by Equipe ERPNOW - 15/03/2023
Vai abrir Quando estamos organizando as informações financeiras de nossa empresa, seja para registro do fluxo de caixa, ou prestação de contas para investidores, uma dúvida sempre acomete pelo menos uma vez todos os administradores.
- Esse valor pode ser categorizado como "custo" ou como "despesa"?
As duas palavras não são sinônimos e fazem uma grande diferença quando analisadas pela gestão da empresa. Isso porque o custo é o valor de produção ou aquisição de um item ou serviço. Já a despesa é o gasto realizado em uma compra ou pagamento.
Um bom exercício para saber onde encaixar esse valor é pensar em qual o impacto no gasto na produção ou no estoque do seu produto ou serviço. Por exemplo, chegou a conta de luz do escritório. Além de ser um pagamento recorrente, ele provavelmente já foi previsto e está "encaixado" no seu fluxo de caixa. Sua empresa não vai deixar de atender ninguém esse mês porque a conta de luz veio mais cara (salvo casos extremos - ou caso você não pague a conta e a luz seja cortada, mas isso é assunto para outro texto), isso quer dizer que esse valor é uma despesa.
Agora, diante do aumento das vendas, você percebeu que precisará de mais licenças de um software que seus colaboradores utilizam. Para honrar com sua entrega você terá que fazer a compra dessas licenças, ou seja, esse gasto interfere no seu produto ou serviço. Você está diante de um custo.
Para não esquecer: o gasto afeta sua produção ou estoque? É custo. Não afeta seu estoque ou produção? É despesa.
E nem precisam ser gastos imprevisíveis ou que variaram de um mês para o outro. Por exemplo, um fabricante compra matéria-prima por R$10.000 para produzir produtos. Este valor de R$10.000 é o custo da matéria-prima.
Por outro lado, o fabricante gasta R$5.000 em salários de funcionários, R$3.000 em energia elétrica e R$2.000 em aluguel. A soma destes gastos (R$5.000 + R$3.000 + R$2.000 = R$10.000) é a despesa do fabricante para produzir os produtos.
Ou seja, custo é o valor pago pelos recursos utilizados na produção, enquanto a despesa é o gasto realizado na operação da empresa.
Óbvio que é importante controlar essas informações para ter uma boa gestão financeira da sua empresa. O registro do fluxo de caixa do seu negócio é como um exame de sangue de um paciente. Precisa de dados e indicadores para saber se a saúde está em dia e onde devemos colocar mais atenção.
Por isso, selecionamos algumas dicas para organizar as informações de custos de despesas da sua empresa:
1. Faça o devido controle de custos e despesas, separando os itens por categoria. Pode ser uma planilha, ou melhor ainda, um software de gestão integrada.
2. Considerar no controle todos os gastos realizados, incluindo a data, descrição, valor e categoria. Informações importantes para relatórios e prestações de contas.
3. Fazer uma previsão orçamentária para acompanhar o desempenho financeiro. Seja custo, seja despesa, a maioria dos gastos de uma empresa pode ser previsto e projetado na sua ferramenta de controle.
4. Revisar regularmente o controle financeiro para identificar áreas que precisam de cortes de despesas ou aumento de receitas. Contas de consumo que subiram devido ao aumento do uso, ou da tarifa. Equipamentos que precisam ser consertados com frequência, gerando custos que afetam a entrega do seu produto ou serviço, por exemplo.
5. Utilizar ferramentas financeiras para ajudar na organização, como aplicativos ou softwares especializados em Gestão. Essas soluções concentram ferramentas próprias para o registro de informações, cruzamento de dados entre setores e integração com plataformas de pagamento e recebimento.
Lembre-se de manter suas informações atualizadas e consistentes para uma boa análise financeira. A tomada de decisão é mais assertiva quando a Gestão possui as informações corretas e atualizadas.
Agora você sabe um pouco mais sobre a diferença entre custo e despesa. Esperamos que as dicas de organização financeira sejam igualmente úteis!
Até a próxima!
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