Como pequenas e médias empresas podem superar crises com uma gestão mais estratégica

 

by Equipe ERPNOW - 19/05/2022

Em tempos desafiadores — como o que vivemos nos últimos anos com a pandemia de COVID-19 — muitas empresas foram forçadas a rever suas operações da noite para o dia. Teletrabalho, redução de carga horária, queda de receita e adequações salariais tornaram-se realidade em poucas semanas. Para os comércios, o impacto foi ainda mais severo: o atendimento presencial foi proibido em diversas cidades, exigindo mudanças radicais no modelo de negócio.

Esses momentos de crise servem como um verdadeiro teste de resiliência e gestão. E, por mais difícil que tenha sido o período, ele trouxe aprendizados valiosos que continuam sendo relevantes em 2025 e seguirão moldando o futuro dos negócios.

Neste artigo, vamos destacar os principais pontos que merecem atenção por parte de pequenas e médias empresas — tanto para atravessar momentos de crise quanto para prosperar no cenário pós-crise.

1. Visão do todo: informação em tempo real

Ter uma visão global da empresa — de forma clara, acessível e em tempo real — é essencial para reagir rapidamente a mudanças no mercado. Quando surge uma situação inesperada, como novas regras sanitárias, mudanças econômicas ou crises globais, a tomada de decisão precisa ser ágil e baseada em dados concretos.

Um bom sistema de gestão empresarial (ERP) permite essa visibilidade. Com poucos cliques, é possível acompanhar vendas, estoque e fluxo de caixa. Isso dá ao gestor condições reais de fazer ajustes de rota sem perder tempo.

Não saber onde a empresa está pode custar muito caro. Já quem conhece bem seus números, processos e recursos consegue se adaptar — e até identificar oportunidades no meio do caos.

2. Organização financeira: sem ela, não há sobrevivência

Saber quanto se gasta e quanto se recebe é o básico da gestão — mas a realidade é que muitas PMEs ainda fazem esse controle de forma imprecisa, ou até “no olho”. Em tempos de estabilidade, isso pode passar despercebido, mas em momentos de crise, essa falta de organização pode colocar o negócio em risco.

Quando há queda de receita, é essencial saber exatamente onde estão os custos, quais despesas são fixas ou variáveis, e onde é possível reduzir ou renegociar. Sem esse controle, o gestor fica no escuro, dificultando decisões estratégicas como corte de gastos, pausa de investimentos ou busca por crédito.

Adotar um controle financeiro estruturado, com relatórios periódicos, dashboards e comparativos entre previsto X realizado, não é luxo — é questão de sobrevivência.

3. Revisão de processos: hora de reavaliar o caminho

Crises forçam as empresas a desacelerar. E esse momento de pausa — involuntária ou não — pode ser ideal para revisitar os processos internos.

Como cada atividade é realizada? Existe duplicidade de tarefas? Há desperdício de tempo ou recursos? A tecnologia está sendo usada a favor ou ainda há processos manuais que poderiam ser automatizados?

A revisão de processos permite que a empresa se adapte à nova realidade com mais eficiência. Isso pode significar operar com menos pessoal, digitalizar processos, mudar a forma de atendimento ou reconfigurar fluxos internos.

Além disso, analisar os processos ajuda a identificar gargalos, eliminar retrabalhos e criar uma cultura de melhoria contínua — algo fundamental para empresas que querem não apenas sobreviver, mas crescer.

4. Acompanhamento do orçamento: planejar e replanejar

O planejamento financeiro não deve ser engessado. Em tempos de instabilidade, o orçamento precisa ser acompanhado de perto e atualizado com frequência.

Quais eram as metas no início do ano? Ainda são viáveis? Houve aumento ou queda na demanda? Algum investimento inesperado precisou ser feito para adaptar a operação?

Por exemplo, durante a pandemia, muitas empresas que não tinham estrutura digital precisaram investir em e-commerce, delivery ou infraestrutura de home office. Isso impactou diretamente o orçamento inicial, mas também foi o que manteve o negócio de pé.

