Um sistema de gestão é essencial para qualquer empresa, seja ela pequena, média ou grande. É importante não confiar na memória, ou somente em caixas de e-mails e planilhas, a organização de diversos setores.
Mas, você sabia que um sistema pode ser determinante para você fazer mais vendas de produtos e serviços? Hoje vamos mostrar como as ferramentas de automação em sistemas de gestão integrada trazem mais produtividade e organização para sua equipe de vendas também.
Uma proposta comercial é composta de diversos tópicos que podem variar de acordo com o tipo de produto ou serviço que sua empresa oferece. Mas no geral são: objetivo, escopo, argumentação, produtos e serviços, dados da empresa, informações comerciais e o call to action. Falamos mais sobre a estrutura de propostas no texto "Como fazer uma proposta comercial automatizada?".
É esperado que uma empresa em pleno funcionamento gere muitos contatos, produza muitas propostas e acompanhe muitos pedidos. Porém, não é muito desejado que nosso time de vendas perca tempo redigindo propostas todas iguais, ou e-mails todos iguais, para os mais diversos clientes. Aposte na produtividade e na assertividade escolhendo um sistema de gestão integrada eficiente também para confecção de propostas comerciais.
Listagem de produtos e serviços está sempre à mão
Um sistema de gestão armazena e organiza as informações sobre seus produtos como, nome, tipo, valores e informações específicas. Na hora de configurar uma nova proposta, você só precisa escolher o nome (ou código) do seu produto dentro deste banco de dados que as demais informações específicas dele serão incorporadas à proposta.
Contato dos clientes sempre atualizado
A integração não para aí. A maioria dos sistemas de gestão possuem um módulo de CRM (Customer Relationship Management) onde você armazena o nome, seguimento, contatos e vendas já realizadas de todos os seus clientes, e também dos possíveis clientes, ou seja, aquelas pessoas que entraram em contato com sua empresa, porém ainda não fizeram sua primeira compra com vocês.
Isso traz agilidade na hora de enviar a proposta para o cliente certo no e-mail certo, o vendedor só precisa cadastrar este contato uma vez e atualizá-lo no sistema todo, quando for necessário.
Redação impecável e sem erros
O módulo de propostas de um sistema de gestão permite que sua equipe de vendas cadastre templates, modelos, de propostas e e-mails. Assim, você só precisa escrever e revisar uma vez o esqueleto do e-mail. Quando estiver configurando sua proposta, irá escolher na interface do sistema que template de proposta quer fazer e para qual cliente vai enviar.
Automaticamente os campos editáveis, que chamamos de coringas e que normalmente vem entre os símbolos #coringa#, serão atualizados com as informações daquela venda específica. Mas não se preocupe, antes de enviar para o seu cliente você poderá editar manualmente cada linha, seja da proposta ou do e-mail e fazer aquele ajuste fino.
Acompanhe seu cliente no processo de venda
Uma proposta comercial construída automaticamente por um sistema de gestão tem mais um ferramenta especial: o link de aprovação ou recusa.
Funciona assim: após escolher o tipo de proposta, configurar as informações, gerar o arquivo em pdf e o e-mail para seu cliente, é possível acrescentar no e-mail o link de aprovação. Quando seu cliente abrir a mensagem e clicar no link, ele será direcionado para uma página web com a proposta idêntica ao PDF e com dois botões “aprovar” e “recusar”. Ou seja, ele nem precisa responder seu e-mail de venda, alí mesmo pode clicar e você será notificado via sistema da aprovação ou da recusa.
Pesquisas com nossos clientes mostram que propostas enviadas com link de aprovação são as mais aprovadas e em menor tempo. Mas, caso você não queira utilizar essa ferramenta de link, não se esqueça de inserir manualmente o call to action que sua equipe de vendas costuma usar para não deixar os clientes sem saber, no geral são: “para aprovar, responda este e-mail, “responda este e-mail que ligamos para você”, etc.
Follow UP inteligente e organizado
Usar um sistema de gestão para criar, manter e organizar suas propostas comerciais tem ainda a vantagem de oferecer muitos filtros de pesquisa. Como as propostas são digitais e todos os campos de informações podem ser catalogados, sua equipe de vendas pode estruturar melhor as campanhas de follow-up, ou seja, retorno para seu cliente.
Por exemplo, hoje precisamos ligar para todos os clientes que receberam nossas propostas há 10 dias, hoje vamos mandar uma mensagem por e-mail para nossos clientes que receberam nossa proposta há mais de 30 dias e não retornaram. Além de data, é possível filtrar por cliente, por valor, por produto, e etc.
Outra funcionalidade interessante é que, se você configurar corretamente, pode pedir para o sistema te avisar com uma notificação assim que o seu cliente tiver aberto a proposta enviada por e-mail. Com essa informação, se for num horário comercial oportuno, você pode fazer uma ligação telefônica para ele nesse momento. Nesta ligação, fique a disposição para tirar dúvidas, ou perguntar se ficou faltando alguma informação, marque presença.
Automação de propostas garante um tempo de resposta menor
Com todas estas funcionalidades integradas com o sistema de gestão da sua empresa, a criação e o monitoramento de propostas comerciais fica mais ágil e organizada. Não dependemos somente do telefone celular ou da caixa de e-mails deste ou daquele vendedor específico. Nada supera o contato pessoal e a relação de confiança que os vendedores estabelecem com seus clientes, porém, sabemos que o tempo de resposta é algo valioso em uma negociação.
Isso significa que assim que a empresa foi contactada para resolver um problema do cliente, que pode ser solucionado com um produto ou serviço dela, essa resposta tem que ser rápida. Esse cliente tem pressa de resolver esse problema, ele está propenso a fazer uma compra ou contratação e, precisa se sentir valorizado.
Propostas comerciais automatizadas atendem a todos os requisitos, pois são confeccionadas mais rapidamente, possuem muitas informações já levantadas por conta da integração do sistema de gestão com o estoque, por exemplo, e podem ser enviadas em minutos por e-mail direto pelo sistema, sempre precisa escrever o arquivo, salvar em pdf e enviar para o cliente por e-mail.
Dica bônus: Atualmente, poucas empresas fazem uma apresentação comercial ou enviam uma proposta comercial presencialmente para os clientes. Se esta for a sua realidade, saiba que o envio de um arquivo digital é igualmente importante, então, após sua reunião presencial, não deixe de enviar as mesmas informações apresentadas de forma digital para o e-mail do seu cliente.
Por hoje é só! Se você tiver alguma dúvida sobre propostas comerciais automatizadas, pode nos escrever nos comentários!
Até mais!
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