa série, ressaltamos que o equilíbrio e o cuidado com todas as quatro áreas é o que definirá o sucesso e a excelência do seu negócio. 

O tema de hoje é o CONTROLE. Este pilar está mais relacionado com análises e acompanhamento, do que com concentração de informações e atividades. Todas as atividades e os processos do seu negócio podem, e devem, ser mensuráveis. Precisamos de um critério e um período de tempo que permita acompanhar se as estratégias definidas lá no começo do planejamento estão fazendo efeito. 

Por isso, é no Controle que se dá a mensuração de dados e a análise de informações do que foi feito, como foi feito, por quem foi feito e etc. É preciso observar como a empresa funcionou para tomar as decisões para o futuro. Analisar se as metas foram atingidas e onde se pode crescer e ter ainda mais ambição. 

Como num fluxo, que começa no Planejamento, passa pela Organização e pela Direção, quando chegamos ao Controle temos a oportunidade de avaliar os pilares passados. Onde foram os erros e acertos.

O Controle se materializa em relatórios. Ao gerar relatórios, observar as informações e tirar conclusões, estamos exercendo esse Controle sobre a empresa, o setor, a equipe e o projeto. Assim mesmo, nesses níveis. 

Atualmente, poucas empresas podem olhar para uma área isoladamente. Com a diversificação de atividades, crescimento das equipes e criação de novos projetos, todos os gestores e gestoras estão envolvidos em muitos projetos. Em cada cenário é possível fatiar as informações e aplicar os 4 Pilares da Administração. 

As nossas sugestões de ferramentas para exercitar o Controle em sua rotina de trabalho são:

Quadro de atividades: tão simples quanto um quadro branco quadriculado, colocamos atividades no eixo y e datas no eixo x. Assim, pintando os quadros, monitoramos as atividades que vêm sendo desempenhadas e se estão no prazo. Fazendo o uso de cores para pintar os quadros é possível acrescentar mais camadas de informações, como responsáveis. 


Relatórios de atividades: se não for possível acompanhar ao vivo o quadro ganhando vida, não perca a oportunidade de digitalizar as atividades que precisam ser feitas e construir esse registro de gestão em uma ferramenta de planilhas. Atualização e comprometimento são fundamentais para o bom uso dessa ferramenta.


Sistema de Gestão Online e Integrada: os quatro pilares da administração estão em funcionamento quando todas as áreas da sua empresa estão organizadas e funcionam por meio de um sistema de gestão do tipo ERP. Por lá você planeja, organiza, dirige e controla todos os setores. Informações à distância de alguns cliques. 

Como sempre falamos aqui em nosso blog, a administração funciona como um sistema integrado, onde a gestão está conectada com diversos processos que juntos podem alavancar os controles e resultados da sua empresa.

Por hoje é só! Não deixe de ler os textos anteriores de nossa série:




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Os quatro pilares da Administração - Direção e Liderança

 by Equipe ERPNOW - 14/07/2022

Hoje o tema de nossa conversa é um conceito que foi mudando ao longo dos anos. Quando o teórico Jules Henri Fayol elaborou os quatro pilares da administração, elegeu como terceiro ponto a DIREÇÃO. Sabendo que o planejamento e a organização já apontaram caminhos para uma empresa e sua equipe, nos dias de hoje esse pilar está muito mais ligado à LIDERANÇA. 

Esta é uma série de posts sobre os 4 Pilares da Administração! Já falamos sobre o Planejamento e a Organização. Você pode ler cada texto correspondente nos posts passados em nosso blog! 

Coordenar, dirigir, liderar. Verbos fortes e palavras bonitas que denotam ação. Ao mesmo tempo, representam o respeito, a capacidade de relacionar-se, influenciar e ser humilde. Um líder está mais a serviço da Equipe do que a Equipe está a serviço do líder. Muitas vezes esta sabedoria está distante das pessoas. Mas isso não quer dizer que bons líderes não existem.

Há quem acredite que a liderança é uma característica nata. Pessoas nascem com a habilidade de liderar. Porém, acreditamos que ela é uma capacidade que pode ser desenvolvida. Desde crianças, e todos os dias de nossas vidas, aprendemos e aprendemos. Dirigir uma empresa, pequena, média ou grande é uma tarefa que pode ser aprendida, e ensinada. 

