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7 dicas essenciais para a gestão financeira da sua empresa





A gestão financeira da empresa é uma atividade essencial para todos os negócios. São suas análises que demonstram se a empresa está no caminho projetado ou o que se está se perdendo durante a rotina.

Veja sete dicas que selecionamos para você acompanhar a gestão financeira da sua empresa:

1)   No final de cada ano, faça uma previsão de orçamento para o ano seguinte e, durante o andamento deste, acompanhe os resultados e recalcule a previsão para o final do ano caso haja alguma mudança significativa na estratégia ou estrutura da empresa ou caso os resultados estejam muito diferentes dos previstos. Não confie na memória e registre suas impressões e aprendizados.

2)   Acompanhe os resultados financeiros mensalmente. Construa relatórios e ferramentas que permitam a comparação com resultados passados e previstos, sempre destacando as causas dos deslocamentos e variações. Se possível, faça a “conciliação financeira” destas variações, ou seja, calcule os valores decorrentes de cada uma das causas das variações. Aproveite e veja o post “Sua empresa tem bons relatórios gerenciais?”. Se você usa do ERPNOW estes relatórios estão há um clique de distância da sua próxima reunião de planejamento.

3)   Antes de cada decisão - como o lançamento de um produto ou a oferta de um novo, a compra de equipamentos, a abertura de uma filial ou até mesmo a entrada de um novo investidor - analise os impactos dela, projetando os resultados da empresa após cada uma destas mudanças e comparando-os com a projeção dos resultados caso não haja a mudança. Como em um jogo de xadrez, calcule quantos “cenários” forem necessários para prever seu próximo movimento.

4)  Utilize boas ferramentas para o acompanhamento diário e para o registro de contas a pagar e a receber, movimentações financeiras, lançamentos contábeis, entradas e saídas de estoque, etc. Isso vai muito além de deixar um post-it na sua tela com um lembrete, e proporcionará o controle maior da empresa a fim de se evitar “surpresas” no fechamento do mês. Boas ferramentas permitem, inclusive, a geração de informações confiáveis para as análises financeiras, acompanhamento e projeção dos resultados. Um bom sistema de ERP é fundamental para esse objetivo.

5)  Tenha um controle do pagamento de seus clientes, permitindo ações para reduzir e para projetar a inadimplência, melhorando seu fluxo de caixa e permitindo prever “furos” no recebimento.

6)   Muitas vezes renegado a segundo plano, o Capital de Giro tem um papel fundamental na gestão financeira de uma empresa. Ele pode ser o responsável pela falência de um negócio bem-estruturado ou de uma ideia inovadora, simplesmente porque não foi calculado ou porque sua necessidade foi subestimada. Para calculá-lo, projete o tempo médio em que você demora para de fato receber de seu cliente (por exemplo, no caso de pagamento por cartão de crédito), o prazo para pagamento aos seus fornecedores e o tempo em que seu produto fica em estoque.

Vamos utilizar como exemplo uma revendedora de computadores: ela paga R$ 2.000 para cada equipamento, que revende por R$ 3.000 após 40 dias. Se a maioria de seus clientes paga utilizando cartão de crédito e você recebe o valor após 30 dias, você terá uma necessidade de caixa para cobrir esta venda de R$ 2.000 por 70 dias (40 dias do equipamento no estoque somados aos 30 dias que você espera para receber o valor da venda). Como, por outro lado, você pode negociar um prazo para pagamento ao seu fornecedor, você deve descontar este prazo desta necessidade. Supondo que você negociou um prazo de 45 dias, a sua necessidade final será dos mesmos R$ 2.000 mas por 25 dias (os 70 dias da necessidade de caixa menos os 45 dias de prazo para pagamento ao fornecedor). Claro, esta conta deve ser feita consolidando os diferentes produtos e os diferentes momentos em que são feitas as compras e vendas, chegando assim à necessidade do capital de giro.

7) Tenha um bom contador: ele não deve ser tratado como um mero executor das formalidades e burocracias necessárias. Este profissional pode ser um grande aliado na construção do planejamento fiscal-tributário da empresa e na forma de organizar as informações. Além disso, um contador que entenda ou se mostre disposto a compreender o setor de atuação da empresa pode ajudar na hora de busca de soluções ou no levantamento de alternativas e estratégias.          

Estas foram algumas dicas para você não ser pego de surpresa e ter as finanças da sua empresa em suas mãos. Tem dúvidas, escreva para nós.

