By Equipe ERPNOW - 30/01/2020
Muitos negócios começam num quarto da casa da família, na garagem ou mesmo entre amigos da faculdade. Uma habilidade interessante como programar, dar aulas, editar vídeos ou produzir peças artesanais pode ser monetizada e virar uma empresa. Ou mesmo lojas e pequenos comércios que começam com poucas peças e depois vão ganhando seu espaço na vizinhança.
Todas estas ideias são empresas em potencial, e empresas, para se desenvolverem precisam de organização e economia, por isso hoje resolvemos dar algumas dicas de tecnologias que podem ser uma mão na roda para empresários e equipes, trazendo mais agilidade no controle de vendas, estoque e comunicação.
Gerenciador de tarefas
Geralmente as pessoas que trabalham de forma autônoma em suas casas, ou possuem uma empresa em outro endereço físico, mas são as inteiras responsáveis por sua gestão, tem dificuldade em lidar com o tempo de trabalho x tempo de descanso e mesmo com o crescimento descontrolado da lista de tarefas. Por isso, vale a pena pesquisar se algum sistema automatizado de organizador de tarefas não pode lhe ajudar.
Para organizar as tarefas em por fazer, em andamento e realizadas, sugerimos sistemas como o Trello ou Asana, que possuem versões pagas e gratuitas. Outro sistema de listas de tarefas, desta vez por projeto é o ToDoIst, com versões mobile e desktop. Quem já faz uso dos serviços Google pode se aventurar no Google Keep, um bloco de notas online que simula os famosos Post-its (notas de papel adesivas) que você sincroniza com seu e-mail e pode acessar do celular ou do navegador.
Muitas tarefas de uma empresa, hoje em dia, podem ser resolvidas pela internet por meio de um computador ou notebook. A possibilidade de criar documentos, enviar contratos e pedidos por e-mail além de digitalizar informações tornou a papelada mais digital do que nunca. Haja HD para manter tudo salvo e com o backup em dia. Mas saiba que é possível trabalhar exclusivamente com os dados “na nuvem” ou seja em grandes servidores físicos, porém alocados em outros locais que não a sua sede, com mais segurança e infraestrutura.
O principal exemplo desta modalidade é o Google, além do serviço de e-mail existe na plataforma diversos serviços como o Google Drive (para criação, edição e armazenamento de textos, planilhas, apresentações, formulários, desenhos e sites) e o Google Agenda. Todos estes serviços estão disponíveis para quem tem uma conta Google e quando a conta é empresarial existem outros serviços exclusivos. Outra opção neste sentido é o Onedrive, da Microsoft, que basicamente congrega todos os serviços e programas do Office numa plataforma online. Estes serviços também ajudam na hora de compartilhar os dados com a equipe, pois, ao invés de cada alteração em um documento gerar um novo arquivo, as alterações podem ser feitas por qualquer pessoa da equipe, mediante autorização do criador do documento, em um mesmo arquivo.
Não importa o seu segmento chega uma hora que a sua planilha de entradas e saídas não está dando conta mais de organizar todas as informações que compõem sua empresa. Por isso é necessário usar um sistema de gestão integrada e de preferencialmente que opere online, assim você pode trabalhar de qualquer lugar com acesso à internet e pode ficar tranquilo quanto ao armazenamento e backup de informações. Um sistema de gestão te ajuda a organizar informações de estoque, vendas, emissão de boletos, compras e contratos. Neste post aqui falamos mais sobre o tema.
Para organizar as tarefas em por fazer, em andamento e realizadas, sugerimos sistemas como o Trello ou Asana, que possuem versões pagas e gratuitas. Outro sistema de listas de tarefas, desta vez por projeto é o ToDoIst, com versões mobile e desktop. Quem já faz uso dos serviços Google pode se aventurar no Google Keep, um bloco de notas online que simula os famosos Post-its (notas de papel adesivas) que você sincroniza com seu e-mail e pode acessar do celular ou do navegador.
Sua empresa na nuvem
O principal exemplo desta modalidade é o Google, além do serviço de e-mail existe na plataforma diversos serviços como o Google Drive (para criação, edição e armazenamento de textos, planilhas, apresentações, formulários, desenhos e sites) e o Google Agenda. Todos estes serviços estão disponíveis para quem tem uma conta Google e quando a conta é empresarial existem outros serviços exclusivos. Outra opção neste sentido é o Onedrive, da Microsoft, que basicamente congrega todos os serviços e programas do Office numa plataforma online. Estes serviços também ajudam na hora de compartilhar os dados com a equipe, pois, ao invés de cada alteração em um documento gerar um novo arquivo, as alterações podem ser feitas por qualquer pessoa da equipe, mediante autorização do criador do documento, em um mesmo arquivo.
Softwares de gestão
Comunicação interna e externa
As tecnologias digitais podem fazer muito pela sua empresa, você pode agilizar o contato com clientes e fornecedores por meio do Whatsapp Business; pode realizar reuniões, entrevistas e ligações por serviços como o Skype e Hangout (do Google). Além disso, pequenas conversas e checagem com a equipe podem ser agilizadas com comunicadores internos como o chat do Gmail, o chat do Skype e Slack.
Para a comunicação externa, vale a pena investir na presença digital da sua empresa, montando páginas e perfis nas redes sociais que mais tiverem a ver com seu produto/serviço e seus clientes. Criar uma comunidade digital ao redor do seu negócio pode alavancar vendas, o famoso boca-a-boca, só que pela internet.
Marketing automatizado
Algumas ferramentas como newsletter e solicitação de cadastro para o uso do wifi (no caso de estabelecimentos comerciais) ajudam a construir uma base de dados importante para empresários. Os dados pessoais (localização, opções de produtos, tempo online e aplicativos utilizados) dos clientes são ouro na mão das empresas que visam fidelizar seu público e oferecer produtos personalizados. Uma sugestão para envio de newsletter para os clientes é o MailChimp, com versões pagas e gratuitas, a depender do tamanho do seu mailing (lista de contatos) e quantidade de envios por mês. Existem outras disponíveis no mercado para captura de contatos de possíveis clientes de acordo com a atividade dele em suas redes sociais e visitas ao seu site.
Pronto, agora você já conhece algumas possibilidades para crescer e gerir melhor sua empresa fazendo uso da tecnologia.
Até a próxima!
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