Régua de Cobrança no Financeiro do ERPNOW

by Equipe ERPNOW - 20/06/2024

Temos mais uma novidade para você!

Nossa equipe desenvolveu a Régua de Cobrança para otimizar cada vez mais o seu dia a dia, a régua possibilita a parametrização e disparos automáticos de e-mails, em períodos determinados com conteúdo personalizado conforme a estratégia e a política de cobrança de cada empresa. 

Você já conhecia esta estratégia?

Se não, ela tem o intuito de te ajudar a reduzir a inadimplência, porque ajuda a padronizar e organizar as etapas de cobrança de seu negócio. A partir dela é possível parametrizar envio de e-mails de contato para os clientes, estes podem ser feitos antes ou após o vencimento da fatura, para lembrá-los sobre o pagamento.

Agora entenda como configurar a régua para sua empresa:

Para configurar a régua você precisa primeiramente cadastrar o Template de cobrança em Cadastros Básicos > CRM > Template de E-mail > Novo Template:

Depois de cadastrar o template é só configurar a régua de cobrança em Cadastros Básicos > Financeiro > Régua de Cobrança.

Você poderá cadastrar até 05 posições.

Importante:  

1. data do vencimento: a régua considerará o vencimento sempre no dia útil, desta forma, se o vencimento de uma fatura é no sábado ou no domingo ou em um feriado nacional, o Sistema considerará o vencimento sempre no próximo dia útil seguinte, que é o dia em que o título efetivamente poderá ser pago sem atraso.
2. quantidade de ações: na régua o sistema permite até 5 posições e cada posição pode ter uma regra e um e-mail diferente.

Veja a seguir alguns exemplos:

• < 0: E-mail antes do vencimento = Enviar alertas antes da data do vencimento do boleto, com isso evita esquecimentos;
• = 0: E-mail na data de vencimento = Se o pagamento não foi identificado antes da data do vencimento, o próximo passo da sua régua de cobrança é enviar outra mensagem, lembrando o cliente de que a fatura está vencendo;
• > 0: Dias após o vencimento = Se o pagamento não foi identificado após a da data do vencimento, o próximo passo da sua régua de cobrança é enviar outra mensagem, lembrando o cliente de que a fatura venceu.

Veja como configurar uma posição:

Caso não queira que o cliente receba e-mail, poderá tirar a opção no cadastro do Cliente, conforme mostra tela a seguir:

Caminho: CRM > Clientes

Para ficar ainda mais fácil, seguem a seguir alguns modelos de template e-mails de cobrança como inspiração:

Template de Régua antes do vencto (D-5)

Assunto: Lembrete de Fatura 

Olá #NOME_CLIENTE#,

Sua próxima fatura no valor de R$ #VALOR_RECEITA# com vencimento #DATA_VENCIMENTO#, já está disponível para pagamento.

Para sua comodidade, você pode acessá-la pelo link abaixo:

#LINK_BOLETO#

Código de barras: #CODIGO_BARRA#

Atenciosamente,

Depto. Financeiro

(xx) xxxx-xxxx

Templante de Régua no dia do vencto (D+0)

Assunto: Lembrete de Fatura 

Olá #NOME_CLIENTE#,

Estamos passando por aqui para dizer que a sua fatura no valor de R$ #VALOR_RECEITA# com vencimento #DATA_VENCIMENTO#, já está disponível para pagamento.

Para sua comodidade, você pode acessá-la pelo link abaixo:

#LINK_BOLETO#

Código de barras: #CODIGO_BARRA#

Atenciosamente,

Depto. Financeiro

(xx) xxxx-xxxx

Template de Régua após o vencto (D+3)

Assunto: Pagamento em atraso

Olá #NOME_CLIENTE#,

Não identificamos o pagamento da fatura referente aos serviços prestados no valor de R$ #VALOR_RECEITA# com vencimento #DATA_VENCIMENTO#.

Clique no link abaixo para acessar o boleto: #LINK_BOLETO#

Código de barras: #CODIGO_BARRA#

Caso já tenha pago a fatura, desconsidere esse e-mail.

Atenciosamente,

Depto. Financeiro

(xx) xxxx-xxxx

Template de Régua após o vencto (D+10)

Assunto: Fatura em atraso

Olá #NOME_CLIENTE#,

Nossos registros mostram que ainda não recebemos o pagamento no valor no valor de R$ #VALOR_RECEITA# da fatura nº #NUM_NF#, que está vencida. 

Caso o pagamento já tenha sido feito, desconsidere este aviso. E se você perdeu esta fatura, você pode acessá-la pelo link abaixo ou pagar pelo código de barras: #LINK_BOLETO#

Código de barras: #CODIGO_BARRA#

Atenciosamente,

Depto. Financeiro

(xx) xxxx-xxxx

Template de Régua após o vencto (D+15)

Assunto: Fatura em aberto

Olá #NOME_CLIENTE#,

O pagamento da fatura referente serviços prestados no valor de R$ #VALOR_RECEITA# com a data de vencimento #DATA_VENCIMENTO#, não consta em nosso sistema.

Realize o pagamento o quanto antes para evitar o protesto do título.

Clique no link abaixo para acessar o boleto: #LINK_BOLETO#

Código de barras: #CODIGO_BARRA#

Qualquer dúvida para efetuar o pagamento, entre em contato conosco pelo telefone (xx) xxxx-xxxx.

Caso já tenha pago a fatura, desconsidere este e-mail.

Atenciosamente,

Depto. Financeiro

(xx) xxxx-xxxx

___

Viu como agora ficou ainda mais fácil lembrar e cobrar os clientes com faturas em aberto. Deixe ainda mais eficiente seu processo financeiro. 