O mais importante é entender que o orçamento é um guia — e que ele pode (e deve) ser ajustado conforme as circunstâncias. O controle deve ser contínuo, e não apenas um exercício feito no início do ano.

5. Parcerias estratégicas: sozinhos vamos mais rápido, juntos vamos mais longe

Uma das lições mais importantes da pandemia foi o poder das parcerias. Em tempos difíceis, empresas que se uniram conseguiram ir mais longe.

Diversos negócios encontraram formas de adaptar seus produtos e serviços às novas demandas: indústrias químicas passaram a produzir álcool em gel, empresas de limpeza ofereceram sanitizações especializadas, comércios locais se transformaram em e-commerces.

Mais do que isso, pequenas e médias empresas podem (e devem) unir forças com outras marcas locais, autônomos e prestadores de serviços complementares. Parceria é estratégia — especialmente em momentos de incerteza.

6. As quatro peças-chave da gestão

Independentemente do tamanho da empresa, existem quatro indicadores fundamentais que o gestor precisa ter sempre à mão:

1. Vendas e receitas: quanto está entrando, por produto, canal e período.
2. Nível de estoque: para evitar falta de produtos ou excesso desnecessário.
3. Saídas de caixa (despesas): o que está sendo gasto e por quê.
4. Custos fixos e variáveis: para entender a estrutura de funcionamento da empresa.

Com esses dados atualizados, é possível tomar decisões mais seguras e rápidas. E com o apoio de um sistema de gestão integrada, essas informações estão a um clique de distância, acessíveis de qualquer lugar com internet.

Gire o leme: não espere a crise passar para mudar

Muitos empreendedores ainda acreditam que podem esperar a “vida voltar ao normal” para investir em melhorias na gestão. Mas a verdade é que o novo normal já chegou — e as empresas que prosperam são justamente aquelas que não esperaram a tempestade passar para girar o leme.

Não importa o cenário: digitalizar processos, integrar informações, rever estratégias e adotar uma gestão mais inteligente são ações que sempre trarão benefícios. A crise pode ser o gatilho, mas os frutos vêm a longo prazo — com mais resiliência, inovação e preparo para qualquer desafio.

Pequenas e médias empresas representam boa parte da economia e da geração de empregos no país. Mas, para se manterem competitivas e sustentáveis, precisam evoluir em sua forma de gerir.

Momentos de crise são, sim, difíceis. Mas também são momentos de reinvenção. Quem tiver coragem para revisar rotas, buscar parcerias, investir em tecnologia e manter o controle da operação, sairá mais forte — hoje, amanhã e no futuro.

🚀 Não espere a próxima crise para mudar. Comece agora.

Os 4 pilares da administração: como aplicá-los com consciência no dia a dia da sua empresa

 

Equipe ERPNOW - 30/08/2025

A administração faz parte da rotina de qualquer empresa, independentemente do porte ou setor. Mas uma pergunta fundamental precisa ser feita: será que o seu negócio está utilizando as ferramentas certas para administrar de forma eficiente?

Mais do que simplesmente “gerenciar”, administrar exige conhecimento técnico e estratégico. A boa notícia é que a ciência da administração oferece uma série de recursos e metodologias que, quando aplicados de forma integrada, tornam a gestão mais eficaz e orientada a resultados. Entre esses recursos, destacam-se os quatro pilares clássicos da administração: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar.

Apesar de parecerem conceitos abstratos, esses princípios já são intuitivamente aplicados por muitos empreendedores e gestores. A proposta deste artigo é ajudar você a entender cada um com mais profundidade e consciência, para que possam ser colocados em prática com foco no crescimento do seu negócio.

1. Planejamento: o norte da sua estratégia

O planejamento é o ponto de partida da administração. Ele tem a função de definir objetivos e traçar o melhor caminho para alcançá-los, com base em análises de riscos, oportunidades, tendências de mercado e capacidades internas.

Planejar não se restringe a grandes projetos. Pelo contrário, está presente nas decisões cotidianas do negócio, como:

• Onde queremos chegar nos próximos 6 meses?
• Qual produto ou serviço vamos lançar este ano?
• Quais metas cada área da empresa precisa atingir?
• Como atender com excelência a demanda de um cliente específico?
• Qual a melhor estratégia de marketing digital para nosso público?
• Vamos investir em um novo sistema de gestão integrada (ERP)?
• Vamos mudar de sede? Comprar ou alugar?

