Os quatro pilares da administração? - Organizar

 by Equipe ERPNOW - 30/06/2022

Os quatro pilares da administração são quatro macro áreas que descrevem, sem restringir, a atuação de um/a administrador/a. Eles foram definidos por Jules Henri Fayol e são: Planejar - Organizar - Liderar - Controlar.

Esta é  uma série de posts onde vamos falar mais sobre cada pilar. Em nosso último texto falamos sobre o primeiro pilar da administração, o Planejamento. Se você não leu, pode ler primeiro aqui o texto "Quais são os quatro pilares da administração?" e depois voltar para esse texto. Importante ter em mente que o equilíbrio e o cuidado com essas quatro áreas é o que definirá o sucesso e a excelência do seu negócio. 

O segundo pilar da administração é, então, a Organização.  É sobre ela que vamos falar hoje. É na Organização que os elementos do planejamento se alinham, ou seja, onde preparamos o terreno para que as ações do planejamento aconteçam, seja no tempo ou no espaço. 

A organização permeia todas as fases do seu negócio, do nascimento ao perfeito andamento. Para isso, precisamos estabelecer em que tempo queremos que as coisas aconteçam, e do que precisamos para realizar. 

Se, no planejamento, sua empresa pretende abrir mais lojas em dois anos, precisamos organizar numa linha do tempo todas as ações a serem tomadas e recursos a serem alocados em cada mês ou semana antes dessa abertura de lojas. 

Organizar é esquematizar o que precisamos fazer, em quanto tempo, e de que recursos vamos precisar para realizar as ações de nosso planejamento. 

Além do planejamento e do desenvolvimento de novos projetos, a Organização está presente desde a mais simples até a mais extraordinária atividade da sua empresa: Controle do estoque, política de crédito e cobrança, fluxo de caixa, formas de pagamento, impostos, compras. Tudo que rodeia a gestão precisa de uma boa dose de organização, procedimento e histórico. 

Além de realizar projetos, uma boa organização pode trazer mais eficiência também. Por isso, hoje vamos sugerir uma ferramenta de organização chamada 5S  

Trata-se de uma técnica japonesa, composta por cinco conceitos. Todos eles começam com a letra S, por isso o nome 5S:

Senso de Utilização (SEIRI) 

Senso de Organização (SEITON)

Senso de Limpeza (SEISO) 

Senso de Padronização (SEIKETSU) 

Senso de Disciplina (SHITSUKE)

A técnica é muito aplicada em processos de qualidade, com o intuito de oferecer o melhor produto ou serviço para o cliente. Porém, não perdemos nada em expandir seu uso na empresa como um todo. Dessa forma, refletimos sobre:

Utilização de materiais, produtos e ferramentas. Tudo que já possuímos em nossa operação faz sentido neste momento?

- Organização: sabemos onde as coisas estão armazenadas, ou como buscar uma informação? A equipe está alinhada quanto a esses conceitos e locais?

- A Limpeza: o nosso ambiente reflete a qualidade que queremos oferecer? Nossas mesas, armários, refeitório estão limpos? Indo além: a área de trabalho no computador, e nossa caixa de emails está limpa? Armazenamos nos locais certos as informações importantes?

- A Padronização: nossos processos estão padronizados e alinhados de forma que diferentes pessoas da equipe possam dar a mesma informação e remar juntas rumo ao sucesso de nosso planejamento? 

- A Disciplina: o 5S todo é essencialmente disciplina, mas aqui refletimos sobre os combinados, se entregamos o prometido e de que forma. Essa etapa fala muito também sobre o comprometimento com a ferramenta 5S.

A promessa é um ambiente de trabalho mais organizado, prazeroso, útil e com entregas maiores e melhores. Se quiser saber mais sobre o 5S pode ler este artigo aqui.  

Hoje falamos sobre o segundo pilar da Administração, a Organização. Se você quiser saber sobre o primeiro pilar, leia no texto "Quais são os quatro pilares da administração?" sobre o pilar planejamento. Em breve voltamos com o próximo pilar: Liderança. 

Até lá!