Até mais!

Novidades na Gestão de Contratos do ERPNOW: Controle total e praticidade para você!

 by Equipe ERPNOW - 13/05/2024

Fique por dentro das últimas atualizações do módulo de Gestão de Contratos do ERPNOW e desfrute de ainda mais controle e praticidade na gestão de seus contratos!

Novas funcionalidades:

• Alteração do valor de cobranças subsequentes: Agora você pode ajustar o valor de todas as cobranças em aberto de um contrato com apenas alguns cliques, otimizando o processo e agilizando as negociações.
• Filtro de status: Visualize facilmente seus contratos em aberto, fechados ou cancelados com o novo filtro de status, facilitando a busca e o acompanhamento dos contratos em diferentes etapas.

Veja como aproveitar ao máximo as novas funcionalidades:

1. Alteração do valor de cobranças:

Acesse o módulo de Gestão de Contratos e selecione a cobrança em aberto que deseja alterar, para isto acesse:

• Acesse: Vendas > Gestão de Contratos

 E selecione o contrato atrelado ao seu cliente > Navegue até Cobranças no contrato selecionado.

• Informe o novo valor da cobrança e ative a opção "Alterar o valor para TODAS as cobranças posteriores em aberto".
• Clique em "Salvar" e as demais cobranças do contrato serão atualizadas automaticamente.

2. Filtro de status:   

Na tela principal do módulo de Gestão de Contratos, utilize o filtro de status para visualizar:

• Contratos em aberto: acompanhe os contratos ativos e em vigor.
• Contratos fechados: visualize os contratos que já foram finalizados.
• Contratos cancelados: tenha acesso aos contratos que foram cancelados por qualquer motivo.

Gostou da nova melhoria disponibilizada pela equipe do sistema ERPNOW:  Comente aqui embaixo para sabermos sua opinião!

 

Criando Senhas Seguras: Protegendo seus Dados no Sistema ERPNOW

by Equipe ERPNOW - 24/04/2024

A segurança e a proteção de seus dados são prioridades para a equipe ERPNOW. Por isso, fizemos algumas melhorias para que você e sua equipe tenham mais segurança. Conheça cada ponto:

• Logout automático: o sistema fará logout automático se o usuário ficar mais de 2 horas sem utilizar o sistema. Ou seja, a inatividade do usuário fará o sistema desconectar de forma automática.
• Função “esqueci a minha senha”: quando for utilizada esta função, o usuário receberá um e-mail com uma senha provisória com duração de 15 minutos para entrar no sistema. Após o acesso ele pode alterar a senha.
• Operador Master: o sistema terá o conceito de usuário “Master”. No geral, será o usuário que criou a conta e deve ter o perfil ADM (administrador). Este usuário não pode ser excluído e só ele pode alterar a própria senha ou o e-mail cadastrado. 
  Importante: se a sua conta está sem usuário Master ou usuário Master indevido, abra um chamado para regularização.
• Aviso de segurança: será disparado um e-mail e uma notificação sempre que o e-mail ou a senha de um usuário seja alterado. 

Essas são as novidades, mas preparamos também algumas dicas para que você possa ter senhas fortes.

Senha forte

Uma senha forte é a linha de frente na defesa contra acessos não autorizados e ataques cibernéticos.

Neste blog, vamos guiar você na criação de senhas robustas e impenetráveis para o sistema ERPNOW, garantindo a segurança de suas informações confidenciais.

1. Tamanho é poder: Opte por senhas com no mínimo 12 caracteres. Quanto maior, mais difícil será para os hackers decifrarem usando métodos de força bruta. Você pode usar um aplicativo que gera sua senha e gerencia todas. Conheça alguns exemplos: 1Password, LastPass, Bitwarden, Dashlane, True Key, Enpass, Keeper, RememBear e KeePassXC. 

 

2. Diversidade é fundamental: Combine letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos especiais (!@#$%&*). Essa combinação torna a senha mais complexa e resistente a ataques.

 

3. Pondere sobre o conteúdo: Evite usar informações pessoais como nome, data de nascimento ou telefone, pois são facilmente adivinhadas.

 

4. Fuja do óbvio: Diga não a palavras comuns de dicionários, pois os hackers exploram essa brecha em ataques automatizados.

 

5. Exclusividade para cada conta: Crie senhas únicas por plataforma que você utiliza. Jamais reutilize a mesma senha em diferentes sistemas.

 

6. Segurança em primeiro lugar: Evite salvar senhas no navegador web. Embora prática, isso pode comprometer a segurança caso alguém tenha acesso ao seu dispositivo.

 

7. Mantenha-se atualizado: Acompanhe as melhores práticas de segurança de senhas e esteja sempre atento a novas medidas de proteção.

 

Lembre-se: Uma senha forte é sua aliada na proteção de dados sensíveis e na prevenção de violações de segurança. Seguindo as dicas acima, você garantirá a segurança de suas informações no sistema ERPNOW.

Importante: nossa equipe não altera e/ou cria novos usuários, por isso sempre é importante orientar toda a sua equipe sobre a utilização de senhas fortes.

Juntos, construiremos um ambiente digital mais seguro e confiável para todos os usuários do ERPNOW!

 Até a próxima!

 

Novidade no sistema ERPNOW: Você já conhece a funcionalidade de Conta Financeira?

by Equipe ERPNOW - 29/02/2024

Agora, criamos um novo filtro nos módulos de Contas a Pagar e Receber que permite uma gestão mais precisa das transações financeiras da sua empresa.

