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Por que uma sistema de gestão pode ajudar no seu processo de compras







Diferente do que muitas empresas ou pessoas ainda acham, o departamento de compras não tem apenas a função básica de comprar materiais ou serviços para atender as necessidades da empresa. Esta atividade tem uma função estratégica de se relacionar com um grande volume de fornecedores com o intuito de fechar os melhores negócios para a empresa, levando em consideração o melhor custo-benefício e de acordo com as necessidades e políticas da organização como o fluxo de caixa, o controle de estoque, o volume e projeção de vendas e sazonalidades dos produtos.

Desta maneira, a atividade deixa de ser simplesmente o ato de cotar e comprar e passa a uma atividade de gestão estratégica e integrada. Com a ajuda de novas tecnologias e conceitos de gestão, a gestão de compras tem se tornado cada vez mais eficiente e importante para se obter os melhores preços, no melhor tempo, com melhor qualidade e com fornecedores mais adequados.

Por isso, veremos agora como o sistema online ERPNOW pode ajudar a sua empresa a avançar também no quesito compras de uma maneira mais transparente, integrada, descomplicada e leve para sua equipe.


Novas compras 

Com os relatórios de necessidade de compra, o sistema informa quais produtos estão com estoque baixo e que devem ser comprados.

Empresas que adotam a prática de realizar orçamentos e comparar preços e condições antes de comprar chegam a economizar até 25% em cada pedido e, com o ERPNOW, controle todos os pedidos e orçamentos enviados para seus fornecedores em uma única base de uma maneira online.


Concorrência online 

Após a inclusão de um pedido de compra é possível convidar, por e-mail, vários fornecedores para participar de uma cotação online para seu pedido. Os fornecedores podem lançar os valores, as condições de pagamento e prazo de entrega e com apenas um clique você decide de quem comprar.


Recebimento de mercadoria 

E o recebimento de mercadorias também pode ser mais fácil com a importação automática dos arquivos XML de seus fornecedores, evitando ter que digitar todas as informações da nota fiscal de compra e alimentando automaticamente os saldos de estoque e o contas a pagar. Aproveite também para ver o post “Qual a importância que a sua empresa dá para o controle de estoque“.

Assim, a gestão de compras pode melhorar ainda mais a administração da sua empresa se tornando em um processo altamente integrado e alinhado com as premissas da organização.

Bons negócios!


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Como um sistema de gestão pode ajudar na gestão de estoque?







A gestão de estoque é um conjunto de processos que visa atender às necessidades da empresa no melhor tempo e o menor custo possíveis, ou seja, quanto mais eficiente for a gestão de estoque da sua empresa menos este processo impactará no caixa. Por isso é importante se organizar para atender seu cliente e/ou sua demanda interna na hora certa e na quantidade certa.

Dentre estes processos o controle de estoque é fundamental para gerir a quantidade de matéria prima e/ou produtos disponíveis na empresa, por isso também fizemos o post “Qual a importância que a sua empresa dá para controle de estoque?

Agora a grande questão é: como organizar e ter controle destes processos de uma maneira descomplicada. Pensando nisto, vamos falar como um sistema de gestão pode ser o coringa que estava faltando para facilitar a vida da sua equipe e possibilitar uma visão única de todo o processo.

Um bom sistema de gestão tem o objetivo de gerenciar todas as informações importantes da sua empresa em um ambiente integrado, possibilitando uma visão clara e sistêmica dos seus clientes, produtos, serviços, fornecedores, controles financeiros, emissão de boletos bancários e notas fiscais, controle de suas vendas e muito mais.

Veja agora como o ERPNOW pode ajudar a sua empresa a avançar mais um degrau na gestão:


Recebimento de mercadorias 

Sim, o recebimento de mercadorias pode ser mais fácil. Não é necessário digitar todas as informações manualmente, ao importar o arquivo XML enviado pelo seu fornecedor, os dados do recebimento são automaticamente carregados para o sistema e, ao confirmar o recebimento, os saldos de estoque são automaticamente atualizados.


