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Para que serve a abertura de chamados no mercado?


 by Equipe ERPNOW - 5/05/2022


Você, ao ligar para uma empresa de onde comprou um equipamento que apresentou defeito, ou mesmo ao pedir a visita de um técnico para a manutenção de um serviço prestado, já ouviu do outro lado da linha a frase "Espera um minutinho que vou abrir um chamado?". 

Dentro da área de adminstrativa, de vendas, entregas, pós venda e manutenção, os chamados são o registro de comunicação entre clientes e consumidores. Uma forma de documentar e organizar o atendimento ao cliente. 

Os Chamados são especialmente necessários para empresas que prestam serviços de assistência, pois assim tem como registrar, controlar e organizar os atendimentos que seus técnicos realizam  nos clientes.

Atualmente a forma mais eficiente de registrar, consultar e encaminhar os Chamados é organizando-os em um sistema online de gestão integrada. O Módulo de Chamados poderá se integrado com outros módulos como o de ordens de serviço, financeiro, compras e etc. 

Assim, alguns campos precisam existir no formulário de chamado, e isso vale até para empresas que optem por ter versões impressas dessa forma de comunicação. As informações mais importantes que um Chamado precisa ter são: 
  1. Numeração
  2. Tipologia
  3. Status
  4. Prioridade
  5. Data de abertura
  6. Usuário cadastro
  7. Número de série
  8. Equipamento / Serviço 
  9. Modelo
  10. Fabricante
  11. Cliente
  12. Pessoa de contato
  13. Telefone
  14. Email
  15. Técnico responsável

A segunda parte do chamado se parece um pouco com uma Ordem de Serviço. Já falamos sobre elas aqui. Isso porque, em um sistema informatizado e integrado, conforme acrescentamos informações e as equipes têm acesso aos chamados, podem contribuir com sua construção e com o andamento da solicitação do cliente. 

16. Problema
17. Laudo técnico
18. Observações
19. Agendamento da visita (se necessário)
20. Serviços que precisam ser realizados ou Produtos que precisam ser comprados para a visita (podem ser descritos ou utilizando algum código interno que faça sentido para a empresa)
21. Despesas envolvidas na resolução do chamado (compras, horas trabalhadas, pedágio, etc
22. Documentos complementares (fotos, emails, laudos…)

A lista pode parecer longa, mas no dia a dia uma conversa por telefone dá conta de responder todos os campos do Chamado e assim prover informações de qualidade e precisão para o bom andamento do atendimento. Muitas empresas preferem inclusive que a abertura do chamado seja feita pelos próprios clientes, integrando seus softwares de gestão com o ambiente de atendimento no site da empresa. 

As vantagens de informatizar essa abertura de Chamados vão desde a possibilidade de organizar por data, produto/serviço, cliente e técnico, até a impressão e geração de relatórios sobre as atividades mais recorrentes. 

Um sistema de abertura de chamados bem desenhado aumenta a produtividade dos colaboradores e reduz a ansiedade dos clientes, que sabem que sua solicitação não será esquecida. 

Agora você já sabe um pouco mais sobre Chamados e sua importância!

Até a próxima e bons negócios! 

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Informações Essenciais para uma Ordem de Serviço


by Equipe ERPNOW - 21/04/2022


Ordem de serviço é um documento interno. Muito presente em empresas que oferecem produtos ou serviços que demandam atualizações, reparos ou trocas periódicas. Como por exemplo empresas que alugam equipamento de informática para escritórios, ou seguradoras que cobrem a assistência técnica de eletrodomésticos em residências.

Ordem de serviço não é a mesma coisa que Chamado, porém muitos chamados podem dar origem a ordens de serviço. Imagine que você gerencia uma loja de doces. Como você aceita cartão de crédito para receber dos seus clientes, precisa ter um POS (máquina que lê o cartão e efetua a transação bancária) conectado ao seu caixa. Seja este POS comprado ou alugado, no caso de algum problema técnico com esse equipamento você como gerente irá abrir um chamado na empresa que o vendeu, ou com o banco que lhe oferece essa solução de pagamento. 