Uma Conta Financeira é um componente essencial que registra e gerencia todas as operações financeiras de uma empresa. Essas contas servem para acompanhar receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido, proporcionando uma visão completa e organizada das finanças.

No sistema ERPNOW, você encontrará:

• Contas a Pagar: Aqui são registradas todas as despesas que a empresa deve pagar a fornecedores, contratantes ou outras partes.
• Contas a Receber: Este módulo registra as receitas que a empresa espera receber de clientes, clientes corporativos ou outras fontes.

Além disso, as contas financeiras podem ser categorizadas de diversas maneiras para facilitar a análise e a elaboração de relatórios financeiros, tais como: por departamento, por projeto, por centro de custo, entre outros critérios. Essa funcionalidade é crucial para embasar decisões financeiras estratégicas.

Como cadastrar sua conta financeira no sistema ERPNOW?

1. Acesse, para efetuar o cadastro de sua conta financeira:

Cadastros Básicos > Financeiro > Conta Financeira > Nova conta.

2. Defina as informações de sua conta financeira:

Com sua conta financeira cadastrada, será possível efetuar a busca de sua receita ou despesa, nos módulos de contas a receber e contas a pagar. 

Para acessar o módulo de Contas a Receber no sistema ERPNOW, siga o seguinte caminho:

Financeiro > Contas a receber.

No módulo de Contas a Receber, você pode utilizar o filtro "Conta Fin" para buscar as receitas cadastradas utilizando uma conta financeira específica da sua empresa. Isso permite realizar buscas rápidas das receitas geradas, facilitando a gestão financeira e o acompanhamento de transações específicas.

Para acessar o módulo de Contas a Pagar no sistema ERPNOW, siga o seguinte caminho:

Financeiro > Contas a Pagar.

No módulo de Contas a Pagar, utilize o filtro "Conta Fin" para realizar buscas rápidas das despesas geradas utilizando suas contas financeiras cadastradas. Isso permitirá coletar de forma ágil os dados das despesas registradas, facilitando a gestão financeira e o acompanhamento detalhado das transações.

Se você gostou da nova melhoria disponibilizada pela equipe do sistema ERPNOW, comente aqui embaixo para sabermos sua opinião!

Por hoje é só! 

Saiba como transformar seu cliente em seu consultor

by Equipe ERPNOW - 07/09/2023

Toda empresa precisa de uma relação comercial bem estabelecida para prosperar. Em todos os ramos e setores, colaboradores, times, gerentes e parceiros estão frequentemente vendendo algo. Pode ser o seu próprio trabalho, uma nova ideia e produto, ou o serviço final da empresa mesmo.

Para vender é preciso conhecer quem compra. Suas preferências e necessidades. Ninguém pode falar melhor que seus clientes do que ele próprio. Mas, não adianta sufocá-lo de perguntas e pesquisas de satisfação se a sua empresa não está disposta a analisar as respostas e a melhorar seu processo a partir das respostas dos clientes.

Por isso, hoje vamos conversar sobre como medir e analisar a satisfação do cliente e usar esses insights para melhorar a experiência do cliente. Este é sim um movimento fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Começando pela retenção de clientes. 

Clientes satisfeitos têm maior probabilidade de continuar comprando seus produtos ou serviços e de se tornarem clientes fiéis. Ao analisar a satisfação do cliente, você pode identificar áreas de melhoria e implementar mudanças que aumentem a satisfação e a fidelidade do cliente, reduzindo a taxa de rotatividade.

Além disso, existe a diferenciação competitiva. Em um mercado competitivo, oferecer uma excelente experiência do cliente pode ser um diferencial crucial para se destacar da concorrência. Ao analisar a satisfação do cliente, você pode identificar lacunas na experiência e encontrar maneiras de se destacar, oferecendo um serviço personalizado, eficiente e de qualidade superior.

Trabalhar para que seus clientes fiquem cada vez mais satisfeitos, é uma forma de melhorar a reputação da marca. As experiências positivas compartilhadas com outras pessoas, seja pessoalmente, por meio das mídias sociais ou avaliações online advogam pela sua empresa. Isso ajuda a melhorar a reputação da sua marca e atrair novos clientes. Analisar a satisfação do cliente permite identificar áreas de melhoria e aprimorar a imagem da sua marca também.

Não é novidade que clientes satisfeitos tendem a gastar mais e a gerar mais receita para o seu negócio. Ao melhorar a experiência do cliente com base nos insights obtidos da análise da satisfação, então, pode aumentar a rentabilidade do seu negócio: você pode aumentar a propensão dos clientes em realizar compras adicionais, recomendar sua empresa a outros e até mesmo pagar um preço premium por seus produtos ou serviços.

Já estamos de acordo que analisar a satisfação do cliente e usar esses insights para melhorar a experiência do cliente é essencial para garantir a satisfação, retenção e lealdade dos clientes, além de impulsionar o crescimento e a rentabilidade do seu negócio. Este é um investimento valioso que traz benefícios a longo prazo e ajuda a construir uma marca forte e bem-sucedida.

A questão é: como obter as informações de satisfação dos seus clientes?

Pesquisas de satisfação

Realize pesquisas de satisfação regularmente, utilizando questionários ou formulários para coletar feedback dos clientes. Pergunte sobre a experiência deles com seus produtos ou serviços, atendimento ao cliente e quaisquer áreas que possam ser aprimoradas. Analise as respostas para identificar padrões e tendências. A partir dessa análise monte um plano de ação baseado em metas. Se não souber por onde começar, recomendamos esse texto aqui em nosso blog: Como Alcançar as Metas com a metodologia PDCA - Planejar.