Essas perguntas fazem parte de um bom processo de planejamento. E quanto mais dados, estudos e alinhamento com os objetivos da empresa forem considerados, maiores as chances de acertos e menores os riscos ao longo do caminho.

2. Organização: transformando estratégia em ação

Depois de planejar, é hora de estruturar. A organização é a etapa em que os recursos necessários são distribuídos de forma ordenada para que os objetivos possam ser alcançados.

Isso inclui alocar orçamento, designar equipes, dividir tarefas, definir cronogramas e estabelecer prioridades. O segredo aqui é garantir que todos saibam exatamente o que precisa ser feito, por quem, quando e por que.

É nesta fase que o planejamento se transforma em realidade operacional. E para que isso funcione, é fundamental:

• Comunicar de forma clara a importância de cada ação;
• Garantir o alinhamento entre os departamentos envolvidos;
• Acompanhar o andamento das atividades conforme os prazos;
• Ter flexibilidade para ajustes em caso de imprevistos.

Sem organização, o melhor dos planejamentos corre o risco de não sair do papel — ou de ser executado de forma ineficiente.

3. Direção: liderança e comunicação andando juntas

A função de dirigir é, basicamente, orientar e coordenar a equipe para que os planos sejam executados da melhor forma possível. Aqui, o papel da liderança é central. Um bom gestor inspira, motiva, resolve conflitos, alinha expectativas e garante que todos estejam caminhando na mesma direção.

Além disso, a comunicação interna precisa ser clara, frequente e eficaz. Sem ela, os objetivos se perdem, os colaboradores se desmotivam e os erros se multiplicam.

Dirigir é também um processo contínuo de monitoramento e feedback. Envolve:

• Estimular o engajamento da equipe;
• Estabelecer metas desafiadoras, mas realistas;
• Promover um ambiente colaborativo;
• Manter os times informados sobre os resultados;
• Adaptar a rota quando necessário.

Mais do que dar ordens, dirigir é liderar com propósito e garantir que todos estejam comprometidos com o sucesso da empresa.

4. Controle: medir, avaliar e corrigir

De nada adianta planejar, organizar e dirigir se não houver controle. Esta etapa é responsável por avaliar se as ações estão surtindo o efeito desejado e, caso necessário, fazer ajustes de rota.

O controle permite que você identifique gargalos, entenda o que está funcionando e o que precisa ser melhorado. Ele também é essencial para assegurar o cumprimento de metas, prazos e orçamentos.

Entre os principais instrumentos de controle, podemos destacar:

• Indicadores de desempenho (KPIs);
• Relatórios financeiros e operacionais;
• Ferramentas de gestão de projetos;
• Sistemas de monitoramento em tempo real.

O controle não deve ser encarado como punição, mas sim como uma forma de garantir que o planejamento inicial seja cumprido com qualidade e eficiência. Em alguns casos, ele indicará a necessidade de voltar ao planejamento e revisar estratégias ou reestruturar a organização.

A administração como um sistema integrado

Muitas vezes, os quatro pilares da administração são tratados como etapas isoladas, mas a verdade é que eles fazem parte de um sistema interligado e cíclico. O sucesso de um depende diretamente da qualidade dos outros.

• Planejar sem organizar é correr atrás de metas sem estrutura.
• Organizar sem dirigir é distribuir tarefas sem motivação ou foco.
• Dirigir sem controlar é liderar no escuro, sem saber se está funcionando.
• Controlar sem planejar é corrigir erros de um caminho que nunca foi bem definido.

Por isso, quanto mais integrados esses processos estiverem, maior será o controle e a previsibilidade dos resultados. E é justamente esse o papel de uma boa gestão: alinhar recursos, pessoas e estratégias com os objetivos da empresa.