A depender do problema com o POS, a resposta da empresa para este chamado pode já resolver a situação (recarregue a bateria, use conectado à tomada, conecte a rede de wifi correta, etc), ou pode gerar uma Ordem de Serviço para que a equipe técnica investigue e resolva o problema com o seu POS de forma mais próxima, personalizada e aprofundada. 

Para que as ordens de serviço servem? 

Em poucas palavras, para organizar a rotina da empresa e prestar este atendimento de forma eficiente e dentro de algum prazo. Deixando os clientes satisfeitos e sem sobrecarregar a equipe. Muitas ordens de serviço ainda são geradas manualmente, no famoso bloco de OS em três vias (uma para empresa, uma para o prestador de serviço e uma para o cliente).

Contudo, é preciso ter uma organização e um histórico desses atendimentos já na fonte, quando o Chamado vira OS. Lembrando que atualmente os chamados são gerados por vias eletrônicas (e-mail, chat, help-desk, SMS, etc). O módulo de ORDEM DE SERVIÇO nos softwares de gestão integrada foram criados justamente para registrar estas intervenções técnicas feitas pela sua equipe. 

Empresas que prestam serviços, usam as Ordens de Serviços para registrar serviços realizados no cliente ou em seu laboratório interno. Por isso não importa onde o serviço foi realizado, mas é importante para a boa gestão da empresa saber que tipo de problemas tem ocorrido, com que clientes, produtos e o custo que essas intervenções representam (visita, transporte, hora do/a técnico, troca do produto, etc). 

Que informações são indispensáveis para uma OS? 

Para organizar o trabalho, seja na versão impressa ou na versão digital dentro do seu sistema de gestão, as OSs precisam conter: 

PARTE 1 
  • Cabeçalho com numeração, tipologia (reparo, troca, instalação), status (concluída, cancelada, adiada), prioridade, data da abertura, usuário de cadastro
  • Informações sobre o equipamento envolvido, como nome equipamento, número de série, modelo, fabricante; 
  • Informações sobre o solicitante como, nome do cliente, pessoa de contato, fone, email, técnico responsável.
PARTE 2 
  • Informações sobre o problema, laudo técnico e  outras observações. 
Essa parte normalmente é preenchida após a visita técnica. 

PARTE 3 
  • Informações para agendamento de visita na OS: data, horário e técnico que fará a visita.

  • Informações sobre os serviços a serem prestados e peças a serem consideradas para compra/entrega.

  • Informações sobre as despesas atreladas (por exemplo pedágio, gasolina, alimentação).
Fazendo uso de um software de gestão integrada para sua empresa, com um módulo de Ordens de Serviço, é possível imprimir um resumo de todas as OSs feitas para um determinado cliente, gerar uma observação financeira e um pedido de vendas a partir das OS abertas. Além disso tudo, esses dados registrados devidamente são informações valiosas para futuros relatórios de desempenho da empresa, equipe e relacionamento com o Cliente. 

Esperamos que essas informações sejam úteis para que você crie suas ordens de serviço bem completas e eficazes!

Até a próxima!

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O que é um plano de contas?

 

by Equipe ERPNOW - 17/03/2022


Definir um plano de contas é uma forma de organizar as despesas da sua empresa. O fluxo de caixa tende a ser intenso, entradas e saídas, pagamentos, parcelas, devoluções, estornos. É necessário que os diversos setores da empresa falem a mesma língua e utilizem a mesma lógica para organizar e padronizar as contas que existem. 

A definição de um plano de contas é o que vai embasar os seguintes relatórios: DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício), DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial. Utilizando um sistema de gestão integrada é possível inclusive organizar seu Plano de Contas de forma que sua contabilidade puxe relatórios padronizados exatamente com as informações fiscais necessárias. 

Por isso, os planos de conta contábeis tendem a ser mais complexos do que os planos de contas gerenciais, versões mais simplificadas e disponíveis para análise em sistemas ERP de gestão integrada. No Sistema ERPPOW, assim como em outros sistemas ERP, tem-se à disposição planos gerenciais simplificados, que são diferentes de planos de conta contábeis, estes gerados pela equipe ou setor de Contabilidade. 