Nessas pesquisas, uma ideia é utilizar o Net Promoter Score (NPS) para medir o grau de satisfação e lealdade dos clientes. Faça a pergunta-chave: "Em uma escala de 0 a 10, o quanto você recomendaria nossa empresa/produto/serviço a um amigo ou colega?" Classifique os clientes em detratores, neutros e promotores e analise as razões por trás de suas classificações.

Análise de dados e feedbacks e Monitoramento das interações do cliente

Analise os dados coletados por meio das pesquisas de satisfação e outros canais de feedback, como comentários em mídias sociais e avaliações online. Procure por padrões, reclamações recorrentes ou pontos de melhoria mencionados pelos clientes. Essas informações podem fornecer insights valiosos sobre áreas específicas que precisam ser aprimoradas.

Acompanhe as interações dos clientes em diferentes canais, como ligações telefônicas, e-mails, chats online ou redes sociais. Registre os principais problemas, solicitações e sentimentos expressos pelos clientes durante essas interações. Isso ajudará a identificar áreas de melhoria na comunicação e no atendimento ao cliente.

Análise de tendências e benchmarking

Monitore as tendências da indústria e analise como outras empresas estão abordando a satisfação do cliente. Realize benchmarks para comparar o desempenho da sua empresa com os concorrentes. Isso ajudará a identificar áreas em que sua empresa pode se destacar e inovar para melhorar a experiência do cliente.

Desenvolvimento de Programas de feedback, ação e melhoria contínuos

Estabeleça programas de feedback contínuo, como caixas de sugestões ou formulários de feedback em seu site. Incentive os clientes a fornecerem feedbacks sempre que interagirem com sua empresa. Essa abordagem permite uma coleta constante de informações sobre a satisfação do cliente e facilita a identificação de oportunidades de melhoria.

Só fazer pesquisas não basta, é preciso usar os insights obtidos para de fato implementar as tão sonhadas ações de melhoria contínua. O feedback das pesquisas é importante para identificar áreas-chave para aprimoramento, então definir as metas específicas e planos de ação.

Lembre-se de adaptar essas ideias ao estilo e público da sua empresa na forma que ela lida com seus clientes. Na hora de apresentar essas ideias para a gestão, não esqueça de fornecer exemplos relevantes e práticos para ajudar na implementação de estratégias eficazes de medição e análise da satisfação do cliente.

Até a próxima! 

 

Como aumentar a produtividade da equipe sem sobrecarregá-la

by Equipe ERPNOW - 20/07/2023

Não sobrecarregar a equipe é fundamental para garantir a saúde mental e física dos colaboradores, além de ser uma estratégia importante para manter a produtividade e qualidade do trabalho em alta. Quando a equipe é sobrecarregada, a tendência é que os profissionais fiquem estressados, cansados e até mesmo doentes, o que pode levar a queda de produtividade e aumento do número de erros.

Além disso, uma equipe sobrecarregada pode acabar se tornando insatisfeita com o trabalho, o que pode levar a altos índices de rotatividade e dificuldade em reter talentos. Por essas razões, é importante que as empresas estejam atentas à carga de trabalho que estão atribuindo aos seus colaboradores e trabalhem para manter um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

A "State of the Global Workplace" é uma pesquisa realizada pela Gallup, uma empresa de consultoria em gestão, que avalia o engajamento dos funcionários em todo o mundo. A pesquisa é realizada anualmente e oferece uma análise abrangente do ambiente de trabalho em diferentes países, regiões e setores. A pesquisa avalia vários aspectos do ambiente de trabalho, incluindo a satisfação no trabalho, a produtividade, o engajamento dos funcionários e o bem-estar geral dos trabalhadores. Os resultados da pesquisa são amplamente utilizados por empresas e governos para informar políticas e estratégias de gestão de recursos humanos. Por isso ela  é considerada uma das principais pesquisas sobre engajamento dos funcionários em todo o mundo.

O último relatório da pesquisa traz resultados alarmantes:

• somente 21% dos trabalhadores estão engajados com o trabalho (mundo)
• somente 33% afirma estar tendo resultados melhores em termos de bem estar (mundo)
• 44% dos trabalhadores sentem muito stress, sejam preocupações com o trabalho, ou situações dele. (mundo)
• mais mulheres (47%) experienciam  esse stress do que homens (43%) (mundo)
• A América Latina possui o maior percentual de trabalhadores preocupados diariamente, 53%.
• 92% dos entrevistados na  América Latina responderam que foram  mal tratados no trabalho no dia anterior à pesquisa. É o maior valor global.
• na AL somente 20% vivem confortavelmente no balanço salário/custo de vida
  
  

Mais números preocupantes podem ser lidos na pesquisa completa (em inglês) e alguns dados mais gerais podem ser conferidos neste vídeo (ative as legendas em português):

Empresas com trabalhadores mais engajados e saudáveis têm melhores resultados. Tem uma taxa de retenção maior e perdem menos tempo e recursos admitindo e demitindo. Por isso, trabalhar para que o ambiente de trabalho seja bom deve ser uma das prioridades dos empreendedores, líderes e times.

Algumas sugestões para mudar o ambiente de trabalho para melhor são:

1. Estabeleça metas claras e realistas, e as comunique: Defina metas claras e mensuráveis para a equipe. Certifique-se de que sejam alcançáveis e realistas, para que os membros da equipe não se sintam sobrecarregados.

> Como definir metas com a metodologia PDCA

2. Distribua tarefas de forma equilibrada: Analise as habilidades de cada membro da equipe e distribua as tarefas de maneira equilibrada. Isso ajudará a garantir que ninguém esteja sobrecarregado e todos possam se concentrar em suas tarefas com eficácia.