Até a próxima!


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Sua empresa tem bons relatórios gerenciais?




Uma empresa não pode andar sem saber para onde ir e sem saber se está indo pelo caminho certo. O desempenho dela deve ser sempre acompanhado para garantir que ela não saia do trajeto traçado e, caso isso aconteça, que seja percebido rapidamente para que a rota seja corrigida. É cada vez mais fundamental o papel dos relatórios gerenciais na gestão de um negócio. Porém, para que eles sejam eficientes e atuem como um importante aliado na gestão do empresa, é fundamental que sigam alguns conceitos essenciais.

Antes de mais nada ele deve ser apresentado de uma forma bastante simples e intuitiva. Gráficos e destaque para informações e números importantes são essenciais para que a leitura ou apresentação dele seja focada nos pontos que realmente importam. Tenha em mente que os dirigentes da empresa são responsáveis também por outros inúmeros assuntos e que não podem dedicar muito tempo somente na leitura ou apresentação de um relatório.

Um bom relatório também deve poder ser comparado com os relatórios de períodos anteriores para que se possa avaliar a evolução do desempenho da empresa. Portanto, é vital que ele mantenha um padrão tanto na escolha das informações apresentadas quanto na forma de apresentação, e que os números sempre sejam apresentados comparando-os com períodos anteriores e/ou com previsões anteriores. Para isso também é importante que seja mantida a regularidade na elaboração e apresentação de um relatório, sem “furos” ao longo do tempo.
           
Agora, um item de extrema importância e que nem sempre é valorizado: que o processo de atualização do relatório seja o mais simples e automatizado possível. Assim pode-se garantir que o relatório seja atualizado com rapidez (logo após o fechamento do mês, por exemplo) e que ele não “envelheça”, ou seja, que ele seja apresentado em tempo hábil para que se tome as ações necessárias para que elas influenciem o desempenho da empresa o quanto antes.

Um processo automatizado e simples também aumenta as chances de que o relatório conquiste a melhor qualidade que ele pode ter: a credibilidade, que é resultado direto da qualidade e da assertividade das informações. Quando são apurados erroneamente, os dados podem levar a conclusões incorretas e até a tomada de decisões equivocadas, o que pode causar prejuízos à empresa.

Por isso é fundamental que o processo de atualização do relatório seja o mais rápida e simples possível, em que os dados sejam gerados de forma automatizada, o trabalho e a apuração manual dos números sejam mínimas, reduzindo assim a possibilidade de erros e, novamente, aumentando sua credibilidade.

Portanto, não abra mão de ter um ou mais relatórios gerenciais na sua empresa, mas não deixe de ter em mente esses conselhos quando for criar ou solicitar um: deve ser simples, intuitivo, regular, padronizado, rápido e o processo de atualização deve ser o mais simples e automatizado possível.

Até a próxima!


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Os resultados da sua empresa estão próximos do planejado?

O ano está passando muito rápido e você tem a sensação de que a lista de pendências só aumenta? Se esta sensação está fazendo parte do seu dia a dia é importante parar e respirar para entender se você e sua equipe estão focando nas coisas que realmente trazem resultado.

Um bom exercício para isso é analisar se o que foi planejando - no fim do ano passado ou no começo deste ano - está sendo realizado como foi previsto. Ou seja, o planejamento estratégico está dentro da rota planejada.

O planejamento estratégico tem a objetivo de prever o futuro da empresa e a partir daí organizar as ações que serão necessárias para chegar a este futuro. Mas, não basta fazer o planejamento é necessário acompanhá-lo para entender se está na hora de mudar de rumo ou continuar melhorando o caminho que já está sendo seguido.

Fazer este tipo análise traz clareza ao processo e ajuda ao gestor e sua equipe saberem se empresa está seguindo os objetivos ou se está se perdendo pelo caminho. 

Elencamos 3 dicas para que a sua empresa não perca de vista os resultados:


Avalie os resultados 

O resultado do mês foi bom ou ruim? compare com os meses anteriores (sempre considerando sazonalidades, ok?!) e também com o orçamento efetuado para o ano. Se você não fez um orçamento empresarial para ano, não desista e faça um a partir de agora considerando o ano atual e até o próximo se já for possível. Leia também nosso texto  “Como o orçamento empresarial pode ajudar a sua empresa


Organização

Para facilitar o desenvolvimento do item acima é  importante ter informações de qualidade, ou seja, informações bem organizadas, fáceis de serem acessadas e entendidas. Um bom sistema de gestão é um bom coringa, pois ajuda e facilita o dia a dia da equipe, diminui erros, todos usam a mesma fonte de dados e ainda traz agilidade para as avaliações de resultados.