O Plano de Contas Gerencial, portanto, é mais um conjunto de padronização do que um relatório em si. São essas padronizações que irão fornecer as informações para os relatórios necessários. Mas, atenção, não adianta tornar seu plano de contas complexo demais se você ou sua equipe não terão tempo e energia para observar cada indicador e monitorar. Vale a pena estudar formas de tornar o plano o mais simplificado possível e necessário. 

A melhor pessoa - ou as melhores pessoas - para ajudar na estruturação do Plano de Contas ideal para sua realidade é justamente seu contador(a). Além de saber todas as obrigações e nomenclaturas corretas para cada área, a contabilidade é a responsável pela elaboração do ECF (Escrituração Contábil Fiscal) para a Receita Federal. Por conta da ECF a Receita Federal desenvolveu um Plano de Contas Referencial. Trata-se de um modelo para estimular justamente a padronização desta prestação de informações sobre o saldo contábil da empresa. 

Passa pela estruturação de um plano de contas, incluir nomenclaturas comuns a todos os setores da empresa dentro de cada campo e suas contas sintéticas ou analíticas. Por exemplo, se ficar definido que vamos chamar de pagamento de salários, não pode um setor chamar de “ordenado” que o sistema repositório destas informações não irá registrar corretamente o saldo. 

Atenção: “plano de contas” não é o mesmo que “centro de custo”. O centro de custo, resumidamente, é de onde a verba irá sair para determinado pagamento dentro da empresa. O Plano de Contas é uma listagem de todas as possíveis movimentações financeiras da empresa, como por exemplo: rendimento de uma aplicação , valor de equipamentos utilizados, impostos, financiamentos, comissões sobre vendas, multas e salários. 

Como disse o consultor e professor de contabilidade José Berbel: “Assim como o construtor precisa de uma planta para fazer uma casa, o contador precisa do plano de contas para fazer a contabilidade”.

Agora você já sabe um pouco mais sobre o Plano de Contas e pode começar a estruturá-lo em sua empresa! 

Até a próxima! 


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Como Alcançar as Metas com a metodologia PDCA - Planejar

 


by Equipe ERPNOW - 28/02/2022

Depois que as metas foram definidas, vem a fase de alcançá-las. Digamos que é aí que começa a magia, onde os negócios efetivamente acontecem. Se a definição de metas for a teoria, alcançá-las é a vida na prática. 

No caminho para alcançar suas metas demanda um gerenciamento constante com muita disciplina junto ao time e equipe para que os resultados sejam alcançados. Muitas empresas utilizam a metodologia PDCA, que é uma sigla em inglês para "Plan, do, check and act", que traduzindo para o português é: PLANEJAR, FAZER, CHECAR E AGIR

Essas quatro macro ações compõem esta metodologia de alcançar suas metas. Hoje vamos falar sobre a primeira, PLANEJAR. 

Esta fase se parece um pouco com o passo atrás de alcançar metas, o de definir. Por isso vale a pena retomar que metas são objetivos quantificados. Elas são compostas a partir da observação de onde estamos e da projeção de onde queremos chegar. Definir uma meta não é o mesmo que traçar um plano de negócios, mas um plano de negócios precisa de metas para saber o que fazer, quando e como saber que obteve sucesso. 

Por isso, as metas precisam ter três informações básicas: o objetivo (entregar produtos no prazo), número (70% das entregas dentro da data combinada) e prazo (ao final deste ano). Definidas as metas principais para o seu negócio, entra em cena o Planejamento, ou seja, a listagem e organização do que será feito para alcançar as metas. Este planejamento é  composto pelas seguintes etapas: 

1. Identificação do Problema 

Problema, para gestão, é todo resultado diferente daquele esperado. Ou seja, indesejado. Por exemplo, um resultado que foi bom mas poderia ser melhor, ou um resultado ruim mesmo, abaixo da meta. Por exemplo, somente 50% das minhas entregas são feitas dentro do prazo prometido ao cliente. 


2. Análise do Fenômeno

A clareza das metas é importante para identificar o problema e localizá-lo no processo como um todo, ou seja, analisar o fenômeno. Não vendi o esperado, por quê? Preço, atendimento, estoque, entrega? Quais eram minhas metas em cada uma dessas áreas?