> Os quatro pilares da ADM - Liderança

3. Implemente uma cultura de trabalho equilibrada: Estabeleça um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal para a equipe. Encoraje o descanso adequado e o tempo livre para evitar o esgotamento e a falta de motivação.

> Dicas para empreendedores - e qualquer pessoa! - descansar a mente

4. Utilize ferramentas de gerenciamento de tempo: Faça uso de ferramentas de gerenciamento de tempo, como cronogramas e listas de tarefas, para ajudar a equipe a se manter organizada e priorizar as tarefas mais importantes.

> Os quatro pilares da ADM - Organizar

5. Forneça treinamento e desenvolvimento contínuo: Invista no desenvolvimento contínuo da equipe, fornecendo treinamento e recursos para ajudá-los a melhorar suas habilidades e se tornarem mais eficientes em suas tarefas.

6. Ouça e forneça feedback: Ouça as preocupações da equipe e forneça feedback constante para ajudá-los a melhorar e se sentir valorizados. Isso também ajuda a criar um ambiente de trabalho colaborativo e motivador.

Essas são apenas algumas ideias que podem ser exploradas para ajudar a aumentar a produtividade da equipe sem sobrecarregá-la. Lembre-se de que cada empresa e equipe são diferentes, então adapte essas ideias para atender às necessidades específicas da sua equipe.

Por hoje é só! Esperamos que no relatório de 2023 esses números sejam melhores! 

 

Como fazer uma boa gestão de Pequenas e médias empresas?

by Equipe ERPNOW - 06/07/2023

O que foi que motivou você a empreender? Realizar um sonho, conquistar a independência financeira, ter liberdade e flexibilidade para trabalhar?  Ou suas razões foram solucionar algum problema de mercado que você identificou, ter a satisfação de criar e gerenciar um negócio seu, crescer profissionalmente ou paixão por alguma atividade?

Em 2022, 3.838.063 novas empresas foram abertas no Brasil e outras 1.695.763 foram fechadas. O  saldo é positivo de 2.142.300 novas empresas abertas durante o período, com o total de 20.191.290 empresas ativas ao final de 2022. As fontes são do  Mapa de Empresas, elaborado pelo Ministério do Desenvolvimento, Indústria, Comércio e Serviços (MDIC) juntamente com o Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro). (fonte)

Empreender pode ser uma maneira de desenvolver novas habilidades e experiências profissionais, expandir sua rede de contatos e avançar em sua carreira. Muitas vezes, as pessoas empreendem porque vêem uma necessidade ou um problema em sua comunidade ou indústria e desejam oferecer uma solução inovadora. São necessários alguns indicadores de desenvolvimento para manter essa energia criativa elevada. Por isso, hoje vamos falar sobre os passos CERTOS que empreendedores e empreendedoras dão em sua jornada.

1. Começar pelo Planejamento Estratégico

Começar uma empresa pelo Planejamento Estratégico é a melhor forma de começar. Seguir nossos sonhos é bom e pagar as contas melhor ainda. Por isso, além de todas as etapas burocráticas que envolvem a abertura de um CNPJ, contratação de pessoas e escolhas de fornecedores, empresas que partem do planejamento estratégico têm menos chance de fechar as portas precocemente.

É importante que se saiba quando de receita entra e quando de despesa sairá para manter sua operação. Com uma previsibilidade de orçamento é possível ver quando a empresa começará a operar no positivo, ou seja, sem consumir o patrimônio do próprio empreendedor.

2. Relacionamentos Sólidos

Além de tirar ideias do papel, empreender também implica em cultivar relacionamentos. É preciso trabalhar para contratar e manter sua equipe, é preciso equilibrar as emoções quando a família duvidar do empreendimento, ou mesmo num momento de dificuldades, duvidar das escolhas de quem empreende.

Além disso, dificilmente uma empresa não possui clientes, auditores e parceiros. Todas essas posições são desempenhadas por pessoas, cada uma com sua particularidade e história. Cultivar bons relacionamentos pessoais é fundamental para o relacionamento da sua empresa no mercado!

Quando aos fornecedores e parceiros, uma ressalva, até o relacionamento mais sólido pode ser abalado. Por isso, diversifique de quem sua empresa vende e  compra para não ficar desprevenida caso alguma dessas empresas acabe por fechar, ou mudar o escopo de trabalho.

3. Organização financeira

Você pode amar cuidar de animais e por isso decidiu abrir um "banho e tosa". Se não aprender a gerenciar financeiramente sua loja, ela vai dar menos banhos do que você espera. A organização financeira é fundamental para o sucesso de uma empresa, pois ela permite que se tenha um controle mais efetivo sobre as finanças, permitindo uma melhor tomada de decisões.

Quando se tem uma organização financeira eficiente, é possível saber com precisão quanto a empresa possui de recursos financeiros, quanto ela deve e quais são as suas despesas. Com isso, é possível estabelecer metas de crescimento e investimento com mais segurança, evitando gastos desnecessários e mantendo um equilíbrio financeiro saudável. Além disso, uma empresa organizada financeiramente consegue lidar melhor com situações de crise e se preparar para enfrentar momentos de instabilidade econômica.

Algumas formas de se organizar, que inclusive já abordamos em outros textos aqui no blog:

• "Como o orçamento empresarial pode ajudar a sua empresa"
• Como organizar o fluxo de caixa
• Como gerenciar despesas
• Estabelecer políticas de crédito e cobrança
• Investir em tecnologia

4. Processos ágeis, organizados e informatizados

A falta de intimidade com a tecnologia ainda é presente em micro e pequenas empresas no Brasil. A verdade é que muitos erros de cálculo e esquecimentos (seja de cobrar ou pagar) podem ser evitados se o empreendedor utilizar um sistema de gestão integrada. Em um sistema de gestão é possível gerenciar muitas informações de todas as áreas da empresa, clientes, fornecedores, controle de estoques, valores e até documentos de pagamento.