Gestão consciente é gestão eficiente

A administração é, antes de tudo, uma ciência aplicada. Seus princípios existem para ajudar empresas a crescerem de forma sustentável, organizada e orientada a resultados. Independentemente do tamanho do seu negócio, colocar os pilares da administração em prática com consciência pode ser o diferencial entre sobreviver e prosperar no mercado.

Então, que tal começar agora?

Revise seus processos, reavalie seu planejamento, fortaleça a comunicação com sua equipe e busque ferramentas que ajudem no controle e na análise de dados. A boa administração não depende de fórmulas complexas, mas sim de disciplina, clareza e foco no que realmente importa.

Sucesso e até a próxima!

Por que a conciliação bancária é essencial para a saúde financeira da sua empresa?

 

Equipe ERPNOW - 27/07/2025

Você já passou pela situação em que o seu controle financeiro interno indica um saldo, mas o extrato bancário mostra outro? Essa discrepância pode causar muita dor de cabeça e consumir horas preciosas da equipe financeira tentando entender onde está o erro. Se você deseja evitar esse tipo de problema, a conciliação bancária eficiente é uma ferramenta indispensável para o sucesso da gestão financeira do seu negócio.

O que é conciliação bancária?

Em termos simples, conciliação bancária é o processo de comparação entre o extrato da sua conta corrente e o controle financeiro interno da empresa. É uma conferência detalhada para garantir que todas as entradas e saídas registradas no sistema interno correspondem exatamente às movimentações que aparecem no banco.

Por que isso é tão importante? Porque confiar apenas na memória, nas anotações manuais ou até mesmo no extrato bancário isoladamente não é suficiente para manter a saúde financeira da empresa em dia. Movimentações diversas, pagamentos parcelados, uso de múltiplas contas bancárias, transações por diferentes meios — tudo isso torna o processo financeiro complexo, e pequenas falhas podem comprometer a tomada de decisão.

Os riscos de não conciliar corretamente

Sem uma conciliação rigorosa, diversos problemas podem surgir:

• Erros de lançamento: uma receita pode ser registrada com valor incorreto ou uma despesa pode ser esquecida, levando a saldos errados.
• Pagamentos ou recebimentos duplicados: sem controle, sua empresa pode acabar pagando duas vezes um mesmo fornecedor ou não perceber um pagamento que não foi registrado.
• Fraudes: falhas na conferência podem permitir que pagamentos indevidos passem despercebidos.
• Descontrole do fluxo de caixa: sem dados precisos, planejar pagamentos futuros ou investimentos fica mais difícil.

Além disso, para empresas que recebem pagamentos por meios eletrônicos — cartão de crédito, débito, PIX, entre outros — a conciliação torna-se ainda mais importante, pois é preciso garantir que o valor registrado na venda seja de fato depositado no banco, após descontos e taxas das adquirentes.

A complexidade da conciliação em grandes volumes

Empresas que movimentam grandes quantidades de transações, como supermercados, grandes redes de varejo e e-commerces, enfrentam um desafio ainda maior. Esses negócios lidam diariamente com milhares de transações via maquininhas e sistemas TEF, que passam por adquirentes como Cielo, Rede, PagSeguro e Safrapay.

Nem sempre o valor que aparece no comprovante da venda é exatamente o mesmo que é depositado na conta bancária da empresa, devido a taxas e eventuais erros de processamento. Para esses casos, a conciliação bancária deve ser feita transação a transação, exigindo sistemas robustos que cruzem dados automaticamente e apontem divergências para que sejam resolvidas o quanto antes.

Conciliação bancária X fluxo de caixa: entenda a diferença

É comum que empresários confundam conciliação bancária com fluxo de caixa, mas eles são conceitos distintos e complementares.

• Fluxo de caixa: Trata-se do controle e previsão das entradas e saídas de recursos financeiros em períodos futuros. É o planejamento baseado em valores esperados, incluindo contas a pagar e a receber.
• Conciliação bancária: Já é o processo de conferir se as movimentações previstas e registradas realmente aconteceram, ou seja, é o ajuste entre o que foi planejado e o que foi efetivamente processado e registrado no banco.

Para manter a saúde financeira, é fundamental realizar ambos os processos de forma regular e integrada.