Integração com o módulo financeiro (Despesas)

Sempre que um recebimento de mercadoria é finalizado, o sistema automaticamente registra os pagamentos correspondentes que deverão ser feitos ao fornecedor.


Importe sua planilha de produtos

Não se preocupe em ter que cadastrar seus produtos um a um. O sistema possui uma tela que importa todas as informações de produtos a partir de uma planilha Excel.


Controle de estoques

Acompanhe em tempo real os saldos de estoque de seus produtos: ao realizar um recebimento ou uma venda de mercadoria, o ERPNOW automaticamente atualiza os saldos de estoque dos seus produtos.


Relatórios

Visualize de forma detalhada cada movimentação de estoque realizada pelas vendas, compras, ordens de serviço, etc. E, com os relatórios de necessidade de compra, é possível visualizar em tempo real quais produtos estão com estoque baixo e que devem ser comprados.


Não se esqueça: uma boa gestão de estoque garante uma visão clara dos seus processos e ainda impacta de uma maneira positiva nos resultados financeiros.

Sucesso e até a próxima!


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Qual a importância que a sua empresa dá para controle de estoque?







Este ainda é um tema que muitas empresas deixam de lado. Quanto mais o tempo passa, fica mais complexo organizar e implantar controles que facilitem a vida da equipe e que possibilitem uma visão clara de quanto o estoque pode estar impactando no caixa da empresa.

O controle de estoque tem a função básica de gerir a quantidade de matéria prima e/ou produtos disponíveis na empresa, ou seja, controlar a movimentação de entradas e saídas de cada item. A partir deste controle a organização pode se beneficiar de uma visão mais clara e estratégica para deixar o cliente mais satisfeito e o financeiro mais equilibrado.

Veja alguns benefícios que o controle de estoque gera para sua empresa:

  • Garante que a quantidade de itens de estoque estejam atualizados;
  • Reduz perdas de produtos ou insumos por furtos, obsolescência ou vencimento;
  • Melhora o fluxo de caixa da empresa por efetuar compras na medida certa;
  • Prevê com antecedência o momento de efetuar reposições;
  • Possibilita melhores negociações com fornecedores, pois a urgência não estará no comando da negociação;
  • Aumenta e satisfação dos clientes, pois sempre oferece o que está disponível.

Apenas por estes motivos já podemos dizer que o controle de estoque é um processo estratégico, pois gera impacto na gestão administrativa e financeira do negócio. 

Agora que você conheceu ou recordou alguns dos benefícios de ter um bom gerenciamento de seu estoque, aproveite para chamar a sua equipe e já começar um plano de implantação ou melhoria dos seus controles de materiais. Para isso, os princípios básicos da administração (planejar, organizar, dirigir e controlar) podem te ajudar a definir melhor as regras e etapas para que o processo seja mais eficiente.

Vejamos agora alguns itens que devem ser discutidos para otimização do seu processo:


Quantidade de materiais 

Para pequenas e médias empresas muitas vezes utilizar a estratégia de estoque mínimo pode ser uma boa saída, pois é uma maneira de não deixar dinheiro parado e diminuir os riscos. É importante dizer que para usar este método é necessário conhecer bem o mercado e as sazonalidades de cada produto para planejar estoques mínimos diferentes dependendo da época. E também conhecer bem os fornecedores e o tempo médio que eles precisam para efetuar uma nova entrega antes do seu estoque acabar.


Revisões periódicas

Defina períodos para efetuar revisões no estoque e contar todos os itens e saber se os itens físicos estão alinhados com os números disponíveis no sistema, está ação ajuda a identificar se o processo está falhando em algum lugar e facilita a regularização em curto prazo.


Armazenamento de informações

Nesta etapa um sistema de gestão integrada faz toda diferença porque facilita a gestão e levantamento de informações de uma maneira fácil e rápida, possibilitando um visão ampla e integrada de todas as entradas, saídas e saldos de estoque em tempo real, ajudando a nortear as decisões com mais segurança e tranquilidade.