Nesta etapa analisamos o número, a diferença entre o resultado real e onde eu quero chegar. Quais as variáveis que influenciam no meu resultado final. 


3. Análise do Processo 

Aqui nos debruçamos sobre as causas geradoras que impedem que aquele processo tenha aquele alcance esperado. Então, o que nos impede de entregar no prazo? Falta de equipe? Dados errados? Falta de estoque? Demora no processo entre o estoque e a expedição? Falta de ferramentas ágeis para cotação de taxa de entrega? Fornecedores ruins? Quais boas ações poderiam neutralizar essas ações que nos impedem de alcançar a meta de entregar no prazo? São essas informações de processo que vão alimentar com dados e vivências a elaboração da próxima etapa. 

4. Plano de Ação 

Um plano de ação é composto por diversas estratégias, ações e atividades descritas e previstas. A melhor ferramenta para essa etapa é a 5W2H. Mais uma expressão que vem do inglês e significa: WHAT (o quê), HOW (como), WHEN (quando), WHO (quem), HOW MUCH (quanto), WHERE (onde). 

Ou seja, a 5W2H nos conduz a descrever e organizar o que faremos, como faremos, até quando estará feito, quem é o responsável pela execução ou acompanhamento, quanto vai custar a realização e onde será feita a ação (ou as ações) prevista. 

Para essa etapa é preciso ter passado pelas demais, ter aprendido no processo e ter um conhecimento profundo da sua empresa, sua área, suas virtudes e seus pontos fracos. Cada ação mapeada que afaste sua empresa da meta precisa ter uma ação neutralizadora. Por exemplo: preciso de internet banda larga 100% do tempo para garantir minha operação, se a internet cair, não consigo trabalhar. A contra - ação nesse caso é ter dois contratos de internet, se um cair, você tem o outro de backup para assumir. 

Agora você já conhece um pouco mais sobre esta metodologia de gestão e alcance de metas! 
Voltamos depois com os próximos passos! 
Bons negócios! 

Como controlar estoques com produtos de diferentes de uso único ou prolongado?


by Equipe ERPNOW - 14/02/2022

Se você trabalha com estoques deve saber que controlar o fluxo de mercadorias, quantidades, prazo máximo e condições de armazenamento são essenciais para o bom funcionamento de sua empresa. Sem um estoque de qualidade e com alta performance muitas outras atividades podem ser prejudicadas e não é isso que queremos!

Agora, e se temos condições diferentes de armazenamento para os produtos em uma mesma empresa. Ou se, por exemplo, sua empresa tem características específicas de armazenamento? O estoque de um salão de belezas é bastante diferente de um salão de uma floricultura, por exemplo.


Outro ponto que pode nos chamar atenção é a estocagem depois que os produtos foram utilizados, será que precisamos de espaços específicos para manter a qualidade e as condições dessas mercadorias?


Vamos conversar um pouquinho sobre isso, para que você compreenda a importância do estoque, além é claro de saber as particularidades que cada negócio pode ter no momento de guardar suas mercadorias e produtos com segurança.


A importância do controle de estoque e o sistema de gestão


Ao contrário do que se pode imaginar, o controle de estoque para pequenas empresas é essencial. Mesmo que a quantidade de produtos que você deve armazenar não seja imensa, tem toda a dimensão do que você tem armazenado, assim como as quantidades e se funciona para sua operação trabalhar com estoque negativo, ou somente com ele positivo. Isso é essencial para que você evite prejuízos, vendendo itens a mais do que sua capacidade de produção ou entrega. 


E caso você não queira ter dor de cabeças com esse processo, ter um sistema de gestão pode auxiliar não apenas seu estoque, como todo o seu negócio. Vamos dar alguns exemplos de como sua vida pode ser facilitada. 


Verifique seu estoque remotamente


Imagine que chegou o dia de você comprar mercadorias que estão em falta no seu estoque. Se você não tiver isso facilmente organizado, possivelmente, terá que conferi-lo a cada compra. Ainda mais, se você não tiver um sistema integrado e digital, pode sofrer com a falta de atualizações feitas pelos funcionários, ou até mesmo por você.