Como fazer uma conciliação bancária eficiente?

Fazer essa conferência manualmente pode ser extremamente trabalhoso e sujeito a erros. O procedimento tradicional exige imprimir ou acessar os extratos bancários e confrontar linha por linha com o controle interno, seja ele uma planilha ou um sistema financeiro.

Felizmente, a tecnologia trouxe soluções para simplificar essa tarefa, principalmente por meio da utilização de arquivos eletrônicos no formato OFX (Open Financial Exchange), um padrão criado pelos bancos para facilitar a troca de informações financeiras entre instituições e clientes.

Automatizando a conciliação com sistemas integrados

Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) modernos geralmente contam com módulos de conciliação bancária que importam automaticamente os extratos. Após a importação, o sistema apresenta todos os lançamentos e busca no controle financeiro interno os registros correspondentes.

Se o lançamento for encontrado, o sistema baixa automaticamente o valor, conciliando os registros. Caso contrário, o operador pode cadastrar manualmente o lançamento ou investigar a divergência. Isso economiza tempo, reduz erros humanos e permite que a equipe foque em análises mais estratégicas.

Essas tecnologias tornam a conciliação não só mais prática, mas também um instrumento para melhorar a relação financeira com clientes e fornecedores.

Benefícios da conciliação bancária bem feita

Quando a conciliação bancária é feita de forma regular e eficiente, sua empresa desfruta de vários benefícios:

• Maior controle financeiro: Você sabe exatamente quanto entrou e saiu da conta em cada momento.
• Redução de erros e fraudes: Divergências são detectadas rapidamente e podem ser corrigidas.
• Planejamento financeiro mais eficaz: Com dados confiáveis, fica mais fácil projetar investimentos, controlar despesas e negociar com fornecedores.
• Agilidade na tomada de decisões: A equipe financeira pode focar em análises e estratégias, e não na busca de erros.
• Melhor relacionamento com bancos e adquirentes: Ao identificar rapidamente divergências, você evita perdas financeiras e problemas futuros.

Dicas para manter a conciliação sempre em dia

1. Faça a conciliação periodicamente: idealmente, diariamente ou semanalmente, evitando acumular muitos lançamentos.
2. Mantenha seus dados atualizados: tenha sempre as informações de recebimentos, pagamentos, taxas e tarifas bem organizadas no seu sistema.
3. Invista em tecnologia: use sistemas integrados que facilitam a conciliação automática e permitam alertas para divergências.
4. Treine sua equipe: um time capacitado sabe identificar problemas rapidamente e atua preventivamente.
5. Integre conciliação com fluxo de caixa: esses processos juntos oferecem uma visão completa da saúde financeira da empresa.

Sua empresa já possui um processo de conciliação bancária eficiente?

Se você ainda está dependendo de processos manuais ou planilhas desconexas, talvez seja hora de repensar sua gestão financeira. A conciliação bancária não é um luxo, mas uma necessidade para quem deseja crescer com segurança e evitar surpresas desagradáveis.

Chamados de atendimento: o que são, para que servem e como Organizar

by Equipe ERPNOW - 28/03/2025

Você já ouviu: "Espera um minutinho que vou abrir um chamado?"

Essa frase é familiar para quem já ligou para uma empresa pedindo assistência técnica, manutenção ou qualquer tipo de suporte. Ao fundo, você escuta a digitação rápida no teclado e sabe: estão registrando sua solicitação.

Mas você já parou para pensar na importância disso?

O “chamado” é mais do que um simples registro. Ele é o ponto de partida para a solução de um problema, além de ser uma ferramenta de organização, rastreabilidade e controle dentro das empresas que lidam com serviços, vendas e suporte técnico.

Neste artigo, você vai entender o que são os chamados de atendimento, por que eles são fundamentais e como sua empresa pode utilizá-los de forma estratégica.

O que são chamados de atendimento?

Chamados de atendimento ao cliente são registros formais de comunicação entre empresa e consumidor. Eles servem para documentar qualquer solicitação, reclamação, dúvida ou necessidade de suporte técnico.

