A ferramenta 5W2H é uma técnica utilizada para planejar e organizar a execução de um projeto ou tarefa. O nome 5W2H é um acrônimo que representa as sete perguntas que devem ser respondidas para definir o que será feito, como será feito e quando será feito. As perguntas são:
What (O que será feito?)
Why (Por que será feito?)
Who (Quem fará?)
Where (Onde será feito?)
When (Quando será feito?)
How (Como será feito?)
How much (Quanto custará?)
As respostas a essas perguntas ajudam a estabelecer um plano de ação claro e preciso, tornando mais fácil a execução do projeto ou tarefa.
A origem da ferramenta 5W2H não é totalmente clara, mas alguns relatos indicam que ela foi criada no Japão, durante o período pós-Segunda Guerra Mundial, como uma ferramenta de gerenciamento para ajudar a reconstruir a economia do país. No entanto, não há uma única fonte ou autoridade reconhecida que possa ser atribuída à invenção da ferramenta. Hoje em dia, a ferramenta 5W2H é amplamente utilizada em todo o mundo por empresas de todos os setores como uma forma simples e eficaz de planejar, executar e monitorar projetos.
A 5W2H pode ser aplicada em diversas áreas e atividades das empresas, como por exemplo:
Planejamento estratégico: para definir objetivos, metas e ações a serem realizadas para alcançar determinado resultado.
Controle de projetos: para garantir que todas as etapas de um projeto sejam realizadas de forma eficiente e no prazo estabelecido.
Análise de processos: para identificar problemas em processos e propor soluções para melhorá-los.
Treinamento de funcionários: para definir o conteúdo e o método de treinamento para os funcionários de uma empresa.
Gerenciamento de equipe: para definir as tarefas e responsabilidades de cada membro da equipe, bem como os prazos para a conclusão das atividades.
Para ajudar ainda mais a visualizar como a ferramenta pode ser aplicada no mundo real, separamos alguns exemplos.
Para planejar um projeto: Uma empresa pode usar a ferramenta 5W2H para planejar um projeto, identificando o que precisa ser feito (o quê), quem é responsável por cada tarefa (quem), quando cada tarefa deve ser concluída (quando), onde cada tarefa será realizada (onde), por que cada tarefa é importante (por que), como cada tarefa será executada (como) e quanto cada tarefa custará (quanto).
Para definir objetivos e metas: A ferramenta 5W2H pode ajudar uma empresa a definir objetivos e metas claros e específicos, identificando o que precisa ser alcançado (o quê), quem é responsável por alcançar cada objetivo (quem), quando cada objetivo deve ser alcançado (quando), onde cada objetivo será alcançado (onde), por que cada objetivo é importante (por que), como cada objetivo será alcançado (como) e quanto custará alcançar cada objetivo (quanto).
Para identificar problemas e encontrar soluções: Uma empresa pode usar a ferramenta 5W2H para identificar problemas em seus processos e encontrar soluções eficazes, identificando o que está causando o problema (o quê), quem é responsável por resolvê-lo (quem), quando a solução deve ser implementada (quando), onde a solução será aplicada (onde), por que é importante resolver o problema (por que), como a solução será implementada (como) e quanto custará implementar a solução (quanto).
Esses são apenas alguns exemplos, a aplicação da ferramenta pode variar de acordo com as necessidades e objetivos de cada empresa. A boa notícia é que não há um jeito "errado" de aplicar a ferramenta 5W2H, pois ela é bastante flexível e pode ser adaptada para diferentes contextos e necessidades. No entanto, é importante lembrar que a qualidade das informações coletadas e a clareza das respostas são fundamentais para o sucesso da ferramenta.
Por isso, é importante que as perguntas sejam bem elaboradas e que os responsáveis pela coleta e análise das informações tenham conhecimento suficiente sobre o tema em questão. Além disso, é importante que as ações definidas a partir da análise dos dados sejam viáveis e realistas, para evitar frustrações e perda de tempo. Uma dica é aliar o uso da 5W2H com ferramentas de registro de informações em tempo real, como design thinking e facilitação gráfica.
Visualizar o que está sendo construído na equipe é sempre bom para o melhor andamento de projetos e construções coletivas.
Esperamos que esse texto lhe ajude a usar a ferramenta de forma mais assertiva e criativa em sua empresa!
Até a próxima!
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