Este pilar também conecta-se com a comunicação interna. Com conversar, ouvir e dividir com a equipe os planos de nosso negócio, como as tarefas e recursos serão organizados para chegarmos em nosso objetivo. Uma boa liderança ouve muito, além de falar. Ouve sua equipe acerca dos prazos e das possibilidades de se cumprir com o combinado. Pensa e cria junto como todos e todas vão remar nesse barco. 

Uma boa liderança também acompanha as atividades, ainda que neste momento não desempenhe todas as tarefas, ela sabe o que fazer, como fazer e quanto tempo leva, nem que seja para ensinar a Equipe. 

A liderança tem também a fama de ser um local solitário. De silêncio e tomada de decisão. Por isso, algumas ferramentas de integração e aproximação são importantes na rotina das empresas. Algumas pessoas precisam ser mostradas, e outras precisam notar que apoiando este líder existe uma enorme equipe operando em sintonia. 

Algumas ferramentas interessantes de serem pesquisadas e aplicadas são: Team Building, Onboarding e Mentoria. 

No Team Building (Construção de Equipe) são trabalhados os sentimentos de confiança, companheirismo e união. 

No Onboarding (Integração) toda a estrutura e cultura organizacional é apresentada aos novos colaboradores. Pode ser individual, ou em grupo, quando se reúnem as pessoas que foram contratadas num espaço de tempo pequeno. Não funciona fazer Onboarding em grupo uma vez por ano se as contratações são frequentes e volumosas. 

Por fim, a Mentoria. Líderes aconselham e são aconselhados. Muitos aspectos psicológicos de personalidade interferem na tomada de decisão. Pessoas decidem pelos rumos de grandes companhias graças ao que conseguem decidir sobre suas próprias vidas também. 

Este foi o terceiro pilar da administração, a Liderança. Em breve voltamos com o quarto e último: Controle. 

Até a próxima! 

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Os quatro pilares da administração? - Organizar

 by Equipe ERPNOW - 30/06/2022


Os quatro pilares da administração são quatro macro áreas que descrevem, sem restringir, a atuação de um/a administrador/a. Eles foram definidos por Jules Henri Fayol e são: Planejar - Organizar - Liderar - Controlar.

Esta é  uma série de posts onde vamos falar mais sobre cada pilar. Em nosso último texto falamos sobre o primeiro pilar da administração, o Planejamento. Se você não leu, pode ler primeiro aqui o texto "Quais são os quatro pilares da administração?" e depois voltar para esse texto. Importante ter em mente que o equilíbrio e o cuidado com essas quatro áreas é o que definirá o sucesso e a excelência do seu negócio. 

O segundo pilar da administração é, então, a Organização.  É sobre ela que vamos falar hoje. É na Organização que os elementos do planejamento se alinham, ou seja, onde preparamos o terreno para que as ações do planejamento aconteçam, seja no tempo ou no espaço. 

A organização permeia todas as fases do seu negócio, do nascimento ao perfeito andamento. Para isso, precisamos estabelecer em que tempo queremos que as coisas aconteçam, e do que precisamos para realizar. 

Se, no planejamento, sua empresa pretende abrir mais lojas em dois anos, precisamos organizar numa linha do tempo todas as ações a serem tomadas e recursos a serem alocados em cada mês ou semana antes dessa abertura de lojas. 

Organizar é esquematizar o que precisamos fazer, em quanto tempo, e de que recursos vamos precisar para realizar as ações de nosso planejamento. 

Além do planejamento e do desenvolvimento de novos projetos, a Organização está presente desde a mais simples até a mais extraordinária atividade da sua empresa: Controle do estoque, política de crédito e cobrança, fluxo de caixa, formas de pagamento, impostos, compras. Tudo que rodeia a gestão precisa de uma boa dose de organização, procedimento e histórico. 

Além de realizar projetos, uma boa organização pode trazer mais eficiência também. Por isso, hoje vamos sugerir uma ferramenta de organização chamada 5S  

Trata-se de uma técnica japonesa, composta por cinco conceitos. Todos eles começam com a letra S, por isso o nome 5S:

Senso de Utilização (SEIRI) 
Senso de Organização (SEITON)
Senso de Limpeza (SEISO) 
Senso de Padronização (SEIKETSU) 
Senso de Disciplina (SHITSUKE)

A técnica é muito aplicada em processos de qualidade, com o intuito de oferecer o melhor produto ou serviço para o cliente. Porém, não perdemos nada em expandir seu uso na empresa como um todo. Dessa forma, refletimos sobre:

Utilização de materiais, produtos e ferramentas. Tudo que já possuímos em nossa operação faz sentido neste momento?