Esses chamados são particularmente úteis (e indispensáveis) em setores como:

• Assistência técnica
• Pós-venda
• Suporte ao cliente
• Manutenção de equipamentos
• Gestão de serviços em campo

Quando bem estruturados, os chamados ajudam empresas a rastrear problemas, organizar respostas e aumentar a satisfação do cliente.

Por que os chamados são tão importantes?

Em um ambiente empresarial moderno, atender bem é tão importante quanto vender. E, para isso, é preciso ter controle sobre o que foi solicitado, quem vai resolver e como está o andamento de cada situação.

Veja alguns benefícios da abertura de chamados:

• Organização de demandas por cliente, produto ou serviço
• Melhoria na produtividade das equipes técnicas
• Histórico acessível para análise de recorrências
• Geração de relatórios e métricas de atendimento
• Redução do tempo de resposta
• Mais transparência com o cliente

Além disso, um sistema  integrado com módulo de chamados bem desenhado reduz a ansiedade do consumidor, que se sente mais seguro ao saber que sua solicitação foi registrada e está sendo acompanhada.

O chamado como parte da experiência do cliente

O chamado funciona como um primeiro passo para resolver o problema do cliente. Se ele for aberto de forma rápida, clara e organizada, a experiência do consumidor já começa com um ponto positivo.

Pelo contrário, se o cliente sente que está “falando ao vento” ou precisa repetir o problema várias vezes, a confiança na empresa se perde rapidamente.

Portanto, investir em um processo de abertura de chamados eficiente não é custo: é estratégia.

Como estruturar um chamado de atendimento: campos essenciais

Seja por formulário digital, sistema de gestão ou até planilhas mais simples, alguns campos são essenciais em qualquer chamado.

Informações básicas (identificação e rastreabilidade)

1. Número do chamado (protocolo)

2. Tipo de solicitação (reparo, manutenção, dúvida, reclamação)

3. Status atual (aberto, em atendimento, finalizado)

4. Prioridade (alta, média, baixa)

5. Data de abertura

6. Usuário responsável pelo cadastro

7. Número de série ou referência do item

8. Equipamento ou serviço envolvido

9. Modelo e fabricante

10. Cliente

11. Pessoa de contato

12. Telefone e e-mail

13. Técnico responsável (quando definido)

Essas informações são fundamentais para identificar o problema e direcioná-lo para a equipe correta.

Informações técnicas (diagnóstico e solução)

Na segunda parte do chamado, entram dados mais detalhados, muitas vezes alimentados ao longo do atendimento:

14. Descrição do problema

15. Laudo técnico (se aplicável)

16. Observações adicionais

17. Agendamento da visita técnica

18. Serviços a serem realizados

19. Produtos a serem comprados (com ou sem código interno)

20. Despesas envolvidas (compras, horas, transporte)

21. Documentos anexos (fotos, laudos, e-mails, etc.)

Com um sistema digital, essas informações podem ser preenchidas de forma colaborativa, conforme os técnicos ou outros setores vão atuando no chamado.

Chamado x Ordem de Serviço: qual a diferença?

Muitos confundem os dois termos, e de fato, existe uma sobreposição entre chamados e ordens de serviço.

A principal diferença está no foco:

• Chamado: é a abertura da solicitação do cliente. Serve como registro da demanda.
• Ordem de Serviço (OS): é a autorização para execução da ação necessária, com foco na operação.

Em sistemas integrados, o chamado pode gerar automaticamente uma OS, otimizando o fluxo de atendimento e evitando retrabalhos e duplicidade de informações.

Portanto, investir em um processo de abertura de chamados eficiente não é custo: é estratégia.

Chamados digitais: mais agilidade, menos erros

Na era digital, as empresas que ainda trabalham com formulários impressos ou planilhas soltas perdem tempo e correm riscos operacionais.

Usar um sistema de gestão online com módulo de chamados permite:

• Consulta rápida por filtros (cliente, data, produto)
• Geração de relatórios
• Notificações automáticas para clientes e técnicos
• Integração com financeiro e estoque

Além disso, muitos sistemas permitem que o próprio cliente abra o chamado diretamente pelo site, agilizando o processo e garantindo que ele seja registrado com precisão.

