Uma empresa não pode andar sem saber para onde ir e sem saber se está indo pelo caminho certo. O desempenho dela deve ser sempre acompanhado para garantir que ela não saia do trajeto traçado e, caso isso aconteça, que seja percebido rapidamente para que a rota seja corrigida. É cada vez mais fundamental o papel dos relatórios gerenciais na gestão de um negócio. Porém, para que eles sejam eficientes e atuem como um importante aliado na gestão do empresa, é fundamental que sigam alguns conceitos essenciais.
Antes de mais nada ele deve ser apresentado de uma forma bastante simples e intuitiva. Gráficos e destaque para informações e números importantes são essenciais para que a leitura ou apresentação dele seja focada nos pontos que realmente importam. Tenha em mente que os dirigentes da empresa são responsáveis também por outros inúmeros assuntos e que não podem dedicar muito tempo somente na leitura ou apresentação de um relatório.
Um bom relatório também deve poder ser comparado com os relatórios de períodos anteriores para que se possa avaliar a evolução do desempenho da empresa. Portanto, é vital que ele mantenha um padrão tanto na escolha das informações apresentadas quanto na forma de apresentação, e que os números sempre sejam apresentados comparando-os com períodos anteriores e/ou com previsões anteriores. Para isso também é importante que seja mantida a regularidade na elaboração e apresentação de um relatório, sem “furos” ao longo do tempo.
Agora, um item de extrema importância e que nem sempre é valorizado: que o processo de atualização do relatório seja o mais simples e automatizado possível. Assim pode-se garantir que o relatório seja atualizado com rapidez (logo após o fechamento do mês, por exemplo) e que ele não “envelheça”, ou seja, que ele seja apresentado em tempo hábil para que se tome as ações necessárias para que elas influenciem o desempenho da empresa o quanto antes.
Um processo automatizado e simples também aumenta as chances de que o relatório conquiste a melhor qualidade que ele pode ter: a credibilidade, que é resultado direto da qualidade e da assertividade das informações. Quando são apurados erroneamente, os dados podem levar a conclusões incorretas e até a tomada de decisões equivocadas, o que pode causar prejuízos à empresa.
Por isso é fundamental que o processo de atualização do relatório seja o mais rápida e simples possível, em que os dados sejam gerados de forma automatizada, o trabalho e a apuração manual dos números sejam mínimas, reduzindo assim a possibilidade de erros e, novamente, aumentando sua credibilidade.
Portanto, não abra mão de ter um ou mais relatórios gerenciais na sua empresa, mas não deixe de ter em mente esses conselhos quando for criar ou solicitar um: deve ser simples, intuitivo, regular, padronizado, rápido e o processo de atualização deve ser o mais simples e automatizado possível.
Até a próxima!
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