Uma empresa que adota um processo mais ágil perde menos oportunidades de compra e venda. Um sistema integrado praticamente elimina a burocracia e excesso de papel impresso além de fornecer lembretes e relatórios. Com o orçamento e fluxo de caixa organizado em um Sistema de Gestão, o empreendedor pode recorrer com mais propriedade a linhas de crédito de bancos.

O uso de softwares de gestão também traz tranquilidade quanto ao acesso e a segurança das informações. As informações podem ficar à disposição dos usuários (com filtros de hierarquia se for o caso), de modo protegido, na internet e não dependendo de planilhas, anotações e/ou apenas na cabeça do dono. Então, é possível acessar de qualquer lugar com conexão. Não há preocupação com versões de softwares, HDs queimados e funcionários que apagam dados. Tudo salvo e à sua disposição na nuvem.

Esses são apenas alguns exemplos de como pequenas e médias empresas podem acertar logo no início de suas atividades. Cada empresa é única e terá suas próprias necessidades e desafios financeiros, portanto, é importante buscar orientação profissional e personalizar as estratégias de acordo com as necessidades específicas do seu ramo!

Até a próxima! 

Já sofreu por falsos concorrentes? Saiba como evitar confusão com seus clientes

by Equipe ERPNOW - 25/05/2023

 É comum que os clientes confundam produtos ou serviços que parecem semelhantes, mas que possuem diferenças importantes. Os falsos concorrentes se dividem em três categorias: prestam o mesmo serviço em algum ponto da cadeia, ou vendem o mesmo produto mas com qualidades muito diferentes, ou fazem serviços complementares aos de outra empresa, mas não exatamente a mesma coisa. 

Por exemplo, um sistema de cobrança precisa ser capaz de enviar boletos para cobrar os clientes do seu cliente. Mas, um emissor de boletos não é capaz de gerenciar a cobrança de uma empresa, ele apenas envia boletos e organiza a informação do que foi pago ou não. Mesmo que ambos sejam usados para cobrar clientes, cada uma atua numa esfera do mercado.

Falsos concorrentes são, também, aquelas empresas que parecem estar competindo no mesmo mercado que a sua, mas na verdade oferecem produtos ou serviços que são substancialmente diferentes dos seus. Eles podem se apresentar como concorrentes diretos, mas na verdade atendem a necessidades diferentes dos seus clientes.

Isso pode ser confuso para os consumidores e prejudicar a sua empresa. Por exemplo, imagine que você tenha uma loja de roupas que vende roupas de alta qualidade a preços razoáveis. Se um concorrente falso começar a vender roupas de baixa qualidade a preços muito baixos, isso pode levar os clientes a pensar que suas roupas são caras demais, mesmo que a qualidade seja muito superior.

Por isso, é importante que você identifique e diferencie os seus concorrentes reais dos falsos concorrentes. Aqui estão algumas maneiras de fazer isso:

Análise do mercado: Faça uma pesquisa detalhada do mercado em que você atua. Identifique quem são os principais concorrentes e quais são seus produtos e serviços.

Análise dos clientes: Entenda quais são as necessidades e expectativas dos seus clientes. Isso ajudará você a entender por que eles escolhem sua empresa em vez de seus concorrentes.

Comparação dos produtos e serviços: Analise cuidadosamente as diferenças entre seus produtos e serviços e os dos seus concorrentes. Certifique-se de que seus clientes entendam, como campanhas educativas e pesquisas com os consumidores.

Uma forma de explicar a diferença entre você e seu falso concorrente é destacar as funcionalidades e os objetivos de cada produto ou serviço. Seguindo no nosso exemplo do começo do texto, enquanto um sistema de cobrança é responsável por gerenciar todo o processo de cobrança, incluindo o envio de cobranças, o controle de pagamentos e a emissão de notificações de inadimplência, um emissor de boletos é uma ferramenta que gera apenas os boletos bancários que serão enviados aos clientes.

Outra forma de explicar a diferença é por meio de exemplos práticos, mostrando como cada uma dessas ferramentas é utilizada em situações diferentes. Por exemplo, um sistema de cobrança pode ser usado por uma empresa que oferece serviços mensais, como uma academia, para gerenciar o pagamento e a inadimplência dos seus alunos. Já um emissor de boletos pode ser usado por uma loja virtual que precisa gerar boletos para seus clientes que optam por essa forma de pagamento.

Por fim, é importante destacar que cada ferramenta tem suas vantagens e desvantagens, e que a escolha entre um sistema de cobrança e um emissor de boletos deve ser feita com base nas necessidades específicas de cada empresa.

Esperamos que este texto tenha sido útil para você gerir essa forma de concorrência na sua rotina! Até a próxima! 

O que é Análise SWOT?

by Equipe ERPNOW - 16/05/2023

Existe uma ferramenta que pode identificar oportunidades de crescimento e expansão, bem como ameaças potenciais que podem afetar negativamente seus negócios. E não custa nada a mais para sua operação utiliza-la. 

Na verdade, custa um pouco de tempo e foco em observar, refletir e listar os pontos fortes e usá-los para obter uma vantagem competitiva. A boa notícia é que quanto mais conhecemos os pontos fortes, minimizamos e superamos os pontos fracos. 