Vantagens de informatizar o atendimento via chamados

Implementar um sistema digital para chamados traz benefícios claros:

• Organização centralizada das solicitações
• Maior controle e rastreabilidade dos atendimentos
• Redução de erros manuais
• Automação de processos repetitivos
• Melhor experiência para o cliente
• Dados úteis para análise e melhoria contínua

Empresas que adotam esse modelo conseguem ganhar tempo, melhorar o relacionamento com o cliente e aumentar a eficiência interna.

Chamados são o coração do bom atendimento

Agora você já sabe: os chamados não são apenas protocolos — são instrumentos estratégicos para oferecer um atendimento de excelência.

Eles organizam, documentam e direcionam as demandas do cliente de forma estruturada, permitindo respostas mais rápidas e precisas. Quando integrados a sistemas de gestão, se tornam ainda mais poderosos, funcionando como elo entre os setores da empresa.

Ao investir em um sistema de chamados bem desenhado, sua empresa:

• Ganha produtividade
• Reduz falhas e retrabalhos
• Oferece mais transparência e profissionalismo ao cliente

E no fim das contas, isso se traduz em mais confiança, mais vendas e mais crescimento.

Entenda a diferença entre nota de devolução de compra e venda

 

by Equipe ERPNOW - 31/05/2025

A gestão de documentos fiscais é uma parte crucial do processo de contabilidade e administração. Entre esses documentos, as notas de devolução de compra e venda desempenham um papel essencial, especialmente em situações onde a mercadoria precisa ser devolvida, seja por parte do comprador ou do vendedor.

Embora ambas as notas envolvam a devolução de produtos, elas têm finalidades distintas, impactam diferentes partes do processo comercial e seguem regulamentações fiscais específicas. Neste artigo, vamos explicar as diferenças entre a nota de devolução de compra e a nota de devolução de venda, além de como a automação dos processos administrativos pode otimizar a gestão dessas notas, garantindo mais eficiência e conformidade fiscal para sua empresa.

O que é uma nota de devolução de compra?

A nota de devolução de compra é um documento fiscal emitido pelo comprador para registrar a devolução de mercadorias adquiridas de um fornecedor. A devolução pode ocorrer por vários motivos, como produtos com defeito, erro de entrega, mercadoria não solicitada ou não conformidade com o pedido.

Quando o comprador devolve um produto, ele precisa emitir a nota de devolução de compra para formalizar a operação e garantir que o fornecedor receba de volta a mercadoria, além de ajustar os valores e impostos. Essa nota serve para ajustar a entrada de mercadoria no estoque do fornecedor e, dependendo da situação, pode gerar um reembolso ou crédito ao comprador.

Características da nota de devolução de compra:

Emitida pelo comprador: o documento é gerado pelo cliente (comprador) para formalizar a devolução.

Impacto no estoque: a devolução afeta o estoque do fornecedor, que retira os produtos devolvidos e ajusta seus registros.

Ajustes fiscais: a devolução pode envolver ajustes nos impostos pagos, como ICMS e IPI, dependendo do tipo de operação e da forma como a devolução é tratada fiscalmente.

Possibilidade de reembolso ou crédito: se a devolução for por erro do fornecedor ou defeito, o comprador pode ter direito ao reembolso do valor pago ou ao recebimento de um crédito para futuras compras.

O que é uma nota de devolução de venda?

Por outro lado, a nota de devolução de venda é emitida pelo vendedor quando um cliente devolve um produto adquirido da empresa. Essa devolução pode ocorrer por motivos similares, como mercadoria com defeito, erro no pedido, não satisfação do cliente, entre outros.

A diferença aqui é que, ao contrário da nota de devolução de compra, que é emitida pelo comprador, a nota de devolução de venda é gerada pelo vendedor para registrar o retorno do produto ao estoque da empresa, ajustar o faturamento e realizar o estorno dos impostos que foram inicialmente cobrados.

Características da nota de devolução de venda:

Emitida pelo vendedor: a nota é gerada pela empresa vendedora quando o cliente devolve o produto.

