Como fazer uma proposta comercial automatizada?

 by Equipe ERPNOW - 22/04/2021

Em tempos onde orçamentos são enviados a qualquer hora pelo Whatsapp, viemos lembrar da importância de se estruturar e formalizar muito bem suas propostas comerciais. É na proposta comercial que a empresa tem a chance de apresentar-se mais profundamente para seu cliente, mostrar o que faz, como faz e quanto isso vai custar. 

Normalmente utilizadas entre serviços e venda de produtos de empresas para empresas (B2B), as propostas comerciais também podem estar presentes nas relações entre empresas e consumidores finais (B2C). Seu modelo pode variar um pouco, mas precisa contemplar pontos essenciais como: 

• Qual o objetivo da proposta: onde você situa seu cliente do que você pode fazer para resolver o problema que ele tem.

• Escopo da proposta: apresenta que produtos ou serviços que sua empresa desempenha se aplicam à realidade do seu cliente.

• Argumentação para convencer o cliente: fornece dados do quanto de melhoria para seu cliente seus produtos podem representar, ou, o que justifique o investimento a ser feito. 

• Apresentação de produtos e serviços: informações complementares à argumentação, ainda sobre seus produtos, mas focando em adaptações e necessidades para boa operação/ entrega/desempenho. Se for o caso, acrescente um cronograma. 

• Clareza nos dados da empresa: descrição resumida de sua empresa. Mas, se o cliente já te conhece, seja breve ou nem coloque esse item na proposta. 

• Informações comerciais: colocar qual o investimento, formas de pagamento aceitas, validade da proposta, e demais informações que julgar necessário. 

• Call to action (chamada para ação): Deixar muito claro qual é o próximo passo que o cliente deve dar caso queira fechar o negócio. Fornecendo aqui um prazo de validade da proposta (7 dias, 15 dias, 30 dias, por exemplo).

• Apêndice: Caso necessário, anexe documentos extras, como fotos de produtos, catálogos, depoimentos, etc.

Não é muito produtivo que a cada cliente sua equipe comercial comece um novo documento e escreva do zero uma nova proposta. Se a sua empresa é bem estruturada, tem controle de matéria prima, entradas e saídas e faz uso de uma sistema de ERP para organizar todas as informações da gestão, nada mais justo do que concentrar também neste ERP suas propostas.

Sim, as propostas comerciais podem ser automatizadas e só existem vantagens!

Com o ERPNOW, por exemplo, é possível: 

Criar layouts Personalizados para suas propostas

O sistema permite que você crie previamente vários layouts de acordo com os tipos de propostas que sua empresa trabalha, venda de produtos, prestação de serviços, manutenção de equipamentos, etc. No momento da confecção da proposta, basta escolher um dos layouts pré-cadastrados que o sistema carrega os textos e formatações definidas. Nada de ficar copiando e colando de um arquivo no outro, isso significa mais rapidez no processo de criação de propostas personalizadas. 

Cadastro e consulta de Tabelas de Preços

No ERPNOW é possível criar listas de preços ilimitadas. Estas podem ser utilizadas no momento da criação dos pedidos de vendas, pois, como estão integradas no mesmo sistema das propostas, os valores dos pedidos são preenchidos de forma automática para cada um dos serviços ou produtos de sua empresa.

Envio por E-mail direto do sistema para o seu cliente

Ao finalizar a criação das suas propostas no ERPNOW, com apenas um clique você envia as propostas diretamente por e-mail para seus clientes. Então, não tem a necessidade de configurar o documento no sistema, baixar o arquivo, anexar num e-mail e então enviar (mas, se quiser, pode). É possível configurar uma conta de e-mail de sua empresa, neste caso da equipe do Comercial, para que o ERPNOW utilize no momento do envio da proposta como remetente. 

Aprovação e Reprovação de Propostas Categorizadas

Após o envio das propostas para seus clientes, que receberão em seus e-mails, é possível marcá-las como aprovadas ou reprovadas, e também indicar o motivo de perda (preço muito alto, pagamento pouco facilitado, etc) da venda. Essa informação também pode ser atualizada manualmente pelo vendedor. 

Seu cliente aprova a proposta comercial com um clique

Para aumentar a taxa de conversão de suas propostas, você pode enviar por e-mail o link para aprovação da proposta. A única coisa que seu cliente precisa fazer é clicar no botão de aprovação e pronto! Depois disso, você receberá uma notificação da aprovação e poderá gerar a venda no sistema com as informações da proposta. 


Criação automática de Pedidos de Vendas

Depois da aprovação de uma proposta, como falamos no item anterior, o passo seguinte do fluxo é a criação do pedido de venda. Essa operação é feita com apenas um clique pelo vendedor, assim que ele é notificado pelo ERPNOW, cuja proposta foi aceita. 

Fazer uso de um sistema gerencial online e integrado significa profissionalizar a sua empresa e realmente ter controle dos processos, inclusive, das vendas que darão início a processos de entrega e confecção. Por isso, não hesite em testar mais essa funcionalidade do ERPNOW: gerenciamento de propostas comerciais. Tudo no sistema, documentado, da formatação até o clique de aceite.

Até a próxima!