Redefina objetivos, estratégias e metas

O mercado mudou, os concorrentes estão mais agressivos, o produto está defasado ou você precisa reformular o seu serviço e isso não foi previsto no planejamento atual? Não tenha medo de redefinir os objetivos e planejar novos caminhos ou metas, se for necessário revise o planejamento elaborado ou faça um novo com este outro cenário.

Lembre-se o mais importante é ter uma base de comparação e acompanhamento para que você consiga identificar o que está fora do previsto e se organizar para colocar novamente nos trilhos.

Enfim, algumas ferramentas de gestão podem ser grandes aliadas no dia a dia da sua empresa. Não desista.

Até a próxima!


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Troca de arquivos automática com os bancos










Você sabia que o ERPNOW já faz troca de arquivos automática com os bancos?

Sim, já estamos operando com esta nova funcionalidade! O nosso sistema de gestão pode trocar diretamente os arquivos de remessa e retorno com o seu banco, desta maneira a sua equipe fica livre desta atividade manual e os seus processos ficam mais seguros e automatizados.

Entenda melhor como funciona:

Todos os dias em um horário determinado o sistema gera o “Arquivo Remessa”, aquele arquivo que contém todos os dados dos boleto emitidos no dia e envia automaticamente para o seu banco efetuar o registro. Da mesma maneira o sistema busca no banco “Arquivo Retorno Bancário” que contém os dados dos boletos pagos e efetua a baixa destes mesmos boletos automaticamente no sistema.

Se você quiser saber mais entre em contato com um dos nossos analistas e entenda o que será necessário para que sua empresa utilize mais esta facilidade.

Conte conosco para deixar os seus processos mais rápidos e seguros.

Até a próxima!


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Fim do boleto sem registro



A sua empresa já está pronta para o fim do boleto sem registro?

A Febraban já iniciou as atividades para receber apenas boletos com cobrança registrada. Veja quando começou e qual status atual desta transição.

    • Junho de 2015 – Fim da oferta da cobrança sem registros para novos clientes
    • Agosto de 2015 – Início da operação da base centralizadora de benefícios
    • Dezembro de 2016 – Término da migração das carteiras de cobrança sem registro para a modalidade registrada
    • Janeiro de 2017 – Início da operação da base centralizadora de títulos


Muitas empresas ainda não compreenderam qual a diferença das duas modalidades. Se este é o seu caso, acompanhe nossa explicação:


Cobrança sem registro 

Neste caso o banco só toma conhecimento do boleto quando o mesmo é pago, por isso é chamada de sem registro.

Tarifas sobre o serviço: só é cobrada quando o pagador efetua o pagamento do boleto, pois o banco não sabia da sua existência.


Cobrança com registro 

O banco deve receber um arquivo com todos os dados do boleto após a emissão.

Tarifas sobre o serviço: pode ser cobrada no momento do registro, em alterações ou no cancelamento da cobrança, tudo depende do acordo com o banco.

Mas a nova modalidade tem vantagens: 

    • Permite o pagamento do boleto vencido em qualquer banco pelo DDA (débito direto autorizado) ou pela atualização  do mesmo boleto no site do banco emissor;
    • É mais seguro para identificar o pagamento;
    • Traz mais segurança na entrega eletrônica da cobrança por meio do DDA (débito direto autorizado). 


Importante:  a rede bancária não receberá boletos sem o CPF/CNPJ do pagador.

Se atualmente o seu modelo de emissão de boletos é sem registro, converse com o seu gerente para que ele possa lhe orientar e também informar com mais detalhes sobre a possível mudança na cobrança de tarifas, afinal, essa questão pode ser negociável com o banco dependendo da quantidade de boletos emitidos por mês.

Agora, se você já utiliza o nosso sistema de gestão integrada ERPNOW, para emissão dos seus boletos, não se preocupe pois o Arquivo Remessa disponibilizado já está no formato necessário para registro.

A outra boa notícia é que já estamos testando a troca de arquivos automática (direta) com os bancos e logo apresentaremos esta novidade para deixar ainda mais fácil a vida da sua equipe.


Bons negócios!


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