O que é Conciliação Bancária?

 by Equipe ERPNOW - 21/07/2021

Não é irritante quando o seu controle financeiro diz uma coisa e o resultado o seu extrato bancário diz outra? Para evitar que a equipe financeira perca horas buscando em todos os lançamentos qual o número foi lançado errado ou qual entrada/saída foi esquecida, é preciso que a empresa possua uma conciliação bancária eficiente. 

Conciliação bancária nada mais é do que a comparação do extrato da conta corrente com o controle financeiro interno. Como já abordamos em muitos textos por aqui, não podemos confiar somente na memória e nem em anotações físicas da movimentação financeira da empresa. As empresas têm muitas entradas e saídas, pagamentos diversos em datas diversas, contratações e compras diversas com valores diferentes. Muitas vezes lidamos com mais de um banco para todos esses pagamentos. Por isso, confiar somente no extrato da conta não é a melhor opção também.

Pessoas esquecem, papéis se perdem e usamos mais de um banco para nossas movimentações. Por isso, um sistema de gestão com módulo financeiro é a melhor opção para organizar o fluxo de caixa de sua empresa e a conciliação bancária faz parte disso. 

A conciliação bancária é uma conferência de valores. Se você recebe por diversos meios (cartão de crédito, débito, pix) e faz as anotações em seu controle interno, precisa se certificar que os mesmos valores de fato constam em sua conta corrente. Além de representar mais planejamento para sua empresa, visto que pagamentos à prazo não caem instantaneamente na conta, ela pode prevenir fraudes e erros na hora de cobrar. Por exemplo, a nota ou recibo diz que o produto ou serviço custava R$ 210,00 mas por um erro na hora de teclar na maquininha de cartão, o valor cobrado foi R$ 110,00. 

Além do que é recebido, a conciliação bancária observa os valores que saem da conta também, como transferências automáticas, pagamentos de títulos em débito automático, empréstimos e emissão de cheques, se for o caso. Tudo isso aumenta a saúde financeira da sua empresa, proporcionando mais planejamento e controle. 

Grandes empresas, prestadores de serviços, supermercados e grandes portais de e-Commerce que tem um alto volume de recebimentos via cartões de crédito e débito, tem dificuldade em fazer o controle e  saber se os Adquirentes (Cielo, Rede, Safrapay, PagSeguro, etc) depositaram os valores transacionados no POS (maquininhas de cartão) ou sistemas de TEF. Não por má fé dos adquirentes, mas por possíveis erros de processamentos, os valores transacionados poderão ser diferentes dos valores que são depositados nos Bancos. Para essas empresas são necessários sistemas mais complexos de mercado. Eles fazem esse controle da Conciliação Bancária, transação por transação dentro de milhares de transações diárias, conciliando e apontando as divergências de valores ou desconto de taxas. Esses sistemas de conciliação são utilizados por companhias aéreas, grandes redes de supermercado, de e-commerces, mas também devem e podem ser contratados por estabelecimentos de médio e pequeno porte. Vale pesquisar qual destes sistemas oferecem interface com o seu ERP para finalizar a conciliação bancária.   

Mas atenção! Conciliação Bancária e Fluxo de Caixa são coisas diferentes e é preciso fazer as duas coisas. Saiba mais sobre o fluxo de caixa nesta atualização - "O que é fluxo de caixa?" - do nosso blog. Mas, de modo geral, o Fluxo de Caixa trabalha com valores previstos, enquanto que a Conciliação Bancária confere valores reais de atividades realizadas. 

Se fosse feita manualmente, a conciliação demandaria a impressão ou visualização dos extratos na tela, juntamente com a visualização do controle interno (que pode ser uma planilha ou um sistema de gestão integrada). Com as duas ferramentas é preciso conferir os lançamentos linha por linha, valor por valor para ver se há alguma divergência de valores. 

Felizmente, existe um modo mais simples que este. Os sistemas ERP de gestão integrada com ferramenta de conciliação bancária tem o suporte para importar, os extratos bancários em formato OFX. OFX significa “Intercâmbio Financeiro Aberto”. Esse tipo de arquivo foi criado pelos bancos para facilitar a integração das informações financeiras com seus clientes. 

Feita a importação dos extratos em OFX no sistema ERP, é carregada uma tela exibindo todos os lançamentos encontrados no extrato. A partir daí, o sistema automaticamente procura dentro do módulo financeiro (receitas, despesas ou movimentação bancária) para verificar se cada um desses lançamentos já foram cadastrados. Caso o lançamento seja encontrado, o sistema automaticamente faz a baixa do registro, caso contrário, o usuário tem a opção de cadastrar o lançamento manualmente. 

A conciliação bancária da sua empresa está em dia? Comente aqui embaixo se ficou alguma dúvida! 

Até a próxima!