Informações Essenciais para uma Ordem de Serviço

by Equipe ERPNOW - 21/04/2022

Ordem de serviço é um documento interno. Muito presente em empresas que oferecem produtos ou serviços que demandam atualizações, reparos ou trocas periódicas. Como por exemplo empresas que alugam equipamento de informática para escritórios, ou seguradoras que cobrem a assistência técnica de eletrodomésticos em residências.

Ordem de serviço não é a mesma coisa que Chamado, porém muitos chamados podem dar origem a ordens de serviço. Imagine que você gerencia uma loja de doces. Como você aceita cartão de crédito para receber dos seus clientes, precisa ter um POS (máquina que lê o cartão e efetua a transação bancária) conectado ao seu caixa. Seja este POS comprado ou alugado, no caso de algum problema técnico com esse equipamento você como gerente irá abrir um chamado na empresa que o vendeu, ou com o banco que lhe oferece essa solução de pagamento. 

A depender do problema com o POS, a resposta da empresa para este chamado pode já resolver a situação (recarregue a bateria, use conectado à tomada, conecte a rede de wifi correta, etc), ou pode gerar uma Ordem de Serviço para que a equipe técnica investigue e resolva o problema com o seu POS de forma mais próxima, personalizada e aprofundada. 

Para que as ordens de serviço servem? 

Em poucas palavras, para organizar a rotina da empresa e prestar este atendimento de forma eficiente e dentro de algum prazo. Deixando os clientes satisfeitos e sem sobrecarregar a equipe. Muitas ordens de serviço ainda são geradas manualmente, no famoso bloco de OS em três vias (uma para empresa, uma para o prestador de serviço e uma para o cliente).

Contudo, é preciso ter uma organização e um histórico desses atendimentos já na fonte, quando o Chamado vira OS. Lembrando que atualmente os chamados são gerados por vias eletrônicas (e-mail, chat, help-desk, SMS, etc). O módulo de ORDEM DE SERVIÇO nos softwares de gestão integrada foram criados justamente para registrar estas intervenções técnicas feitas pela sua equipe. 

Empresas que prestam serviços, usam as Ordens de Serviços para registrar serviços realizados no cliente ou em seu laboratório interno. Por isso não importa onde o serviço foi realizado, mas é importante para a boa gestão da empresa saber que tipo de problemas tem ocorrido, com que clientes, produtos e o custo que essas intervenções representam (visita, transporte, hora do/a técnico, troca do produto, etc). 

Que informações são indispensáveis para uma OS? 

Para organizar o trabalho, seja na versão impressa ou na versão digital dentro do seu sistema de gestão, as OSs precisam conter: 

PARTE 1 

• Cabeçalho com numeração, tipologia (reparo, troca, instalação), status (concluída, cancelada, adiada), prioridade, data da abertura, usuário de cadastro

• Informações sobre o equipamento envolvido, como nome equipamento, número de série, modelo, fabricante; 

• Informações sobre o solicitante como, nome do cliente, pessoa de contato, fone, email, técnico responsável.

PARTE 2 

• Informações sobre o problema, laudo técnico e  outras observações. 

Essa parte normalmente é preenchida após a visita técnica. 

PARTE 3 

• Informações para agendamento de visita na OS: data, horário e técnico que fará a visita.
  
  
• Informações sobre os serviços a serem prestados e peças a serem consideradas para compra/entrega.
  
  
• Informações sobre as despesas atreladas (por exemplo pedágio, gasolina, alimentação).

Fazendo uso de um software de gestão integrada para sua empresa, com um módulo de Ordens de Serviço, é possível imprimir um resumo de todas as OSs feitas para um determinado cliente, gerar uma observação financeira e um pedido de vendas a partir das OS abertas. Além disso tudo, esses dados registrados devidamente são informações valiosas para futuros relatórios de desempenho da empresa, equipe e relacionamento com o Cliente. 

Esperamos que essas informações sejam úteis para que você crie suas ordens de serviço bem completas e eficazes!

Até a próxima!