- Organização: sabemos onde as coisas estão armazenadas, ou como buscar uma informação? A equipe está alinhada quanto a esses conceitos e locais?
- A Limpeza: o nosso ambiente reflete a qualidade que queremos oferecer? Nossas mesas, armários, refeitório estão limpos? Indo além: a área de trabalho no computador, e nossa caixa de emails está limpa? Armazenamos nos locais certos as informações importantes?
- A Padronização: nossos processos estão padronizados e alinhados de forma que diferentes pessoas da equipe possam dar a mesma informação e remar juntas rumo ao sucesso de nosso planejamento? 
- A Disciplina: o 5S todo é essencialmente disciplina, mas aqui refletimos sobre os combinados, se entregamos o prometido e de que forma. Essa etapa fala muito também sobre o comprometimento com a ferramenta 5S.

A promessa é um ambiente de trabalho mais organizado, prazeroso, útil e com entregas maiores e melhores. Se quiser saber mais sobre o 5S pode ler este artigo aqui.  

Hoje falamos sobre o segundo pilar da Administração, a Organização. Se você quiser saber sobre o primeiro pilar, leia no texto "Quais são os quatro pilares da administração?" sobre o pilar planejamento. Em breve voltamos com o próximo pilar: Liderança. 

Até lá! 


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Quais são os quatro pilares da administração?

 



by Equipe ERPNOW - 08/06/2022


Foi o engenheiro francês Jules Henri Fayol quem primeiro elencou o que seriam as principais características de uma boa administração: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Conforme avançou em suas pesquisas e desenvolvimento de ideias, chegou no que seriam os quatro pilares. As quatro áreas principais para administrar qualquer coisa, de uma viagem até uma multinacional: Planejar, Organizar, Liderar e Controlar. 

Este é o primeiro de uma série de posts onde vamos falar mais sobre cada pilar. O primeiro, então, é Planejar. 

Se temos uma reunião marcada em uma endereco ainda desconhecido para nós, é interessante pesquisar esse endereço no mapa ou na internet, verificar as formas de chegar lá - de carro ou transporte público - calcular a antecedência que precisamos sair de nossas casas, e se temos dinheiro suficiente para pagar as passagens, abastecer o carro ou até pagar o pedágio. 

Toda essa preparação e checagem é o planejamento dessa pequena viagem a trabalho. Não existe empresa, projeto, startup ou campanha que não seja antecedida pelo planejamento. O planejamento é como se fosse um sonho documentado virando realidade. É quando colocamos nos papel nossas idéias e vemos quais e quantos recursos precisamos para realizar. 

Se vamos vender alguma coisa, precisamos planejar nossa estratégia de produção, estoque, venda e entrega. Se vamos prestar algum serviço, precisamos planejar nossa logística, capacidade de atendimento, valores e etc. Cada empresa de cada ramo diferente de atuação possui suas linhas de planejamento a serem pensadas.

O planejamento às vezes nos dá notícias não tão boas, como quando percebemos que alguma meta não será atingida no tempo esperado por falta de recursos. Mas ele também pode nos mostrar caminhos felizes, como a possibilidade de alguma parceria que reduza custos e fortaleça a operação. 
Cada gestor/a de projeto ou administrador/a tem suas ferramentas preferidas para planejar. Às vezes só, às vezes em equipe, às vezes ao vivo, às vezes somente por escrito de forma remota. Como o planejamento lida com as ideias e sonhos de um/a empreendedor/a, trazer para o papel de forma visual e sintética é uma boa dica. Materializar mesmo. 

Por isso, vamos sugerir aqui uma ferramenta interessantes de planejamento de empresas que podem ser aplicadas em diversos setores: Análise SWOT ou FOFA - (Forças / Fraquezas / Oportunidades / Ameaças)


Em uma matriz com quatro quadrantes, escreva todas as suas forças e fraquezas no quadrante correspondente (veja imagem a seguir). Para cada fraqueza, elabore o que sua empresa tem de oportunidades. Para cada força, qual a ameaça. Assim, temos um quadro com tudo onde a sua empresa é boa, e tudo que ela pode fazer para crescer no mercado. 

Cada ação que sair de sua Análise Swot dá insumos para um planejamento de sucesso! 

Vamos planejar? Em breve a gente volta com os outros três pilares!


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