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A importância de trabalhar com arquivos em rede para possibilitar o home office

A importância de trabalhar com arquivos em rede para possibilitar o home office

 by Equipe ERPNOW - 04/01/2021


Em junho de 2020 o IBGE apurou que cerca de 8,9 milhões de pessoas estavam trabalhando de suas casas, o conhecido, home office. Esta modalidade de trabalho está dentro do que chamamos de teletrabalho: trabalho à distância. Antes da pandemia de Covid19, home office ou teletrabalho eram praticados por muitas empresas, seja alguns dias da semana, ou mesmo com todo o time alocado em diferentes localidades pelo planeta. 

Seja qual for o estímulo que fez a sua empresa adotar o trabalho à distância, hoje vamos passar um checklist de situações e ferramentas que precisam fazer parte do dia-a-dia da sua equipe que agora trabalha junta, mas de forma assíncrona e fisicamente separada. Esta flexibilização não é sinônimo de bagunça e com as ferramentas certas as equipes continuam tão produtivas quanto antes, se não mais, graças ao tempo e energia economizados no deslocamento até o local de trabalho. 

A primeira coisa é ter certeza que todo o trabalho desenvolvido pelo seu time pode ser feito à distância, o que significa que ele pode ser desempenhado por meio de computadores (desktops ou notebooks) e compartilhado pela rede, ou seja a  internet “comum” ou VPN (Rede Privada Virtual). Depois, é preciso dispor destas tecnologias para os funcionários, ou seja: bons equipamentos (computadores, acessórios e cadeira ergonômica) e uma boa conexão à internet. Para uma troca saudável e segura, os computadores de todos precisam estar com os softwares atualizados e com antivírus em funcionamento. 

Trabalhando essencialmente pelo computador é mais fácil de implementar o teletrabalho, pois as informações e os arquivos (de texto, apresentações, planilhas e outros documentos) utilizados pela equipe podem ser acessados de qualquer lugar com conexão à internet, contanto que eles estejam num servidor local, ou, na nuvem. 


Mas, qual a diferença entre esses dois modelos

Um servidor é um supercomputador que pode estar localmente na sua empresa e que é responsável por armazenar em segurança todos os arquivos usados pela equipe no seu dia a dia. Ele está conectado a todos os outros computadores e notebooks autorizados a acessar estes arquivos. Seria como uma internet privada que conecta todos da equipe. O servidor armazena esses documentos pois é mais arriscado salva-los somente nos HDs dos computadores funcionais do seu time, fora que existe toda uma estrutura de segurança da informação e de backup destes arquivos que tornam o servidor mais atrativo. 

A outra opção é a chamada “nuvem”, que nada mais é do que um super servidor local que não está na sua empresa, mas sim com outras empresas, como Amazon, Google e Microsoft. Estas empresas alugam um pedacinho dos seus supercomputadores para sua empresa salvar seus documentos neles e todos poderem acessar pela internet, mas, sempre com segurança e backups periódicos. Além da possibilidade de alugar este espacinho, quando usamos serviços do One Drive da Microsoft e GSuite do Google, estamos operando com nossos arquivos “na nuvem”, porém, salvos nos servidores físicos destas duas empresas. 

Inicialmente, pode parecer inseguro depositar seus arquivos num computador que você nem sabe onde está, mas, a tecnologia envolvida na gestão destes servidores enviam seu arquivo salvo para vários (igualmente seguros) de forma que se algum dano acontecer com um, o outro está apto para te atender. 

Trabalhar nestes dois formatos traz mais agilidade para as equipes, evita o envio desnecessário de e-mails e a existência de arquivos duplicados ou desatualizados. Outra funcionalidade do trabalho em rede é o uso de softwares totalmente online para os processos do contas a pagar, acompanhamento do fluxo de caixa, cadastramento de clientes, controle de vendas e estoque e organização da cobrança. Diferente de um software que você teria que instalar em cada computador, algumas versões podem ser acessadas diretamente de navegadores, o que realmente possibilita que as equipes trabalhem remotamente de qualquer lugar com conexão à internet. 

Espero que depois de hoje você se sinta mais disposição em migrar seu trabalho presencial para o trabalho remoto com organização e segurança!


Até a próxima!



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