Configure seu email utilizando o servidor do ERPNOW

by Equipe ERPNOW - 17/05/2023

Criamos um tutorial simples para te ajudar a cadastrar a sua conta de email utilizando o nosso servidor. Acompanhe:

Primeiro, logue no Sistema e acesse Menu Cadastros Básicos / Configurações / Envio de e-mail.

Nesta tela, você escolhe se vai utilizar o servidor do ERPNOW ou seu próprio servidor de e-mail para disparar as mensagens: 

Para conhecer a diferença entre as duas formas de cadastramento clique neste texto que criamos “Configure seu email no ERPNOW”.

Aqui focaremos na segunda opção, onde o seu e-mail é enviado pelo servidor do ERPNOW, com o endereço de e-mail da sua empresa. 

Sobre a segunda opção: Enviar os emails através de uma conta de email do ERPNOW

Nesta opção, seus e-mails serão enviados pelo servidor do ERPNOW, com o endereço de e-mail da sua empresa.

Porém, nesta modalidade você não fica com uma cópia da mensagem em sua caixa de saída, como aconteceria se ele tivesse enviado pelo seu Outlook, por exemplo. Isso acontece porque nós não temos acesso a essa caixa de e-mails, somos apenas um mensageiro.

Conforme a tela abaixo, para usar o servidor do ERPNOW basta clicar na opção “Enviar os emails através de uma conta de email do ERPNOW” e escolher a opção que o sistema deve utilizar para enviar os e-mails:

1. Cada usuário envia mensagens com seu próprio email de login
2. Configurar um endereço de email padrão para cada módulo

Esse formato é mais fácil, pois os clientes do ERPNOW não precisam fornecer mais informações técnicas do que isso para enviar suas mensagens.

Sua empresa possui domínio próprio?

Se a sua empresa possui domínio próprio (ex.: cobranca@nomedasuaempresa.com.br). É possível melhorar ainda mais a entrega dos seus e-mails pelo nosso servidor. Para isso é necessário efetuar um cadastramento CNAME no seu domínio. 

Este cadastramento autoriza nosso servidor a realizar os envios dos seus e-mails, isso pode minimizar ao máximo que eles sejam identificados como SPAM.

Veja abaixo um exemplo de mensagem que o seu cliente pode receber quando o servidor dele acreditar que o e-mail recebido é um SPAM.

Agora, conheça o passo a passo para cadastrar o CNAME em seu domínio:

1. Cadastramento CNAME: clique no botão “Cadastro/Validação de Domínio”. Inclua o domínio da sua empresa e clique no botão “Cadastrar”. 

2. Gere os códigos: clique no botão “Cadastrar” para que o sistema gere o CNAME. 

Após visualizar os códigos, será necessário cadastrá-los no DNS da empresa que hospeda o seu domínio, exemplo Registro.br, Locaweb, Uolhost e outras.

Importante: Esse cadastramento deve ser feito por algum técnico que entenda do assunto.

O status ficará pendente até que o processo do passo 2 seja efetuado. 

3. Cadastramento efetuado: após efetivar o cadastramento da etapa 2, clique no botão no botão “Validar” para verificar se o cadastramento foi efetuado com sucesso. Este processo pode demorar até 24h para que o ERPNOW identifique a validação. 

Conheça abaixo os status possíveis após a validação:

• Válido: neste caso o cadastramento foi efetuado com sucesso, o nosso servidor já está carregando a informação que é responsável pelo envio dos seus emails. 

• Erro: nesse caso é necessário clicar no botão para “Erro” para entender qual o problema e solucioná-lo, após resolução clique no botão “Validar” novamente. 

Este procedimento feito corretamente deve resolver o problema da mensagem ser tratada como SPAM apenas pelo fato de ter sido gerada no servidor do SENDGRID, mas lembre-se que existem outras boas práticas que ajudam a evitar SPAM.

Reputação do seu domínio

Também é possível acompanhar a reputação do seu e-mail, veja que nesta tela também disponibilizamos o % que demostra a reputação do seu e-mail, ou seja, o quanto seu e-mail é bem vista pelos servidores.

Veja abaixo como é feita esta conta e quando se preocupar:

Esta reputação reflete os últimos 30 dias e é atualizada diariamente. Ela reflete a % de e-mails entregues em relação aos emails enviados. Portando este número aumenta quando um e-mail é entregue e diminui quando um e-mail é inválido, recusado pelo servidor de e-mails do destinatário ou reportado como SPAM.

• Verde: acima de 75
• Amarela: entre 50 e 75
• Vermelha: abaixo de 50

Importante: quanto maior a sua pontuação, significa que os servidores de e-mail confiam no seu endereço de e-mail e maior fica a entrega das suas mensagens, ou seja, maior a entregabilidade e menos chances de bloqueio ou ir para SPAM. Por isso é muito importante cuidar para que os seus destinatários (clientes), tenham e-mail válido e que o conteúdo do email não seja confundido com SPAM. 

Aproveitando que estamos neste tema, separamos o texto que preparamos com boas práticas para que cada vez menos suas mensagens sejam identificadas como SPAM. “Como evitar que sua mensagem por e-mail vá para o spam”.

Temos outra novidade nesta tela para te contar!

Verificar bloqueios de e-mail

Agora é possível verificar se um determinado endereço de e-mail está bloqueado para envio. Isso acontece quando um e-mail é rejeitado por algum motivo e considerado como bloqueado pelo Sendgrid. Neste caso o sistema não enviará mais e-mails para este endereço. (isso ajuda que sua conta não dispare mensagens para destinatários bloqueados e ajuda a melhorar sua reputação)

Após a consulta é possível clicar no botão “Remover Bloqueio” para efetuar o desbloqueio manual deste endereço, desta forma ele estará disponível para futuros envios. 

Importante: o desbloqueio não garante o recebimento do e-mail, pois ele pode ser bloqueado novamente e entrará na lista de bloqueios novamente no ERPNOW. 

Essa verificação de bloqueios só funciona nas contas que utilizam o nosso servidor de email.

Pronto, agora você sabe como configurar o seu e-mail e usar o nosso servidor de uma maneira mais eficiente. 

Até mais!