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Como controlar estoques com produtos de diferentes de uso único ou prolongado?


by Equipe ERPNOW - 14/02/2022

Se você trabalha com estoques deve saber que controlar o fluxo de mercadorias, quantidades, prazo máximo e condições de armazenamento são essenciais para o bom funcionamento de sua empresa. Sem um estoque de qualidade e com alta performance muitas outras atividades podem ser prejudicadas e não é isso que queremos!

Agora, e se temos condições diferentes de armazenamento para os produtos em uma mesma empresa. Ou se, por exemplo, sua empresa tem características específicas de armazenamento? O estoque de um salão de belezas é bastante diferente de um salão de uma floricultura, por exemplo.


Outro ponto que pode nos chamar atenção é a estocagem depois que os produtos foram utilizados, será que precisamos de espaços específicos para manter a qualidade e as condições dessas mercadorias?


Vamos conversar um pouquinho sobre isso, para que você compreenda a importância do estoque, além é claro de saber as particularidades que cada negócio pode ter no momento de guardar suas mercadorias e produtos com segurança.


A importância do controle de estoque e o sistema de gestão


Ao contrário do que se pode imaginar, o controle de estoque para pequenas empresas é essencial. Mesmo que a quantidade de produtos que você deve armazenar não seja imensa, tem toda a dimensão do que você tem armazenado, assim como as quantidades e se funciona para sua operação trabalhar com estoque negativo, ou somente com ele positivo. Isso é essencial para que você evite prejuízos, vendendo itens a mais do que sua capacidade de produção ou entrega. 


E caso você não queira ter dor de cabeças com esse processo, ter um sistema de gestão pode auxiliar não apenas seu estoque, como todo o seu negócio. Vamos dar alguns exemplos de como sua vida pode ser facilitada. 


Verifique seu estoque remotamente


Imagine que chegou o dia de você comprar mercadorias que estão em falta no seu estoque. Se você não tiver isso facilmente organizado, possivelmente, terá que conferi-lo a cada compra. Ainda mais, se você não tiver um sistema integrado e digital, pode sofrer com a falta de atualizações feitas pelos funcionários, ou até mesmo por você.


Com um sistema de gestão isso não ocorre, já que a entrada e baixa dos produtos é dada automaticamente, assim que registrada pela nota fiscal, sendo que um relatório pode facilmente ser gerado antes de suas compras, evitando que falte ou sobre determinado produto ou mercadoria.


Como já falamos: informatizar as informações burocráticas elimina a própria burocracia. Se você ainda não tem um sistema de gestão e é pequeno empresário, dê uma olhada neste link e conheça os principais erros de gestão das pequenas empresas.


As diferenças entre os produtos e mercadorias e a estocagem


Agora que você sabe que o sistema de gestão pode ser seu aliado nesse processo de estocagem e facilitar sua vida, como de fato organizar suas mercadorias em seu estoque?


Primeiramente, você precisa saber quais as qualidades das mercadorias que precisa armazenar. No caso das floriculturas, nosso exemplo anterior, ter um ambiente com temperaturas baixas pode ser essencial para a conservação das flores. Algumas espécies tropicais como alpina, antúrios e helicônias devem estar em temperaturas próximas aos 15ºC, já outras desabrocham e murcham em 24 horas, o que pode trazer perdas ao estoque, portanto, ter uma câmara fria pode ser recomendável, como aponta o manual do Sebrae para quem deseja montar uma floricultura.


Conhecer seu produto, como no caso das flores acima, é essencial para mantê-las em boas condições e não gerar desperdícios, mas e quando os produtos possuem um uso mais prolongado na prestação se algum serviço? Como será que devo gerir meu estoque?


Vamos usar o outro exemplo, o do salão de beleza. Sua rotina irá dizer em quanto tempo alguns produtos mais duráveis (como cremes e shampoos) acabam, e quantos itens de uso único precisam ser comprados periodicamente (como lixas de unha, acessórios para penteados, toucas, etc).  Saber em quanto tempo aquele produto será utilizado também é essencial, para não serem perdidos produtos por conta do excesso de mercadorias estocadas. Saiba todas as entradas e saídas dos produtos (novamente o sistema de gestão pode facilitar sua vida nesse momento), por meio da observação e experiência você poderá verificar qual o fluxo necessário de reabastecimento daquela mercadoria.


Uma dica interessante é você observar bem a utilização dos produtos, se for necessário, treinar seus colaboradores para que não haja desperdício, tornando seu estoque ainda mais eficiente, já que nele estarão apenas aqueles produtos estritamente necessários.


Sobre os produtos abertos e utilizados no dia a dia do salão, vale a pena destacar que temperaturas altas e contato com a atmosfera podem comprometer suas qualidades. Portanto, sempre escolha um lugar arejado e seco para dispo-los, assim como deixar em pé (de acordo com a embalagem), lembre-se que elas foram desenhadas para manter o produto em bom estado, respeitar essa simples dica pode evitar que você tenha que comprar outra mercadoria.


Agora, uma breve recapitulação:


1 – Verificar como os sistemas de gestão podem facilitar seu dia a dia e fazer com que controle o seu estoque de maneira eficaz, evitando desperdícios e prejuízos.


2 – Conhecer as qualidades dos produtos que serão estocados e preparar um ambiente adequado para eles.


3 – Por meio da experiência, observar como as mercadorias são utilizadas no seu estabelecimento, controlando as entradas e saídas dos produtos de maneira eficiente.


4 - Diferenciar os produtos duráveis e utilizados por longos períodos (mas que eventualmente precisam ser repostos), daqueles de uso ou venda única. 


5 – Manter produtos em utilização em locais secos e arejados, sempre respeitando o posicionamento das embalagens e as orientações de conservação do fabricante.


6 - Aprender a lidar com o estoque negativo. Essa informação, disponível em sistemas de gestão integrada, é importante para empresas que vendem o produto antes de dar entrada no estoque. O pedido de venda sai antes da mercadoria chegar no estoque. Em teoria o estoque ficaria negativo até que o recebimento seja feito.


Com essas dicas você poderá manter seu estoque, seja ele de uma floricultura, ou salão de belezas, ou qualquer outro estabelecimento de uma maneira eficiente e inteligente, trazendo mais saúde para seu negócio!


Nos vemos no próximo texto, até a próxima!


 

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