Com um sistema de gestão isso não ocorre, já que a entrada e baixa dos produtos é dada automaticamente, assim que registrada pela nota fiscal, sendo que um relatório pode facilmente ser gerado antes de suas compras, evitando que falte ou sobre determinado produto ou mercadoria.


Como já falamos: informatizar as informações burocráticas elimina a própria burocracia. Se você ainda não tem um sistema de gestão e é pequeno empresário, dê uma olhada neste link e conheça os principais erros de gestão das pequenas empresas.


As diferenças entre os produtos e mercadorias e a estocagem


Agora que você sabe que o sistema de gestão pode ser seu aliado nesse processo de estocagem e facilitar sua vida, como de fato organizar suas mercadorias em seu estoque?


Primeiramente, você precisa saber quais as qualidades das mercadorias que precisa armazenar. No caso das floriculturas, nosso exemplo anterior, ter um ambiente com temperaturas baixas pode ser essencial para a conservação das flores. Algumas espécies tropicais como alpina, antúrios e helicônias devem estar em temperaturas próximas aos 15ºC, já outras desabrocham e murcham em 24 horas, o que pode trazer perdas ao estoque, portanto, ter uma câmara fria pode ser recomendável, como aponta o manual do Sebrae para quem deseja montar uma floricultura.


Conhecer seu produto, como no caso das flores acima, é essencial para mantê-las em boas condições e não gerar desperdícios, mas e quando os produtos possuem um uso mais prolongado na prestação se algum serviço? Como será que devo gerir meu estoque?


Vamos usar o outro exemplo, o do salão de beleza. Sua rotina irá dizer em quanto tempo alguns produtos mais duráveis (como cremes e shampoos) acabam, e quantos itens de uso único precisam ser comprados periodicamente (como lixas de unha, acessórios para penteados, toucas, etc).  Saber em quanto tempo aquele produto será utilizado também é essencial, para não serem perdidos produtos por conta do excesso de mercadorias estocadas. Saiba todas as entradas e saídas dos produtos (novamente o sistema de gestão pode facilitar sua vida nesse momento), por meio da observação e experiência você poderá verificar qual o fluxo necessário de reabastecimento daquela mercadoria.


Uma dica interessante é você observar bem a utilização dos produtos, se for necessário, treinar seus colaboradores para que não haja desperdício, tornando seu estoque ainda mais eficiente, já que nele estarão apenas aqueles produtos estritamente necessários.


Sobre os produtos abertos e utilizados no dia a dia do salão, vale a pena destacar que temperaturas altas e contato com a atmosfera podem comprometer suas qualidades. Portanto, sempre escolha um lugar arejado e seco para dispo-los, assim como deixar em pé (de acordo com a embalagem), lembre-se que elas foram desenhadas para manter o produto em bom estado, respeitar essa simples dica pode evitar que você tenha que comprar outra mercadoria.


Agora, uma breve recapitulação:


1 – Verificar como os sistemas de gestão podem facilitar seu dia a dia e fazer com que controle o seu estoque de maneira eficaz, evitando desperdícios e prejuízos.


2 – Conhecer as qualidades dos produtos que serão estocados e preparar um ambiente adequado para eles.


3 – Por meio da experiência, observar como as mercadorias são utilizadas no seu estabelecimento, controlando as entradas e saídas dos produtos de maneira eficiente.


4 - Diferenciar os produtos duráveis e utilizados por longos períodos (mas que eventualmente precisam ser repostos), daqueles de uso ou venda única. 


5 – Manter produtos em utilização em locais secos e arejados, sempre respeitando o posicionamento das embalagens e as orientações de conservação do fabricante.


6 - Aprender a lidar com o estoque negativo. Essa informação, disponível em sistemas de gestão integrada, é importante para empresas que vendem o produto antes de dar entrada no estoque. O pedido de venda sai antes da mercadoria chegar no estoque. Em teoria o estoque ficaria negativo até que o recebimento seja feito.


Com essas dicas você poderá manter seu estoque, seja ele de uma floricultura, ou salão de belezas, ou qualquer outro estabelecimento de uma maneira eficiente e inteligente, trazendo mais saúde para seu negócio!


Nos vemos no próximo texto, até a próxima!


 


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