Previsão de despesas : O que é e como funciona?

by Equipe ERPNOW - 24/01/2024

O Relatório de Previsão de Despesas é um componente muito relevante da gestão financeira de qualquer empresa, independente do seu tamanho. Ele se refere a uma estimativa detalhada das despesas que uma empresa provavelmente terá durante determinado período. Pode ser mensal, trimestral ou anual. Essa projeção possibilita às empresas planejar seus gastos de forma mais eficiente e tomar decisões informadas sobre investimentos, expansões e cortes de custos.

Para realizar uma previsão de despesas eficaz, é importante considerar todas as categorias de despesas, desde os custos fixos, como aluguel e salários, até os custos variáveis, como matéria-prima e marketing. Além disso, a análise de dados históricos, sazonalidade e tendências do mercado desempenham papel crucial na precisão da previsão.

Ao ter uma previsão de despesas bem estruturada, as empresas podem evitar surpresas desagradáveis, como falta de capital para cobrir despesas emergenciais, atrasos no pagamento de fornecedores ou mesmo dívidas acumuladas. Além disso, a previsão ajuda a manter um controle mais preciso do fluxo de caixa, permitindo a tomada de decisões informadas e a identificação de áreas onde é possível economizar.

Uma previsão de despesas precisa de abordagens bem estruturadas e ferramentas adequadas para ser eficaz. Aqui estão algumas ferramentas comumente utilizadas para realizar uma previsão de despesas precisa:

1. Planilhas Eletrônicas - permitem criar modelos personalizados para monitorar e prever despesas. Você pode usar fórmulas e gráficos para visualizar tendências e ajustar os números conforme necessário.

2. Sistemas de Contabilidade e Planejamento Financeiro - têm funcionalidades de previsão embutidas. Eles permitem inserir dados financeiros e criar previsões com base em histórico e tendências.

3. Softwares de Gestão Integrada - ajudam a ter uma visão da empresa em várias áreas (CRM, vendas, gestão de contratos, estoque, chamados, relatórios etc.) e também no financeiro para rastrear despesas e criar os lançamentos futuros de despesas.

4. Modelos Financeiros - modelos financeiros prontos, como os disponíveis no Excel ou online, podem ser adaptados a suas necessidades. Eles geralmente incorporam fórmulas e estruturas que facilitam a previsão.

5. Análise de Tendências Históricas - usando dados históricos de despesas, você pode identificar padrões sazonais ou cíclicos que o ajudarão a prever futuras despesas.

6. Método de Percentual de Vendas - esse método prevê as despesas com base nas vendas projetadas. Cada categoria de despesa é estimada como um percentual das vendas.

7. Método de Média Móvel - esse método usa uma média ponderada das despesas passadas para prever despesas futuras, levando em consideração inflação e outras mudanças.

8. Tecnologia de Inteligência Artificial (IA) - algumas ferramentas de IA podem analisar padrões de gastos e ajudar a criar previsões mais precisas ao longo do tempo.

Naturalmente que a escolha da ferramenta depende das necessidades da sua empresa e da complexidade das suas despesas. O ideal é escolher uma ferramenta que se adapte ao tamanho e à estrutura do seu negócio e que permita uma análise detalhada, precisa e recorrente das despesas.

Qual a diferença entre Previsão de Despesas e Orçamento Anual?

A previsão de despesas é uma estimativa das despesas futuras que uma empresa espera incorrer com base em dados históricos, tendências e outros fatores relevantes. É uma projeção informada sobre como a empresa espera que seus gastos evoluam ao longo de determinado período, como um trimestre ou um ano. A previsão de despesas não está necessariamente vinculada a valores específicos de orçamento, mas é uma ferramenta útil para antecipar as necessidades financeiras e ajustar estratégias de acordo.

O orçamento é um plano detalhado que aloca recursos financeiros específicos para diferentes atividades, projetos ou áreas da empresa. Ele é baseado nas previsões de receitas e despesas, mas é mais concreto em termos de valores definidos. O orçamento geralmente é elaborado anualmente e envolve a alocação de recursos para cada departamento ou projeto. É uma ferramenta de controle que ajuda a empresa a acompanhar os gastos reais em comparação com o plano.

Em termos de flexibilidade, a previsão de despesas está mais voltada para a antecipação de tendências e padrões, ela é mais flexível e pode ser ajustada com mais facilidade à medida que novos dados estão disponíveis. Enquanto o orçamento é um plano detalhado de alocação de recursos, é também mais rígido e serve como um plano a ser seguido durante um período específico. Ambos são cruciais para uma gestão financeira eficaz, pois ajudam a empresa a se preparar para o futuro e a controlar os gastos de acordo com os objetivos definidos.

Em resumo, a previsão de despesas é uma ferramenta valiosa para o planejamento financeiro de uma empresa, fornecendo uma visão clara dos gastos futuros e auxiliando na tomada de decisões estratégicas. Com uma previsão bem elaborada, as empresas podem enfrentar desafios financeiros com mais confiança e alcançar uma gestão mais eficiente de seus recursos.

Agora você já sabe o que é a Previsão de Despesas e a importância dessa informação para o andamento da sua empresa!

Por hoje é só! Bons Negócios!