Como controlar estoques de produtos de uso único ou prolongado

by Equipe ERPNOW - 28/02/2025

O controle de estoques é uma das tarefas mais desafiadoras para qualquer empresa que lida com produtos físicos. Este processo torna-se ainda mais complexo quando a empresa comercializa produtos de diferentes naturezas, como itens de uso único e produtos de uso prolongado. Para lidar com essa diversidade de produtos, é essencial ter um sistema de gestão de estoque eficaz, que permita otimizar a movimentação de mercadorias, minimizar erros e garantir que a empresa esteja sempre pronta para atender à demanda.

A diferença entre produtos de uso único e prolongado

Antes de abordar as soluções tecnológicas, é importante entender as diferenças entre os dois tipos de produtos mencionados: os de uso único e os de uso prolongado. Cada um desses produtos exige um tipo diferente de controle, com características próprias que influenciam diretamente o processo de gestão de estoques.

• produtos de uso único: são aqueles que têm um ciclo de vida curto, ou seja, são consumidos ou utilizados em uma única operação. Exemplos comuns incluem medicamentos, materiais de escritório, alimentos, embalagens, entre outros. Esses produtos precisam ser repostos constantemente e exigem um controle rigoroso de datas de vencimento e quantidade mínima para garantir que nunca faltem no estoque.

• produtos de uso prolongado: são aqueles que têm uma vida útil longa e são utilizados de forma contínua por um período prolongado. Exemplos incluem equipamentos, móveis, eletrônicos e utensílios duráveis. Esses produtos demandam um controle de estoque mais voltado para a durabilidade, manutenção e reposição baseada na demanda projetada.

Desafios do controle de estoques para diferentes tipos de produtos

O controle de estoques não é uma tarefa simples, e os desafios aumentam quando se lida com uma combinação de produtos de uso único e prolongado. Algumas das dificuldades comuns incluem:

1. Variação nas taxas de demanda: produtos de uso único geralmente têm uma demanda mais volátil e imprevisível, enquanto os de uso prolongado tendem a ter uma demanda mais estável e previsível. Isso torna difícil determinar o nível de estoque ideal para cada tipo de produto sem uma ferramenta eficiente para monitorar e analisar essas variações.
2. Armazenagem e rotatividade: a rotatividade de produtos de uso único costuma ser mais alta, o que exige um controle constante para garantir que o estoque seja renovado com eficiência. Já os produtos de uso prolongado podem permanecer no estoque por períodos mais longos, o que pode levar ao acúmulo de produtos que não estão sendo vendidos rapidamente.
3. Controle de vencimento: para produtos de uso único, especialmente alimentos, medicamentos e cosméticos, o controle de vencimento é crucial. Produtos vencidos representam perda financeira e podem afetar a reputação da empresa.
4. Custo de armazenagem: o armazenamento de produtos de uso prolongado pode ser mais dispendioso, especialmente em termos de espaço e manutenção. Esses itens ocupam mais espaço no estoque e podem requerer cuidados adicionais, como manutenção ou verificações periódicas.
5. Precificação e promoções: produtos de uso único podem ter margens de lucro menores e exigem promoções mais frequentes para aumentar a rotatividade, enquanto os de uso prolongado podem ser vendidos por um valor mais alto, mas com menor frequência.

Como um software de gestão pode ajudar

O planejamento financeiro é um dos pilares mais importantes para o sucesso de qualquer empresa. No início de ano, é essencial revisar o fluxo de caixa, o balanço patrimonial, as projeções de receitas e despesas, e o controle de custos. Verifique se há dívidas a serem quitadas ou se existe a necessidade de algum financiamento para novos investimentos. Avaliar esses aspectos ajuda a evitar surpresas financeiras durante o ano.

Algumas dicas para o planejamento financeiro de início de ano:

• Elabore um orçamento detalhado para o ano inteiro, dividindo-o por meses e categorias (vendas, custos fixos, variáveis, marketing etc.).
• Revise a gestão de estoques: garanta que o estoque da empresa esteja adequado à demanda prevista. Fazer um inventário de todos os produtos e insumos ajuda a evitar desperdícios e a falta de produtos.
• Projeções de fluxo de caixa: faça projeções de entradas e saídas de caixa, incluindo o impacto das sazonalidades. Considere também os impostos e as obrigações fiscais que devem ser pagas ao longo do ano.
• Planeje uma reserva de emergência: mesmo com um bom planejamento, imprevistos podem acontecer. Por isso, uma reserva de emergência é fundamental para manter a estabilidade financeira da empresa.

4. Organize a Estrutura e os Processos da Empresa

A boa notícia é que a tecnologia pode ser uma aliada poderosa para superar esses desafios. Com a utilização de um software de gestão de estoque, é possível ter controle total sobre a movimentação de produtos de uso único e prolongado, ajustando-se às necessidades específicas de cada tipo de item. A seguir, detalhamos como essas soluções podem ser aplicadas no contexto de diferentes tipos de produtos.

1. Armazenagem e gestão de espaço

A gestão de espaço é um aspecto crítico quando se lida com produtos de uso prolongado, que podem ocupar mais espaço. Um software de gestão pode ajudar a otimizar a distribuição do estoque dentro do armazém, sugerindo a melhor forma de armazenar os produtos com base no tamanho, peso e demanda.

Isso também pode incluir a gestão de lotes, o que é especialmente útil para produtos de uso prolongado que podem precisar de manutenção periódica ou controle mais rigoroso, como máquinas e equipamentos.

2. Relatórios detalhados e análises em tempo real

Com um software com gestão de estoque, a empresa pode gerar relatórios detalhados sobre a movimentação dos produtos, identificando quais estão vendendo mais e quais estão encalhados. Para produtos de uso único, isso permite uma gestão mais dinâmica do estoque, ajustando as compras com base em tendências de consumo. Para produtos de uso prolongado, os relatórios podem ajudar a avaliar quais itens precisam ser promovidos ou têm a maior rotatividade, ajustando a estratégia de vendas de acordo.

Controlar estoques de produtos de uso único e prolongado exige uma abordagem detalhada e cuidadosa. A boa notícia é que, com a implementação de um software de gestão de estoque, é possível superar muitos dos desafios associados à gestão desses produtos, seja otimizando a previsão de demanda, controlando prazos de validade ou organizando o espaço de armazenamento.

Investir em uma solução tecnológica é um passo fundamental para empresas que buscam melhorar sua eficiência operacional, reduzir desperdícios e garantir que o estoque esteja sempre alinhado com a demanda. Com as ferramentas certas, é possível melhorar a precisão, reduzir custos e, acima de tudo, oferecer um serviço de melhor qualidade para os clientes.