by Equipe ERPNOW - 5/05/2022
Você, ao ligar para uma empresa de onde comprou um equipamento que apresentou defeito, ou mesmo ao pedir a visita de um técnico para a manutenção de um serviço prestado, já ouviu do outro lado da linha a frase "Espera um minutinho que vou abrir um chamado?".
Dentro da área de adminstrativa, de vendas, entregas, pós venda e manutenção, os chamados são o registro de comunicação entre clientes e consumidores. Uma forma de documentar e organizar o atendimento ao cliente.
Os Chamados são especialmente necessários para empresas que prestam serviços de assistência, pois assim tem como registrar, controlar e organizar os atendimentos que seus técnicos realizam nos clientes.
Atualmente a forma mais eficiente de registrar, consultar e encaminhar os Chamados é organizando-os em um sistema online de gestão integrada. O Módulo de Chamados poderá se integrado com outros módulos como o de ordens de serviço, financeiro, compras e etc.
Assim, alguns campos precisam existir no formulário de chamado, e isso vale até para empresas que optem por ter versões impressas dessa forma de comunicação. As informações mais importantes que um Chamado precisa ter são:
- Numeração
- Tipologia
- Status
- Prioridade
- Data de abertura
- Usuário cadastro
- Número de série
- Equipamento / Serviço
- Modelo
- Fabricante
- Cliente
- Pessoa de contato
- Telefone
- Técnico responsável
A segunda parte do chamado se parece um pouco com uma Ordem de Serviço. Já falamos sobre elas neste texto aqui: "Informações Essenciais para uma Ordem de Serviço". Isso porque, em um sistema informatizado e integrado, conforme acrescentamos informações e as equipes têm acesso aos chamados, podem contribuir com sua construção e com o andamento da solicitação do cliente.
16. Problema
17. Laudo técnico
18. Observações
19. Agendamento da visita (se necessário)
20. Serviços que precisam ser realizados ou Produtos que precisam ser comprados para a visita (podem ser descritos ou utilizando algum código interno que faça sentido para a empresa)
21. Despesas envolvidas na resolução do chamado (compras, horas trabalhadas, pedágio, etc
22. Documentos complementares (fotos, emails, laudos…)
17. Laudo técnico
18. Observações
19. Agendamento da visita (se necessário)
20. Serviços que precisam ser realizados ou Produtos que precisam ser comprados para a visita (podem ser descritos ou utilizando algum código interno que faça sentido para a empresa)
21. Despesas envolvidas na resolução do chamado (compras, horas trabalhadas, pedágio, etc
22. Documentos complementares (fotos, emails, laudos…)
A lista pode parecer longa, mas no dia a dia uma conversa por telefone dá conta de responder todos os campos do Chamado e assim prover informações de qualidade e precisão para o bom andamento do atendimento. Muitas empresas preferem inclusive que a abertura do chamado seja feita pelos próprios clientes, integrando seus softwares de gestão com o ambiente de atendimento no site da empresa.
As vantagens de informatizar essa abertura de Chamados vão desde a possibilidade de organizar por data, produto/serviço, cliente e técnico, até a impressão e geração de relatórios sobre as atividades mais recorrentes.
Um sistema de abertura de chamados bem desenhado aumenta a produtividade dos colaboradores e reduz a ansiedade dos clientes, que sabem que sua solicitação não será esquecida.
Agora você já sabe um pouco mais sobre Chamados e sua importância!
Até a próxima e bons negócios!
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