Essa ferramenta é a análise SWOT. Trata-se de um conhecimento que pode ser aplicado em pequenas e médias empresas em momentos chave como: planejamento estratégico, análise de resultados ou lançamento de novos produtos! 

A análise SWOT é uma ferramenta de gestão estratégica que ajuda a avaliar as forças (Strengths), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats) de uma organização, projeto ou iniciativa.

Essa análise ajuda a identificar os pontos fortes e fracos internos da organização, bem como as oportunidades e ameaças externas que a empresa enfrenta em seu ambiente de mercado. A análise SWOT é frequentemente usada como parte do processo de planejamento estratégico para ajudar a orientar as decisões e ações da organização.

Para realizar a análise SWOT, é necessário examinar os aspectos internos da organização, como recursos, processos e equipe, bem como fatores externos, como tendências de mercado, concorrentes e mudanças regulatórias. 

Com base nessas informações, é possível elaborar estratégias que permitam à organização maximizar suas forças, minimizar suas fraquezas, aproveitar as oportunidades e enfrentar as ameaças.

Normalmente esta ferramenta é utilizada em planejamentos e sessões onde equipes e diversos setores trabalham juntos para elencar os desafios e oportunidades. Fica mais interessante e eficiente quando essas ideias são representadas em um quadrante, daí o nome alternativo de "matriz SWOT": 

Imersos no dia a dia podemos não notar o quanto nossa empresa possui luz e sombra. Ferramentas como a análise SWOT ajudam a visualizar esses pontos. Forças e Fraquezas estão ligadas a elementos internos da empresa. Enquanto que ameaças e oportunidades estão mais relacionadas a aspectos e situações externas à empresa, que fogem do seu controle de acontecer, mas precisam estar mapeados para terem uma resposta a altura. 

Vamos de exemplos?

Forças

Marca forte: é um ativo valioso que pode atrair clientes fiéis e aumentar a percepção de valor dos produtos ou serviços da empresa.

Equipe experiente: pode ajudar a empresa a se destacar em um mercado competitivo, oferecendo soluções inovadoras e de alta qualidade aos clientes.

Tecnologia avançada: pode ser uma grande vantagem para as empresas que a utilizam de maneira eficaz para aumentar a produtividade, melhorar a eficiência e criar novos produtos ou serviços.

Forte presença online: pode ser uma vantagem significativa para as empresas que utilizam as mídias sociais e outras plataformas digitais para alcançar novos clientes e criar relacionamentos duradouros com eles.

Baixo custo de produção: esta é vantagem competitiva significativa, permitindo que a empresa ofereça preços mais baixos ou maior qualidade por um preço semelhante ao de seus concorrentes.

Fraquezas

Falta de experiência: pode levar a erros e falhas de comunicação, o que pode prejudicar a eficiência e a eficácia da empresa.

Tecnologia defasada: pode tornar difícil para a empresa manter-se atualizada em um mercado em constante evolução, o que pode limitar sua capacidade de inovar e atender às necessidades dos clientes.

Limitações de orçamento: podem impedir a empresa de investir em áreas críticas, como marketing e pesquisa e desenvolvimento, o que pode limitar sua capacidade de expandir e crescer.

Dependência de poucos clientes ou fornecedores: pode tornar a empresa vulnerável a flutuações no mercado, o que pode levar a problemas financeiros ou operacionais.

Má gestão de recursos: pode levar a desperdício de dinheiro e tempo, o que pode limitar a capacidade da empresa de alcançar seus objetivos de negócios.

Oportunidades

Novos mercados: ou mesmo segmentos de clientes que a empresa pode atender são oportunidades de crescimento para ela.

Aumento da demanda: tendências de mercado específicas que a empresa pode capitalizar, como o aumento da demanda por produtos x ou y, semelhantes ao que ela faz ou oferece.

Avanços tecnológicos: a empresa pode adotar as novas tecnologias e incorporar em seus produtos ou processos de negócios.

Mudanças regulatórias: podem favorecer a empresa, como a liberação de restrições governamentais ou incentivos fiscais.

Aumento da conscientização ambiental: oportunidades para produtos e serviços ecologicamente corretos ou com redução de impacto ambiental.

Aquisição ou fusão com outra empresa: a possibilidade de expandir seus negócios ou adquirir novas habilidades e competências.

Mudanças demográficas: o envelhecimento da população ou o aumento da diversidade, podem abrir novos mercados ou oportunidades de segmentação de clientes.

Ameaças

Concorrência intensa: outras empresas do setor que vendem ou prestam serviços semelhantes.

Mudanças nas tendências de mercado: as preferências dos consumidores podem tornar os produtos ou serviços da empresa menos populares.

Flutuações econômicas: alteração no câmbio ou mudanças na política fiscal podem afetar a demanda ou a rentabilidade da empresa.

Regulamentações governamentais: O aumento do rigor pode afetar o desempenho da empresa, como leis ambientais, fiscais ou trabalhistas.

Aumento dos custos: seja de matéria-prima ou mão de obra, podem afetar os preços e a margem de lucro da empresa.

Obsolescência: mudanças tecnológicas podem tornar os produtos ou serviços da empresa obsoletos ou menos eficientes.

Eventos naturais: mudanças climáticas e desastres naturais podem interromper as operações da empresa e afetar o fornecimento de produtos ou serviços.

Mas atenção: as ameaças não devem ser vistas isoladamente, mas avaliadas em relação aos pontos fortes e pontos fracos da empresa, bem como às oportunidades do ambiente externo.

Esses são apenas alguns exemplos de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que podem ser identificadas em uma análise SWOT. É importante lembrar que todos estes aspectos podem variar de empresa para empresa e de acordo com o mercado em que a empresa atua. Ao identificar estes pontos da sua empresa, é importante considerar como elas podem ser usadas para alcançar seus objetivos de negócios.