Logo, fazer o um bom controle do seu estoque leva a sua empresa para outro nível de gestão.

Sucesso e até a próxima!


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A sua empresa utiliza os 4 princípios básicos da administração?










A administração faz parte do dia a dia de qualquer empresa, mas a grande questão é saber se realmente a empresa utiliza as ferramentas mais adequadas para administrar da melhor maneira. De modo geral, a ciência da administração disponibiliza uma série de ferramentas que, integradas, facilitam as funções organizacionais de planejar, organizar, dirigir e controlar.

Estes são os princípios básicos da administração que, de alguma maneira já são utilizados de uma forma intuitiva por muitas empresas e empreendedores sem conhecê-los formalmente. Vamos então aproveitar a oportunidade para entender melhor cada um destes quatro princípios e colocá-los em prática com mais consciência e foco no resultado:


Planejamento 

Esta é uma das etapas mais importantes, pois tem o intuito de definir objetivos e, através de estudos e análises de riscos e oportunidades, traçar o melhor caminho para chegar até eles.

O  planejamento está presente em grandes projetos ou em atividades do dia-a-dia, respondendo a perguntas como:

Onde a empresa quer chegar?
Quais produtos quer lançar?
Qual o papel e metas de cada área?
Como vamos atender a demanda de uma determinado cliente?
Qual a melhor estratégia de marketing?
Vamos migrar para um sistema de gestão integrada?
Vamos mudar de prédio? Vamos comprar ou alugar?


Organização

Esta etapa tem a função de disponibilizar os recursos necessários para alcançar os objetivos planejados, ou seja, transformar o planejamento em ações ordenadas e objetivas. Nesta fase é fundamental compartilhar a importância de cada ação com as áreas envolvidas e contar com a apoio das outras áreas para a entrega de cada ação dentro do cronograma.


Direção

A função de dirigir consiste em coordenar e orientar as equipes, mantendo os recursos disponíveis para melhor execução das atividades. O processo de comunicação deve estar bem alinhado e claro para que todos estejam no mesmo ponto e orientados ao resultado.


Controle

Esta etapa é fundamental para visualizar a efetividade das etapas anteriores, sendo possível identificar se o processo está saindo da rota e reorganizá-lo para alcançar os objetivos e, se for necessário, voltar etapas e redefinir itens do planejamento ou até mesmo da organização.

Enfim, é importante entender que a administração funciona como um sistema integrado, onde a gestão está conectada com diversos processos que juntos podem alavancar os controles e resultados da sua empresa.


Sucesso e até a próxima!


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Gestão de contratos







Você já pensou em não ter que se preocupar com a administração dos contratos que sua área comercial fechar?

A gestão de contratos é uma atividade que muitas vezes não ganha muita importância comparada a outras atividades da empresa. Em alguns casos só é lembrada quando acontece algum problema, por esse motivo empresas perdem dinheiro ou até mesmo clientes.

A boa notícia é que é possível deixar essa preocupação de lado e ainda avançar alguns passos na gestão integrada da sua empresa.

Conheça algumas das funcionalidades que o módulo de gestão de contratos do ERPNOW disponibiliza de maneira integrada para facilitar a vida da sua equipe:


  • Criação contratos de maneira online e descomplicada;
  • Organização das cobranças de mensalidades;
  • Emissão Nota Fiscal Eletrônica de serviços e mercadorias;
  • Envio de boletos;
  • Controle de datas de início e fim de contratos;
  • Alerta automático sobre as datas de reajustes;
  • Inclusão de arquivos, documentos, e-mails e cópias do contrato;
  • Disponibilização de informações para o contas a receber com os valores dos novos contratos fechados.


Esta é apenas uma das facilidades que o ERPNOW tem para te ajudar, pois ele faz muito mais para tornar os processos da sua empresa mais fáceis, ágeis e transparentes.

Agora você conhece estas possibilidades de otimização e administração dos seus contratos, confira "Quais os benefícios de um sistema de gestão integrada?" e potencialize a gestão da sua empresa.

Sucesso e até a próxima!


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