Ajustes no faturamento: a devolução impacta o faturamento da empresa vendedora, uma vez que o valor da venda é reduzido.

Ajustes fiscais: Semelhante à nota de devolução de compra, a devolução de venda também exige ajustes nos impostos, como ICMS e IPI, para que a empresa possa retificar o valor pago de tributos.

Impacto no estoque: o produto retornado volta para o estoque do vendedor, que deve ajustar seus registros de inventário para refletir a devolução.

Principais diferenças entre a nota de devolução de compra e a nota de devolução de venda

Agora que explicamos o que são as notas de devolução de compra e venda, é importante entender as principais diferenças entre elas:

1. Quem emite a nota:

Nota de devolução de compra: é emitida pelo comprador para formalizar a devolução dos produtos ao fornecedor.

Nota de devolução de venda: é emitida pelo vendedor quando o cliente devolve um produto adquirido.

2. Objetivo da nota:

Nota de devolução de compra: serve para registrar a devolução do produto comprado e ajustar o estoque do fornecedor, além de possibilitar a solicitação de reembolso ou crédito.

Nota de devolução de venda: tem como objetivo ajustar o faturamento do vendedor e regularizar o estoque, além de permitir a devolução de impostos como ICMS.

3. Impacto fiscal:

Nota de devolução de compra: o comprador pode ter direito a um crédito fiscal (caso a devolução seja em virtude de um erro do fornecedor) ou, se for por outro motivo, pode solicitar um reembolso.

Nota de devolução de venda: o vendedor deve estornar os impostos cobrados na venda original, ajustando os valores de ICMS, IPI, e outros tributos, dependendo da natureza da devolução.

4. Alterações no estoque:

Nota de devolução de compra: Afeta o estoque do fornecedor, que deve registrar a mercadoria devolvida.

Nota de devolução de venda: Afeta o estoque do vendedor, que precisa registrar a entrada de mercadoria devolvida no inventário.

5. Forma de contabilização:

Nota de devolução de compra: a devolução do produto no processo de compra pode resultar na reclassificação de um passivo para o comprador, dependendo da negociação com o fornecedor.

Nota de devolução de venda: no caso da devolução de venda, o vendedor deve registrar uma redução de receita e um ajuste nos impostos pagos.

 

Como otimizar a gestão de notas de devolução

A gestão de notas fiscais, especialmente as de devolução, pode ser uma tarefa complexa e demorada quando feita manualmente, devido aos diversos detalhes e ajustes que precisam ser realizados. A implementação de processos eficientes pode ser uma grande aliada para otimizar a emissão e o controle dessas notas.

Além disso, um processo bem estruturado pode simplificar a conferência de todas as informações, como a quantidade de itens devolvidos e os valores envolvidos, garantindo que o procedimento seja realizado com maior precisão e agilidade. Dessa forma, a empresa consegue reduzir riscos de multas e autuações fiscais, melhorando a conformidade tributária e a eficiência operacional.

1. Ajustes fiscais e contábeis eficientes

Sistemas especializados permitem ajustar automaticamente os valores de impostos e contabilidade nas notas de devolução, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade com as exigências fiscais e evitando erros que possam gerar problemas com o fisco.

2. Controle de estoque integrado

O sistema ERPNOW também integra as notas fiscais com o controle de estoque, garantindo que a devolução de mercadorias seja registrada imediatamente no inventário. Isso evita erros de contagem e assegura que o estoque esteja sempre atualizado.

A diferença entre a nota de devolução de compra e a nota de devolução de venda está principalmente no lado da transação em que o documento é gerado e no impacto que cada um tem na gestão de estoque, nos ajustes fiscais e na contabilidade das empresas.

Para as empresas que buscam otimizar suas operações administrativas, investir em soluções eficientes para a emissão e gestão dessas notas é essencial. O ERPNOW é um sistema completo que facilita esse processo, garantindo conformidade com as exigências fiscais e contribuindo para a redução de erros operacionais.

Com um sistema adequado como o ERPNOW, é possível economizar tempo, melhorar a precisão e manter a conformidade com as leis fiscais, resultando em maior eficiência e menores custos operacionais.