Além da identificação clara dos pontos fortes e fracos da empresa, também é uma vantagem da análise SWOT o fato de ajudar a tomar decisões estratégicas com base em fatos e dados objetivos. Ela também é fácil de entender e aplicar, mesmo para empresas pequenas e novas no mercado.

Por outro lado, uma das desvantagens da Análise Swot é seu aspecto mais subjetivo. Ela é baseada em julgamentos subjetivos da empresa, o que pode levar a resultados variáveis. Além disso, é possível que durante o processo as equipes escorreguem na falta de objetividade, sendo afetadas pelas emoções pessoais, expectativas ou preferências dos tomadores de decisão.

A análise SWOT não é uma solução pronta. Ela é apenas uma ferramenta para avaliar a posição estratégica da empresa, e não oferece uma solução pronta para os problemas. Com certeza é uma ferramenta útil para avaliar a posição estratégica de uma empresa, mas deve ser usada com cuidado, levando em conta suas limitações e não dependendo exclusivamente dela para tomada de decisão.

Por hoje é só, até a próxima! 

O que é 5w2h e como utilizar esta ferramenta?

by Equipe ERPNOW - 13/04/2023

A ferramenta 5W2H é uma técnica utilizada para planejar e organizar a execução de um projeto ou tarefa. O nome 5W2H é um acrônimo que representa as sete perguntas que devem ser respondidas para definir o que será feito, como será feito e quando será feito. As perguntas são:

What (O que será feito?)

Why (Por que será feito?)

Who (Quem fará?)

Where (Onde será feito?)

When (Quando será feito?)

How (Como será feito?)

How much (Quanto custará?)

As respostas a essas perguntas ajudam a estabelecer um plano de ação claro e preciso, tornando mais fácil a execução do projeto ou tarefa.

A origem da ferramenta 5W2H não é totalmente clara, mas alguns relatos indicam que ela foi criada no Japão, durante o período pós-Segunda Guerra Mundial, como uma ferramenta de gerenciamento para ajudar a reconstruir a economia do país. No entanto, não há uma única fonte ou autoridade reconhecida que possa ser atribuída à invenção da ferramenta. Hoje em dia, a ferramenta 5W2H é amplamente utilizada em todo o mundo por empresas de todos os setores como uma forma simples e eficaz de planejar, executar e monitorar projetos.

A  5W2H pode ser aplicada em diversas áreas e atividades das empresas, como por exemplo:

Planejamento estratégico: para definir objetivos, metas e ações a serem realizadas para alcançar determinado resultado.

Controle de projetos: para garantir que todas as etapas de um projeto sejam realizadas de forma eficiente e no prazo estabelecido.

Análise de processos: para identificar problemas em processos e propor soluções para melhorá-los.

Treinamento de funcionários: para definir o conteúdo e o método de treinamento para os funcionários de uma empresa.

Gerenciamento de equipe: para definir as tarefas e responsabilidades de cada membro da equipe, bem como os prazos para a conclusão das atividades.

Para ajudar ainda mais a visualizar como a ferramenta pode ser aplicada no mundo real, separamos alguns exemplos.

Para planejar um projeto: Uma empresa pode usar a ferramenta 5W2H para planejar um projeto, identificando o que precisa ser feito (o quê), quem é responsável por cada tarefa (quem), quando cada tarefa deve ser concluída (quando), onde cada tarefa será realizada (onde), por que cada tarefa é importante (por que), como cada tarefa será executada (como) e quanto cada tarefa custará (quanto).

Para definir objetivos e metas: A ferramenta 5W2H pode ajudar uma empresa a definir objetivos e metas claros e específicos, identificando o que precisa ser alcançado (o quê), quem é responsável por alcançar cada objetivo (quem), quando cada objetivo deve ser alcançado (quando), onde cada objetivo será alcançado (onde), por que cada objetivo é importante (por que), como cada objetivo será alcançado (como) e quanto custará alcançar cada objetivo (quanto).

Para identificar problemas e encontrar soluções: Uma empresa pode usar a ferramenta 5W2H para identificar problemas em seus processos e encontrar soluções eficazes, identificando o que está causando o problema (o quê), quem é responsável por resolvê-lo (quem), quando a solução deve ser implementada (quando), onde a solução será aplicada (onde), por que é importante resolver o problema (por que), como a solução será implementada (como) e quanto custará implementar a solução (quanto).

Esses são apenas alguns exemplos, a aplicação da ferramenta pode variar de acordo com as necessidades e objetivos de cada empresa. A boa notícia é que não há um jeito "errado" de aplicar a ferramenta 5W2H, pois ela é bastante flexível e pode ser adaptada para diferentes contextos e necessidades. No entanto, é importante lembrar que a qualidade das informações coletadas e a clareza das respostas são fundamentais para o sucesso da ferramenta. 

Por isso, é importante que as perguntas sejam bem elaboradas e que os responsáveis pela coleta e análise das informações tenham conhecimento suficiente sobre o tema em questão. Além disso, é importante que as ações definidas a partir da análise dos dados sejam viáveis e realistas, para evitar frustrações e perda de tempo. Uma dica é aliar o uso da 5W2H com ferramentas de registro de informações em tempo real, como design thinking e facilitação gráfica. 

Visualizar o que está sendo construído na equipe é sempre bom para o melhor andamento de projetos e construções coletivas. 

Esperamos que esse texto lhe ajude a usar a ferramenta de forma mais assertiva e criativa em sua empresa!

Até a próxima!